Akta osobowe pracownika 2025 – wszystko, co musisz wiedzieć 

Akta osobowe to podstawowy element dokumentacji pracowniczej, który każdy pracodawca ma obowiązek prowadzić. W 2025 roku obowiązują już ugruntowane przepisy, ale wraz z postępującą cyfryzacją pojawiają się nowe wyzwania praktyczne. Sprawdź, jak poprawnie prowadzić i archiwizować akta osobowe, jakie dokumenty muszą się w nich znaleźć i jak długo należy je przechowywać. 

Akta osobowe – definicja i obowiązek prawny

Zgodnie z Kodeksem pracy, każdy pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Oznacza to, że dla każdego zatrudnionego pracownika – bez względu na wielkość firmy – należy założyć i prowadzić oddzielną teczkę akt osobowych. Obowiązek ten ma nie tylko charakter formalny, ale również dowodowy – w przypadku roszczeń pracowniczych czy kontroli ze strony instytucji. 

Budowa akt osobowych – podział na części A–E

W myśl rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, akta osobowe składają się obecnie z pięciu części tematycznych. Od 2023 roku, zgodnie z najnowszymi przepisami, do dotychczasowych czterech dodano część E. 

Jakie dokumenty trafiają do poszczególnych części akt osobowych?

Akta osobowe – Część A gromadzi dane na etapie rekrutacji: 

• kwestionariusz dla kandydata, 
• kopie świadectw pracy i dyplomów, 
• zaświadczenia o ukończeniu szkoleń, 
• skierowanie na badania wstępne i orzeczenie lekarskie, 
• inne dokumenty wymagane przepisami szczególnymi. 

W tej części przechowuje się wyłącznie kopie lub odpisy – oryginały można żądać jedynie do wglądu. Każdą kopię należy oznaczyć adnotacją „kopia zgodna z przedstawionym dokumentem”. 

Akta osobowe – Część B dotyczy samego zatrudnienia. Zawiera m.in.: 

• umowę o pracę i zakres obowiązków, 
• szkolenia BHP, regulaminy, informacje o uprawnieniach rodzicielskich, 
• dokumenty związane z urlopami, nagrodami, zakazem konkurencji, powierzeniem mienia, 
• od 2023 roku: dokumenty dotyczące pracy zdalnej, 
• zaświadczenia o stanie zdrowia z badań okresowych i kontrolnych, 
• dokumentację związaną z wypadkami i chorobami zawodowymi. 

Akta osobowe – Część C to zakończenie stosunku pracy. Przechowuje się tu: 

• wypowiedzenia lub porozumienia stron, 
• świadectwa pracy, 
• umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, 
• dokumenty o zajęciach wynagrodzenia, 
• orzeczenia lekarskie po ustaniu zatrudnienia, 
• informacje o ekwiwalencie za urlop. 

Akta osobowe – Część D służy do dokumentowania odpowiedzialności porządkowej. Przykładowe dokumenty: 

• odpisy zawiadomień o ukaraniu, 
• inne pisma potwierdzające zastosowanie kar. 

Co istotne, przepisy wskazują obowiązek skutecznego i nieodtwarzalnego usunięcia z akt informacji o karze po roku nienagannej pracy pracownika. 

Akta osobowe – Część E – nowa część, obowiązująca od 2023 roku – zawiera informacje o: 

• kontroli trzeźwości przeprowadzonej przez pracodawcę, 
• testach przeprowadzonych przez uprawnione organy (np. Policję), 
• badaniach na obecność substancji psychoaktywnych. 

Przechowywanie akt osobowych – papier czy elektronika?

Od kilku lat możliwe jest prowadzenie akt osobowych w formie elektronicznej – na równi z formą papierową. Wybór formy zależy od pracodawcy, który może: 

• prowadzić dokumentację wyłącznie elektronicznie, 
• kontynuować papierowo, 
• stosować formę mieszaną (np. archiwalne akta papierowo, nowe – cyfrowo). 

Do prowadzenia e-akt niezbędne jest oprogramowanie spełniające wymogi prawne oraz kwalifikowany podpis lub pieczęć elektroniczna, którymi podpisuje się każdy dokument. 

Gdzie i jak bezpiecznie przechowywać akta osobowe?

Akta osobowe, niezależnie od formy, muszą być chronione przed dostępem osób niepowołanych. Dla wersji papierowej oznacza to: 

• zamknięte szafy w pomieszczeniach o kontrolowanym dostępie, 
• odpowiednie warunki wilgotności, temperatury i zabezpieczenia przeciwpożarowe. 

Dla dokumentacji elektronicznej obowiązują wymogi dotyczące cyfrowych zabezpieczeń, backupów i kontroli dostępu. 

Okres przechowywania akt osobowych – 10 czy 50 lat?

Czas przechowywania akt zależy od daty zatrudnienia: 

Części tematyczne w aktach osobowych – elastyczny podział

Przepisy dopuszczają podział każdej części akt na mniejsze segmenty, np. A1, A2, B1, B2 – w zależności od rodzaju dokumentów. Taki układ jest szczególnie przydatny w systemach elektronicznych i pozwala na szybsze wyszukiwanie informacji. 

Akta osobowe pracownika 2025 – podsumowanie

Prawidłowe prowadzenie akt osobowych to obowiązek każdego pracodawcy i jeden z fundamentów zgodnego z prawem funkcjonowania firmy. W 2025 roku nadal aktualne są zasady wprowadzone w poprzednich latach, ale coraz większą rolę odgrywa elektronizacja procesów kadrowych. Niezależnie od formy prowadzenia, dokumenty muszą być kompletne, chronologicznie uporządkowane i odpowiednio przechowywane. 

Nie ryzykuj błędów! Sprawdź, czy Twoje akta osobowe są kompletne i prowadzone zgodnie z aktualnymi przepisami. Jeśli masz wątpliwości, skorzystaj ze wsparcia profesjonalistów i skontaktuj się z naszymi specjalistami. Zadbaj o dokumentację, zanim zrobi to za Ciebie kontrola! 

FAQ – pytania i odpowiedzi na temat: Akta osobowe pracownika 2025