Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) to zagadnienie, które budzi wiele pytań wśród pracodawców i pracowników. Czy zawsze trzeba go tworzyć? Jakie świadczenia można z niego finansować? Jak wyglądają przepisy podatkowe dotyczące ZFŚS? W tym artykule znajdziesz kompletne kompendium wiedzy – od podstaw, przez praktyczne przykłady, aż po aktualne przepisy prawne.
Spis treści
Czym jest ZFŚS i kto musi go tworzyć?
ZFŚS to specjalny fundusz tworzony przez pracodawców w celu finansowania działań socjalnych na rzecz pracowników oraz zaspakajanie ich potrzeb bytowych, socjalnych i kulturalnych.
Przepisy ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych określają zasady tworzenia i przyznawania środków z ZFŚS.
| ZFŚS muszą utworzyć pracodawcy, którzy: | zatrudniają więcej niż 50 pracowników, |
| prowadzą działalność w formie tzw. jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (w tym przypadku bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników), | |
| zatrudniają więcej niż 20 i mniej niż 50 pracowników w sytuacji, gdy z wnioskiem o ZFŚS wystąpi zakładowa organizacja związkowa. |
We wszystkich tych przypadkach liczbę zatrudnionych określa się według stanu na dzień 1 stycznia danego roku (z uwzględnieniem wyłącznie pełnych etatów).
Pozostali pracodawcy mogą tworzyć ZFŚS dobrowolnie.
Środki na ZFŚS pochodzą głównie z zebranych obowiązkowych wpłat. Wysokość tych wpłat jest określona przepisami i zależy od liczby zatrudnionych pracowników oraz od wyników finansowych przedsiębiorstwa. Fundusz może być także zasilany przez inne źródła, np. przez dochody z działalności socjalnej, darowizny czy dotacje.
Co można sfinansować z ZFŚS?
Jak wskazano powyżej, celem ZFŚS jest finansowanie ściśle określonych obszarów działalności socjalnej.
| Ze środków ZFŚS realizowane są usługi świadczone przez pracodawców na rzecz: | różnych form wypoczynku, |
| działalności kulturalno-oświatowej, | |
| działalności sportowo-rekreacyjnej, | |
| opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, | |
| udzielania pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, | |
| udzielania zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. |
Kto może korzystać z ZFŚS?
Do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych uprawnieni są zarówno pracownicy konkretnego zakładu pracy wraz z rodzinami, jak i emeryci i renciści (byli pracownicy i ich rodziny), a także inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych.
Co istotne, krąg osób upoważnionych może być bardzo szeroki – zwłaszcza jeśli przełożony zdecyduje się rozszerzyć grupę beneficjentów o osoby samozatrudnione oraz osoby pracujące na umowach cywilnoprawnych (o dzieło lub na zleceniu).
Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
ZFŚS a podatek dochodowy
Świadczenia wypłacane ze środków ZFŚS są opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych lub są z niego zwolnione – w zależności od rodzaju świadczenia.
| Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych zwalnia od podatku dochodowego: | świadczenia otrzymywane przez emerytów lub rencistów w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy, w tym od związków zawodowych – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 4 500 zł; |
| wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1.000 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi; | |
| zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci z funduszu socjalnego, ZFŚS, z funduszy związków zawodowych lub zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra – niezależnie od ich wysokości, | |
| świadczenia otrzymane z ZFŚS, związane z pobytem dzieci osób uprawnionych do tych świadczeń w żłobkach, klubach dziecięcych lub przedszkolach; | |
| dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18 z funduszu socjalnego, ZFŚS oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra – niezależnie od ich wysokości. |
ZFŚS – podsumowanie
ZFŚS to nie tylko obowiązek, lecz także szansa na realne wsparcie pracowników oraz optymalizację kosztów w firmie. Kluczem jest dobrze skonstruowany regulamin i świadome planowanie wydatków. Przemyślane zarządzanie funduszem może przynieść wiele korzyści obu stronom stosunku pracy.
Chcesz skutecznie zarządzać ZFŚS w swojej firmie? Skontaktuj się z naszymi ekspertami. Profesjonalna pomoc pozwoli Ci uniknąć błędów i w pełni wykorzystać potencjał Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
FAQ – pytania i odpowiedzi na temat: ZFŚS
Czym jest ZFŚS?
To fundusz tworzony przez pracodawców w celu finansowania świadczeń socjalnych dla pracowników.
Kiedy pracodawca musi utworzyć ZFŚS?
Gdy zatrudnia co najmniej 50 pracowników (przelicznik na pełne etaty).
Czy każdy może korzystać z funduszu?
Tak, ale w zależności od sytuacji materialnej i rodzinnej.
Jakie świadczenia mogą być finansowane z ZFŚS?
Wypoczynek, pomoc finansowa, świadczenia świąteczne, kultura i sport.
Czy świadczenia z ZFŚS podlegają składkom ZUS?
Nie, jeśli są przyznawane zgodnie z regulaminem i przepisami.
Jak założyć ZFŚS?
Należy stworzyć regulamin, skonsultować go z pracownikami i utworzyć rachunek bankowy.
Czy mogę sam ustalić zasady przyznawania świadczeń?
Tak, o ile są zgodne z ustawą i uzależnione od sytuacji pracownika.
Czy fundusz może być kontrolowany?
Tak, przez PIP i inne organy.
Czy ZFŚS wpływa na koszty zatrudnienia?
Tak, może je zmniejszyć przez brak obciążeń podatkowych i składkowych.
Czy emeryci mogą korzystać z ZFŚS?
Tak, jeśli zostali ujęci w regulaminie funduszu – byli pracownicy-emeryci często mają prawo do świadczeń socjalnych.