Kontrola PIP – jak przygotować się do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy?

Kontrola PIP – jak przygotować się do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy?
Jakub Chajdas

Jakub Chajdas

Partner zarządzający kancelarii / Adwokat

Kontrola PIP prędzej czy później czeka każdego pracodawcę. Chociaż samo jej przeprowadzenie może budzić emocje, odpowiednie przygotowanie znacznie ułatwi cały proces i pozwoli uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji. Jak przygotować się do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy? Sprawdź nasze wskazówki!

Czym jest kontrola PIP?

Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) to urząd państwowy nadzorujący przestrzeganie prawa pracy w Polsce. Jej głównymi zadaniami są:

  • ochrona praw pracowników,
  • dbanie o bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

Jednym z najważniejszych narzędzi działania PIP jest kontrola pracodawców.

Rodzaje kontroli PIP

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy może odbyć się w określonych sytuacjach. Można wyróżnić następujące rodzaje kontroli PIP:

  • planowe – przeprowadzane zgodnie z rocznym planem kontroli, np. w branżach o podwyższonym ryzyku wypadków,
  • doraźne – mogą odbyć się w każdej chwili, np. w odpowiedzi na skargę pracownika, po wypadku przy pracy lub w przypadku podejrzenia łamania prawa pracy,
  • na wniosek pracownika – pracownik ma prawo złożyć w PIP anonimową skargę na pracodawcę, a inspektorzy PIP są zobowiązani do jej rozpatrzenia.
kontrola PIP

Kto podlega kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP)?

Kontrola PIP może objąć każdego pracodawcę, który zatrudnia osoby fizyczne. Podlegają jej m.in.:

  • firmy zatrudniające pracowników na umowę o pracę,
  • przedsiębiorcy zlecający wykonanie zadań na podstawie umów zlecenia lub o dzieło,
  • organy administracji publicznej,
  • stowarzyszenia.

Czy inspektor PIP zawiadamia o kontroli PIP?

Chociaż inspektorzy PIP mogą przeprowadzić kontrolę PIP bez uprzedzenia, często decydują się na poinformowanie pracodawcy o planowanej wizycie. Może to nastąpić na różne sposoby, m.in. poprzez:

  • rozmowę telefoniczną.
  • zawiadomienie na piśmie,
  • wiadomość e-mail.

Decyzja o sposobie poinformowania pracodawcy zależy od inspektora i celu kontroli. Jeśli kontrola jest wynikiem skargi pracownika, inspektor pracy nie może ujawnić tej informacji w czasie czynności, chyba że wnoszący skargę wyrazi na to zgodę. Celem informowania pracodawcy o planowanej kontroli jest:

  • umożliwienie pracodawcy przygotowania niezbędnych dokumentów i informacji,
  • ułatwienie przeprowadzenia kontroli.

Jak przygotować się do kontroli PIP?

Chcąc zapewnić płynny przebieg kontroli PIP, należy sprawdzić dwie kluczowe kwestie:

  1. Dokumentację – chodzi o zweryfikowanie jej:
    • kompletności – pracodawca powinien mieć wszystkie wymagane dokumenty, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej (m.in. umowy o pracę, regulaminy pracy, świadectwa pracy, listy płac, karty ewidencji czasu pracy, protokoły pourazowe),
    • porządku – dokumenty powinny być uporządkowane w sposób logiczny i łatwo dostępny dla inspektora PIP.
  2. Legalność zatrudniania pracowników – chodzi o:
    • weryfikację umów – obowiązkiem pracodawcy jest dokładne przejrzenie m.in. umów, na podstawie których zatrudnia pracowników o pracę i innych dokumentów związanych z zatrudnieniem; należy upewnić się, że zawierają wszystkie niezbędne elementy i są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa,
    • sprawdzenie statusu pracowników – czy wszyscy pracownicy są legalnie zatrudnieni, dotyczy to obywateli polskich, jak i cudzoziemców; zatrudniając cudzoziemców pracodawca powinien mieć pewność, że posiadają oni odpowiednie zezwolenia na pracę.

Wskazówki dotyczące przygotowania się do kontroli PIP przedstawia poniższa tabela:

ZadanieOpis
Analiza dokumentów do kontroli PIPZapoznanie się z aktualnymi wytycznymi i dokumentami PIP dotyczącymi kontroli, dostępnymi na stronie PIP
Gromadzenie dokumentówPrzygotowanie listy i zgromadzenie wszystkich dokumentów, które mogą być potrzebne podczas kontroli, np. regulamin pracy, rejestr czasu pracy, świadectwa pracy.
Audyt wewnętrznyAnaliza i zidentyfikowanie ewentualnych nieprawidłowości w zakresie przestrzegania prawa pracy w firmie.
Odpowiednia organizacja firmyUporządkowanie miejsca pracy i zapewnienie dostępności dokumentów pracowników.
Etapy przygotowania do kontroli PIP
kontrola PIP

Jak przebiega kontrola PIP?

Kontrola PIP przebiega według określonych zasad i schematów. Podczas kontroli inspektor PIP może sprawdzić m.in.:

  • przestrzeganie przepisy dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy przez pracodawcę,
  • prawidłowość naliczania i wypłacania wynagrodzenia,
  • przestrzegane przepisów dotyczących czasu pracy,
  • legalność zatrudnienia pracowników.
  • zasady prowadzenia dokumentów kadrowych w firmie.

Inspektor przeprowadzający kontrolę PIP ma szerokie uprawnienia. Może m.in.:

  • wejść na teren, do obiektów i pomieszczeń kontrolowanego podmiotu,
  • dokonywać oględzin obiektów, stanowisk pracy, maszyn, urządzeń i procesów technologicznych,
  • żądać ustnych i pisemnych informacji od osób objętych kontrolą, w tym pracowników i pracodawców.
  • weryfikować tożsamość osób pracujących i przebywających na terenie firmy.
  • korzystać z pomocy biegłych, specjalistów i laboratoriów.

Odmowa współpracy nie zwalnia z obowiązku poddania się kontroli. Inspektor może w razie potrzeby wezwać Policję. Z przeprowadzonej kontroli inspektor sporządza protokół pokontrolny, który podpisuje on i przedstawiciel kontrolowanego podmiotu. Pracodawca ma 7 dni na zgłoszenie uwag do protokołu do Okręgowego Inspektoratu Pracy (OIP), np. OIP w Łodzi.

Ile będzie wynosić minimalne wynagrodzenie w 2024 roku? Sprawdzisz tutaj

Obowiązki pracodawcy w czasie kontroli PIP

Podczas kontroli PIP pracodawca ma szereg obowiązków, których celem jest zapewnienie sprawnego przebiegu kontroli i ułatwienie inspektorowi pracy wykonywania jego zadań. Oto najważniejsze z nich:

  1. Zapewnienie dostępu do dokumentów i informacji, tj.:
    • przedstawianie żądanych dokumentów i materiałów,
    • udzielanie pisemnych i ustnych informacji dotyczących kwestii objętych kontrolą.
  2. Wsparcie techniczne, tj.:
    • udostępnienie niezbędnych urządzeń technicznych, np. komputera, drukarki, skanera,
    • zapewnienie oddzielnego pomieszczenia (opcjonalnie) z odpowiednim wyposażeniem technicznym.
  3. Współpraca, tj.:
    • aktywna współpraca pracodawcy z inspektorem i udzielanie mu niezbędnej pomocy,
    • zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy podczas kontroli.

Prawa i obowiązki pracodawcy po kontroli PIP?

Po zakończeniu kontroli PIP pracodawca powinien:

  1. Zapoznać się z protokołem pokontrolnym – inspektor PIP sporządzi protokół pokontrolny, w którym opisze przebieg kontroli, stwierdzone nieprawidłowości i zalecenia pokontrolne. Pracodawca ma prawo do zapoznania się z protokołem i złożenia pisemnych uwag w ciągu 7 dni od daty jego sporządzenia,
  2. Przeanalizować wyniki kontroli, by ustalić, jakie kroki należy podjąć, aby wdrożyć zalecenia pokontrolne.
  3. Wdrożyć zmiany – może to oznaczać np. zmianę regulaminu pracy, przeszkolenie pracowników lub zakup nowego sprzętu.
kontrola PIP

Jakie kary mogą grozić pracodawcy po kontroli PIP?

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości PIP może nałożyć na pracodawcę różne kary, m.in.:

  • mandat karny.
  • nakaz usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.
  • ograniczenie lub zawieszenie działalności zakładu pracy.
  • złożyć wniosek o ukaranie pracodawcy do sądu.

Kontrola PIP – Podsumowanie

Kontrola PIP to standardowa procedura, w której może uczestniczyć każdy pracodawca. Ma na celu ochronę praw pracowników i zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Dbając o przestrzeganie prawa pracy i przygotowując się do kontroli PIP, pracodawca może zapewnić sobie spokój i bezpieczeństwo swojego biznesu.

Chcesz sprawdzić prawidłowość procedury zatrudnienia w swojej firmie przed ewentualną kontrolą PIP? Nasi specjaliści udzielą Ci kompleksowego wsparcia. Zapraszamy do kontaktu!

FAQ – Pytania i odpowiedzi na temat: Kontrola PIP

Czym jest kontrola PIP?

Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) to urząd państwowy nadzorujący przestrzeganie prawa pracy w Polsce. Kontrola PIP jest jednym z jej najważniejszych narzędzi działania i polega na sprawdzeniu, czy pracodawca przestrzega przepisów prawa pracy.

Kiedy może odbyć się kontrola PIP?

Kontrola PIP może odbyć się w każdej chwili i o każdej porze dnia i nocy. Inspektorzy PIP mają prawo wstępu do zakładu pracy, żądania udostępnienia dokumentów i rozmowy z pracownikami.

Jakie są rodzaje kontroli PIP?

Istnieje kilka rodzajów kontroli PIP:
– planowe – przeprowadzane zgodnie z rocznym planem kontroli, np. w branżach o podwyższonym ryzyku wypadków.
– doraźne – mogą odbyć się w każdej chwili, np. w odpowiedzi na skargę pracownika, po wypadku przy pracy lub w przypadku podejrzenia łamania prawa pracy.
– na wniosek pracownika – pracownik ma prawo złożyć w PIP anonimową skargę na pracodawcę, a inspektorzy PIP są zobowiązani do jej rozpatrzenia.

Co zrobić, aby przygotować się do kontroli PIP?

Dokładne przygotowanie do kontroli PIP to kluczowy element, który może znacząco ułatwić cały proces i zminimalizować ryzyko nieprzyjemnych konsekwencji. Oto kilka kroków, które należy wykonać:
– zapoznać się z dokumentami PIP, dostępnymi na strony internetowej PIP,
– zgromadzić niezbędne dokumenty – należy przygotować listę i zgromadzić wszystkie dokumenty, które mogą być potrzebne podczas kontroli, np. regulamin pracy, rejestr czasu pracy, świadectwa pracy,
– przeprowadzić audyt wewnętrzny, by wykryć ewentualne nieprawidłowości w zakresie przestrzegania prawa pracy,
– przeszkolić pracowników i przeprowadź szkolenie dla pracowników, na którym omówione będę ich prawa i obowiązki oraz wytyczne kontroli PIP,
– zadbać o porządek i dostępność w miejscu pracy i upewnić się, że wszystkie niezbędne dokumenty są łatwo dostępne.

Jakie są prawa pracodawcy podczas kontroli PIP?

Pracodawca ma prawo do:
– zapoznania się z protokołem pokontrolnym i złożenia pisemnych uwag,
– odwołania się od wyników kontroli do wyższej instancji PIP,
– skonsultowania się z prawnikiem,
– dostępu do informacji na temat procedur kontrolnych PIP.

Jakie kary mogą grozić pracodawcy po kontroli PIP?

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości PIP może nałożyć na pracodawcę różne kary, m.in.:
– mandat karny
– nakaz usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości
– ograniczenie lub zawieszenie działalności zakładu pracy
– wniosek o ukaranie do sądu

Gdzie uzyskać więcej informacji na temat kontroli PIP?

Więcej informacji na temat kontroli PIP można znaleźć na stronie internetowej PIP lub skontaktować się z właściwym oddziałem PIP.

Wyróżniony ekspert

Jakub Chajdas

Jakub Chajdas

Partner zarządzający kancelarii / Adwokat

Skontaktuj się z nami

    Biuro rachunkowe Łódź