W trakcie pandemii COVID-19 praca zdalna okazała się dla wielu firm wybawieniem. Pracownicy obawiający się zakażenia bądź po prostu ograniczający społeczne interakcje mogli przebywać w domu nie tracąc przy tym źródła dochodu. Rozwiązanie to było korzystne również dla pracodawców, którzy będąc niejednokrotnie dotknięci skutkami pandemii mogli m.in. ograniczyć wielkość wynajmowanej przestrzeni biurowej, nie tracąc jednocześnie długoletnich, sprawdzonych pracowników. W wielu branżach praca zdalna okazała się na tyle praktyczną zmianą, że możliwość jej świadczenia w ten właśnie sposób pozostała wykorzystywana do dziś. Większość pracodawców przychyla się obecnie do wprowadzenia tzw. modelu hybrydowego. Zgodnie z tym modelem praca częściowo świadczona byłaby w modelu klasycznym a częściowo zdalnie (np. w wybrane dni tygodnia). Analizując ten temat, należy zadać sobie przede wszystkim pytanie: jaka jest aktualnie podstawa prawna pracy zdalnej i czy zastąpienie stanu epidemii stanem zagrożenia epidemicznego coś w tym zakresie zmieniło? A także czy po uchyleniu przepisów covidowych pozostanie rozwiązanie pozwalające kontynuować pracę w tej formie.
Przepisy prawne regulujące pracę zdalną
Przed 2020 rokiem jedynym rozwiązaniem uregulowanym w polskich przepisach a zbliżonym do pracy zdalnej była tzw. telepraca. Ta forma świadczenia pracy cechuje się stałością wykonywania pracy poza siedzibą pracodawcy. Jednakże przepisy ją regulujące są już nieco przestarzałe i niedostosowane do obecnych stosunków pracy. Z tego powodu, mając na względzie szczególne okoliczności pandemii, ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie do porządku prawnego pojęcia bardziej elastycznego – pracy zdalnej. Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (dalej: „Ustawa Covidowa”) w art. 3 wskazuje, że w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania.
Praca zdalna została zdefiniowana w omawianych przepisach jako:
– praca wykonywana na polecenie pracodawcy,
– praca określona w umowie o pracę (nie ma zatem możliwości powierzenia pracownikowi innej pracy – nawet czasowego przewidzianego przepisami kodeksu pracy),
– praca wykonywana poza miejscem jej stałego wykonywania,
– praca wykonywana przez czas oznaczony.
Istotne jest, że wszystkie ww. elementy muszą być spełnione łączne.
Jak wydać polecenie pracy zdalnej?
Co należy podkreślić, decyzja co do wprowadzenia pracy zdalnej należy do pracodawcy – podejmuje on ją w formie polecenia służbowego. Warto też podkreślić, że pracownik co do zasady nie ma możliwości odmowy wykonania polecenia pracodawcy (prócz sytuacji gdy polecenie byłoby sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę). Nieuzasadniona odmowa wykonania polecenia pracodawcy może skutkować nałożeniem na pracownika kary porządkowej. Komentowany przepis nie wskazuje, w jakiej formie pracodawca powinien wydać pracownikowi polecenie wykonywania pracy zdalnej. Stąd należy uznać, że polecenie może być wydane w dowolnej formie, zarówno ustnie, jak i pisemnie. Co do jego treści, to należy uznać, że powinno zawierać informację, na jaki okres pracodawca poleca pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej.
Warto także, aby z polecenia pracodawcy wynikał jasny cel powierzenia pracy zdalnej (w celu przeciwdziałania COVID-19). Pozwoli to uniknąć wątpliwości, czy komentowany artykuł będzie miał zastosowanie do pracy pracownika. Nie ma natomiast przeciwskazań, aby polecenie wykonywania pracy zdalnej dotyczyło tylko określonych dni tygodnia (model hybrydowy). Analogicznie jak dopuszczalna jest telepraca wykonywana w wybrane dni tygodnia lub też niektóre tygodnie, przeplatane pracą świadczoną fizycznie w zakładzie pracy.
Obowiązek zapewnienia odpowiednich warunków pracy podczas pracy poza siedzibą pracodawcy
Polecenie pracy zdalnej nie zwalnia pracodawcy z obowiązku zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Jeśli firma zleca danej osobie pracę z domu, to powinna poinformować ją o konieczności przestrzegania zasad bhp, zgłaszania nieprzewidzianych zdarzeń, pozostawania w kontakcie z pracodawcą i do jego dyspozycji. Gdyby w trakcie pracy zdalnej doszło do wypadku, to będzie on kwalifikowany jako wypadek przy pracy. W przypadku, w którym pracownik wykonujący pracę zdalną ulegnie wypadkowi przy pracy, pracodawca powinien przeprowadzić postępowanie na zasadach ogólnych i w zależności od ustaleń zespołu powypadkowego dokonać kwalifikacji prawnej zdarzenia.
Projektowane zmiany w Kodeksie Pracy
Na zakończenie należy podkreślić, iż praca zdalna wprowadzona przepisami Ustawy Covidowej jest jedynie czasowym rozwiązaniem. Pracodawca może polecić pracę zdalną w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. Zniesienie stanu epidemii i zastąpienie go stanem zagrożenia epidemicznego nie zmieniło zatem nic w omawianej regulacji – nadal można ją stosować. Nie mniej jednak pojawiły się informacje, że ustawodawca dostrzegł zapotrzebowanie dotyczące wprowadzenia stałego rozwiązania.
Rząd pracuje aktualnie nad dwoma projektami zmiany kodeksu pracy, wśród których jeden (numer wykazu UD318) odnosi się do omawianego zagadnienia. Zgodnie z treścią projektu do KP zostanie wprowadzony cały dodatkowy rozdział. Praca zdalna została tam zdefiniowana, jako wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Inicjatywa w zakresie uzgodnienia takiego trybu pracy może wyjść zarówno ze strony pracownika jak i pracodawcy. Co istotne pracodawca ma być co do zasady związany wnioskiem pracownika w pewnych ściśle określonych sytuacjach:
– pracownika – rodzica dziecka niepełnosprawnego,
– pracownicy w ciąży,
– pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
– a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.
Jakie są zasady wykonywania pracy zdalnej?
Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową. W przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Gdy u pracodawcy nie działają organizacje związkowe – pracodawca określi zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników bądź po prostu w poleceniu pracy zdalnej lub porozumieniu indywidualnym z konkretnym pracownikiem. Pracodawca będzie miał obowiązek zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy, zapewnić instalację i serwis narzędzi pracy oraz pokryć inne koszty związane bezpośrednio z wykonywaniem pracy zdalnej.
Omawiany projekt może ulec jeszcze zmianie – na chwilę obecną jest jeszcze procedowany w Rządowym Centrum Legislacji. Nie mniej jednak pozytywnie należy ocenić planowane wprowadzenie pracy zdalnej do polskiego porządku prawnego na stałe. Z perspektywy ostatnich lat obserwujemy wyraźne zainteresowanie tym trybem pracy zarówno wśród pracowników, jak i pracodawców. Aktualnie pozostaje czekać aż prace ustawodawcy dobiegną końca i proponowane rozwiązania wejdą w życie.
Jeśli zainteresował Cię powyższy wpis i chcesz wiedzieć więcej na ten temat zapraszamy do współpracy z nami. Specjaliści z naszej kancelarii prawnej w Łodzi są do Twojej dyspozycji, skontaktuj się już dzisiaj i daj sobie pomóc. Jeśli reprezentujesz dział HR odwiedź stronę naszego działu mobility po więcej praktycznych informacji.