Urlop okolicznościowy 2025 – wszystko, co musisz wiedzieć

Urlop okolicznościowy to szczególny rodzaj zwolnienia od pracy, który przysługuje pracownikom w przypadku ważnych wydarzeń życiowych, takich jak ślub, narodziny dziecka czy śmierć bliskiej osoby. Jest on dodatkowym uprawnieniem wynikającym z przepisów prawa pracy i nie pomniejsza puli urlopu wypoczynkowego. W 2025 roku zasady udzielania urlopu okolicznościowego pozostają niezmienione, jednak warto znać szczegółowe regulacje dotyczące jego wymiaru, warunków przyznawania oraz obowiązków pracodawcy.

Urlop okolicznościowy – kiedy i w jakim wymiarze przysługuje pracownikowi?

Przepisy prawa pracy przewidują konkretne sytuacje, w których pracownik ma prawo do urlopu okolicznościowego. Poniżej przedstawiamy listę wydarzeń i przysługujący wymiar urlopu okolicznościowego.

Urlop okolicznościowy – co zrobić, by z niego skorzystać?

Aby skorzystać z urlopu okolicznościowego, pracownik powinien powiadomić pracodawcę o nieobecności w pracy.

Jeżeli nieobecność była możliwa do przewidzenia, informacja o chęci skorzystania z urlopu okolicznościowego powinna zostać przekazana przełożonemu z takim wyprzedzeniem, by praca w zakładzie pracy nie została zdezorganizowana.

Jeżeli zdarzenie uzasadniające urlop okolicznościowy było niemożliwe do przewidzenia, pracownik może poinformować o przyczynie nieobecności po jej wystąpieniu. Informację powinien przekazać niezwłocznie, nie później jednak niż do drugiego dnia nieobecności.

Urlop okolicznościowy – jakie dokumenty należy dostarczyć?

Po powrocie do pracy pracownik powinien przedstawić dokument potwierdzający zaistnienie okoliczności, w związku z którą pracownik nabył prawo do urlopu okolicznościowego.

Mogą to być:

• akt ślubu – w przypadku zawarcia małżeństwa,
• akt urodzenia dziecka – w przypadku narodzin dziecka,
• akt zgonu – w przypadku śmierci bliskiej osoby.

Nie ma określonego terminu, w którym dokument powinien zostać dostarczony, ale należy to zrobić w rozsądnym czasie po powrocie do pracy.

Urlop okolicznościowy na urodzenie dziecka dla ojca

Jak wynika z przepisów prawa pracy, prawo do urlopu okolicznościowego z tytułu urodzenia dziecka przysługuje zarówno matce, jak i ojcu dziecka. W praktyce najczęściej ojcowie korzystają z urlopu okolicznościowego, gdyż matka dziecka wraz z dniem porodu zaczyna korzystać z urlopu macierzyńskiego.

Po zakończeniu urlopu macierzyńskiego pracownica najczęściej korzysta także z dodatkowego urlopu macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego. Co istotne, po powrocie z urlopów związanych z macierzyństwem, nie ma możliwości powiązania urlopu okolicznościowego z narodzeniem dziecka.

Zawarcie małżeństwa a urlop okolicznościowy

Zgodnie z przepisami Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, małżeństwo zostaje zawarte, gdy:

• mężczyzna i kobieta jednocześnie obecni złożą przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego oświadczenia, że wstępują ze sobą w związek małżeński oraz
• mężczyzna i kobieta zawierający związek małżeński podlegający prawu wewnętrznemu Kościoła albo innego związku wyznaniowego w obecności duchownego oświadczą wolę jednoczesnego zawarcia małżeństwa podlegającego prawu polskiemu i kierownik urzędu stanu cywilnego następnie sporządzi akt małżeństwa.

Oznacza to, że urlop okolicznościowy przysługuje w przypadku ślubu cywilnego lub konkordatowego (ślub wyznaniowy ze skutkami cywilnymi). Pracownikowi nie należy się więc kolejny urlop okolicznościowy na ślub wyznaniowy następujący po zawarciu ślubu cywilnego.

Prawo do urlopu okolicznościowego w przypadku śmierci innej osoby

Jak wskazano powyżej, pracownik nabywa prawo do urlopu okolicznościowego także w przypadku śmierci osoby, którą utrzymywał lub która pozostawała pod jego bezpośrednią opieką.

Przepisy nie określają, w jaki sposób pracownik powinien udokumentować fakt utrzymania lub sprawowania osobistej opieki innej osoby. To na pracowniku ciąży więc obowiązek przedstawienia dokumentów, które potwierdzą okoliczności uprawniające do skorzystania z urlopu okolicznościowego.

Urlop okolicznościowy – podsumowanie

Urlop okolicznościowy to istotne uprawnienie pracownika, które pozwala mu na załatwienie spraw związanych z ważnymi wydarzeniami życiowymi. Jest on przyznawany w zależności od konkretnej sytuacji i nie wpływa na pulę urlopu wypoczynkowego. Pracownik ma obowiązek zgłosić potrzebę skorzystania z tego urlopu i przedstawić odpowiednie dokumenty. Dzięki temu może skupić się na swoich sprawach osobistych bez ryzyka utraty wynagrodzenia czy nieobecności w pracy bez usprawiedliwienia.

Jeśli chcesz mieć pewność, że wszystkie kwestie kadrowo-płacowe w Twojej firmie są zgodne z przepisami, skorzystaj z profesjonalnej pomocy. CGO Accounting oferuje kompleksową obsługę kadrowo-płacową, która pozwoli Ci uniknąć błędów i niepotrzebnych problemów.

FAQ – pytania i odpowiedzi na temat: Urlop okolicznościowy