Świadectwo pracy to dokument o szczególnym znaczeniu w stosunku pracy. Potwierdza jego zakończenie i zawiera kluczowe informacje potrzebne zarówno pracownikowi, jak i kolejnemu pracodawcy czy instytucjom publicznym. Jego niewydanie lub nieprawidłowe sporządzenie może mieć poważne konsekwencje – również prawne. Poniżej wyjaśniamy, co powinno znaleźć się w świadectwie pracy, kiedy i jak należy je wystawić, jak sprostować ewentualne błędy oraz co zmieniło się w przepisach po 2019 roku.
Spis treści
Czym jest świadectwo pracy?
Świadectwo pracy to oświadczenie wiedzy pracodawcy – nie jego woli – wydawane w związku z zakończeniem stosunku pracy. Dokument ten musi zawierać dokładny i zgodny z prawdą opis przebiegu zatrudnienia. Jego forma i treść są ściśle określone przez Kodeks pracy oraz odpowiednie rozporządzenia wykonawcze.
Nie istnieje obowiązek składania wniosku – pracodawca powinien wystawić świadectwo z urzędu, z chwilą ustania stosunku pracy.
Kiedy należy wystawić świadectwo pracy?
Zgodnie z aktualnymi przepisami, świadectwo pracy należy wydać najpóźniej w ostatnim dniu trwania stosunku pracy – nie później.
Jeśli nie można przekazać dokumentu osobiście, powinien on zostać niezwłocznie wysłany pocztą lub doręczony innym sposobem, tak aby dotarł do pracownika nie później niż w ciągu 7 dni od zakończenia pracy.
Pracodawca jest zobowiązany do wydania świadectwa pracy z urzędu, bez konieczności składania wniosku przez pracownika.
Pracownik ma jednak prawo w dowolnym momencie wystąpić z żądaniem wydania świadectwa pracy – zarówno po zakończeniu pojedynczej umowy o pracę, jak i w odniesieniu do łącznego okresu zatrudnienia wynikającego z kilku następujących po sobie umów. W takiej sytuacji pracodawca musi wydać dokument w terminie 7 dni od dnia otrzymania pisemnego wniosku.
Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od wcześniejszego rozliczenia się pracownika z firmą – np. zwrotu sprzętu czy podpisania dokumentów.

Przekazywanie świadectwa – ważne zasady
Forma przekazania | Uwagi |
Osobiście lub przez upoważnioną osobę | Najlepiej w dniu zakończenia pracy |
Listem poleconym | Niezwłocznie, z potwierdzeniem nadania/odbioru |
W wersji elektronicznej (opcjonalnie) | Z kwalifikowanym podpisem elektronicznym |
Wraz z informacją o przechowywaniu dokumentacji | Od 2019 roku – obowiązek informacyjny o przechowywaniu akt pracowniczych |
Świadectwo pracy – co powinno zawierać?
Zgodnie z przepisami, świadectwo pracy musi obejmować nie tylko podstawowe informacje o zatrudnieniu, ale również dane przydatne do ustalenia przyszłych uprawnień. Wśród nich:
- okresy zatrudnienia i zajmowane stanowiska,
- wymiar czasu pracy (pełny/niepełny etat),
- podstawa prawna rozwiązania umowy,
- wykorzystane urlopy (w tym wypoczynkowy, ojcowski, rodzicielski, wychowawczy),
- urlopy bezpłatne i ich podstawy prawne,
- zwolnienia od pracy z art. 188 Kodeksu pracy (np. na dziecko),
- wykonywanie pracy zdalnej (zgodnie z art. 6733 Kodeksu pracy),
- praca w szczególnych warunkach,
- świadczenia przewidziane w Kodeksie pracy (np. odprawy, odszkodowania),
- okresy nieskładkowe uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury/renty.
Na żądanie pracownika można także zamieścić dane o:
- uzyskanych wynagrodzeniach,
- wykonywanej pracy tymczasowej,
- odbytej służbie wojskowej,
- pracy w szczególnym charakterze.

Błędy w świadectwie pracy – jak je poprawić?
Jeśli w świadectwie wystąpią błędy – np. w liczbie dni urlopu czy rodzaju umowy – pracownik ma 14 dni od jego otrzymania na wystąpienie do pracodawcy o sprostowanie. Pracodawca ma 7 dni na udzielenie odpowiedzi.
Sytuacja | Działanie |
Pracownik zauważa błąd | Składa wniosek o sprostowanie w ciągu 14 dni |
Pracodawca odmawia korekty | Pracownik może wystąpić do sądu pracy w ciągu kolejnych 14 dni |
Błąd wykryty po terminie | Korekta możliwa nadal – brak ustawowego ograniczenia czasowego |
Korekta dokumentu | Pracodawca wydaje nowe świadectwo i załącza informację o poprawkach |
Nie istnieje ostateczny termin korekty – można to zrobić nawet po wielu miesiącach czy latach.
Zmiany od 2019 roku – nowe obowiązki informacyjne
Od 1 stycznia 2019 roku każdy pracodawca, wydając świadectwo pracy, musi przekazać pracownikowi dodatkowo:
- informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- informację o możliwości jej odbioru po tym okresie,
- informację o zniszczeniu dokumentacji, jeśli nie zostanie odebrana.
Może to nastąpić zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej.

Świadectwo pracy – podsumowanie
Świadectwo pracy to dokument obowiązkowy i chroniony przepisami prawa. Powinien być wystawiony niezwłocznie, zawierać wszystkie wymagane informacje i być zgodny ze stanem faktycznym. Pracodawca nie może uzależniać jego wydania od np. zwrotu sprzętu czy rozliczeń. Z kolei pracownik ma pełne prawo żądać jego korekty w przypadku błędu.
Jesteś pracodawcą? Sprawdź, czy Twoje świadectwa pracy są zgodne z aktualnym rozporządzeniem i praktykami rynkowymi. Skorzystaj z pomocy profesjonalistów, by uniknąć kosztownych błędów. A jeśli jesteś pracownikiem – odbierz swój dokument, przeczytaj go uważnie i reaguj na wszelkie nieprawidłowości.
FAQ
Co to jest świadectwo pracy?
To dokument wydawany po zakończeniu stosunku pracy, który potwierdza zatrudnienie i zawiera dane potrzebne do ustalenia uprawnień pracowniczych.
Kiedy pracodawca musi wystawić świadectwo pracy?
W dniu zakończenia umowy, bez potrzeby wniosku pracownika.
Czy trzeba zwrócić sprzęt służbowy, by otrzymać świadectwo pracy?
Nie – wydanie dokumentu nie może być uzależnione od rozliczeń z pracodawcą.
Co zawiera świadectwo pracy?
Informacje o zatrudnieniu, urlopach, pracy zdalnej, okresach nieskładkowych, itp.
Czy świadectwo pracy można otrzymać elektronicznie?
Tak – z kwalifikowanym podpisem pracodawcy.
Jak poprawić błędne świadectwo pracy?
Złożyć wniosek w ciągu 14 dni – jeśli pracodawca odmówi, można iść do sądu.
Czy są terminy na korektę świadectwa po 14 dniach?
Nie – korekta możliwa także po długim czasie.
Co z informacją o przechowywaniu dokumentów?
Od 2019 roku pracodawca musi ją dołączyć do świadectwa.
Jak długo przechowywane są świadectwa pracy?
10 lub 50 lat – w zależności od daty zatrudnienia.
Czy można wystawić jedno zbiorcze świadectwo dla kilku umów?
Tak – na pisemny wniosek pracownika.