Według ustawy z dnia 1 lipca 2023 roku o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (Dz.U. 2023 poz. 1234), zwanej popularnie ustawą o sygnalistach, sygnalista to osoba, która zgłasza informacje o potencjalnym naruszeniu prawa w kontekście zawodowym, zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym. Z poniższego artykułu dowiesz się jakie obowiązki spoczywają na pracodawcy względem sygnalisty, a także co grozi za ich nieprzestrzeganie.
Spis treści
Jakiego rodzaju naruszenia prawa może zgłosić sygnalista?
Jak wskazano na początku sygnalista to osoba, która zgłasza informacje o potencjalnym naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą. Ustawodawca celowo nie posłużył się sformułowaniem „zgłoszenie naruszenia prawa przez pracodawcę” zastępując je ogólniejszym „zgłoszeniem naruszenia prawa w kontekście związanym z pracą”. Zabieg ten miał na celu poszerzenie zakresu naruszeń przez inne niż pracodawca podmioty. Jak stanowi ustawa, poprzez kontekst związany z pracą należy rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.
Naruszenia te mogą dotyczyć m.in. takich obszarów jak:
- ochrona konsumentów,
- zamówienia publiczne,
- korupcja i nadużycia finansowe,
- zagrożenie dla zdrowia i życia pracowników,
- ochrona środowiska.
Zasadniczym celem ustawy jest zapewnienie sygnalistom ochrony przed działaniami odwetowymi, takimi jak zwolnienie z pracy, degradacja czy inne formy represji. Podmiotem odpowiedzialnym za tę ochronę jest pracodawca.
Obowiązki pracodawcy wobec sygnalisty
Wdrożenie wewnętrznego systemu zgłaszania naruszeń
Zgodnie z ustawą, pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników są zobowiązani do wdrożenia wewnętrznego systemu zgłaszania naruszeń. System ten powinien umożliwiać sygnalistom:
- anonimowe zgłaszanie naruszeń prawa,
- bezpieczne przesyłanie informacji,
- uzyskanie potwierdzenia otrzymania zgłoszenia w terminie do 7 dni od jego wpłynięcia.
Regulamin zgłaszania naruszeń powinien określać procedury zgłaszania oraz wskazywać osobę odpowiedzialną za obsługę zgłoszeń, tzw. pełnomocnika do spraw zgodności zwanego również compliance oficerem. Rolą takiej osoby jest weryfikacja zgłoszenia oraz podjęcie odpowiednich działań mających na celu wyeliminowanie podobnych zdarzeń w przyszłości. Szczegółowy zakres tych działań wynikać musi z obowiązującego u pracodawcy regulaminu zgłaszania naruszeń.
Poufność i ochrona danych osobowych
Jednym z kluczowych obowiązków pracodawcy jest zapewnienie poufności danych sygnalisty. Informacje o tożsamości osoby zgłaszającej mogą być ujawnione wyłącznie za jej zgodą lub na żądanie właściwych organów, takich jak prokuratura. Wdrożenie odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych (np. szyfrowanie danych) jest niezbędne, aby uniknąć nieuprawnionego dostępu do zgłoszeń.
Zakaz działań odwetowych
Zakaz działań odwetowych jest w pewnym sensie istotą ustawy o sygnalistach. Pracodawcy mają bowiem bezwzględny obowiązek powstrzymywać się od jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalisty. Działania odwetowe obejmują nie tylko zwolnienie z pracy, ale także m.in.:
- odmowę awansu,
- negatywne oceny pracownicze,
- mobbing,
- zmniejszenie wynagrodzenia.
Naruszenie zakazu działań odwetowych może skutkować odpowiedzialnością karną i cywilną dla pracodawcy.
Wymogi dokumentacyjne
Każdy pracodawca objęty przepisami ustawy jest zobowiązany do sporządzania dokumentacji dotyczącej systemu zgłaszania naruszeń. Dokumentacja ta powinna obejmować:
- regulamin zgłaszania naruszeń,
- rejestr zgłoszeń sygnalistów,
- raporty z podjętych działań wyjaśniających.
Pracodawca musi przechowywać zgłoszenia przez okres minimum 5 lat.
Kto jest zobowiązany do wdrożenia przepisów?
Obowiązek wdrożenia przepisów dotyczy przede wszystkim:
- pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników,
- podmiotów z sektora publicznego, niezależnie od liczby zatrudnionych,
- podmiotów prowadzących działalność w określonych sektorach, takich jak finanse (w tym biura rachunkowe zatrudniające nawet jednego pracownika).
Niektóre firmy, mimo braku obowiązku ustawowego, decydują się na wdrożenie systemu zgłaszania naruszeń jako elementu budowy kultury compliance i zaufania w organizacji.
Korzyści z wdrożenia systemu zgłaszania naruszeń
Wdrożenie przepisów ustawy niesie ze sobą liczne korzyści, w tym wizerunkowe, takie jak:
- zwiększenie transparentności w organizacji,
- ograniczenie ryzyka prawnego związanego z nieprawidłowościami,
- budowa pozytywnego wizerunku pracodawcy jako odpowiedzialnej organizacji,
- wzmocnienie zaufania wśród pracowników.
Firmy, które odpowiednio zaadaptują nowe przepisy, mogą uniknąć kosztownych sporów sądowych i kar administracyjnych.
| Kim jest sygnalista? | Osoba zgłaszająca nieprawidłowości w kontekście związanym z pracą, korzystająca z ochrony przewidzianej przez przepisy prawa. |
| Zakres ochrony sygnalisty | Anonimowość, zakaz działań odwetowych, ochrona przed rozwiązaniem umowy, sankcje za naruszenie praw sygnalisty. |
| Obowiązki pracodawcy wobec sygnalisty | Wdrożenie systemu przyjmowania zgłoszeń. Powołanie osoby lub działu odpowiedzialnego za obsługę zgłoszeń. Przeszkolenie pracowników. |
| Kanały zgłoszeń naruszeń prawa przez sygnalistów | Kanał wewnętrzny (organizacyjny). Kanał zewnętrzny (zgłoszenie do organu publicznego). Publiczne ujawnienie informacji w określonych przypadkach. |
| Kto musi wdrożyć ustawę o sygnalistach? | Podmioty zatrudniające co najmniej 50 pracowników. Organizacje w sektorze publicznym. Niektóre mniejsze podmioty w szczególnych branżach. |
| Sankcje za nieprzestrzeganie ustawy o sygnalistach | Kara grzywny, ograniczenia wolności, a nawet pozbawienia wolności do lat 3 za utrudnianie zgłoszeń lub działania odwetowe wobec sygnalisty. |
| Dlaczego warto wdrożyć ustawę o sygnalistach, nawet gdy ustawa nie nakłada takiego obowiązku? | Budowanie zaufania i etycznej kultury organizacyjnej. Minimalizacja ryzyka naruszeń. Spełnienie wymagań prawnych. |
Jeśli jesteś pracodawcą i chcesz dowiedzieć się więcej o obowiązkach związanych z ochroną sygnalistów, skontaktuj się z nami. Nasz zespół specjalizuje się w doradztwie prawnym w zakresie wdrażania regulaminów i procedur ochrony sygnalistów. Zapewnij swojej organizacji zgodność z przepisami i buduj kulturę zaufania już dziś!
FAQ – najczęściej zadawane pytania na temat: Sygnalista
Jakie są obowiązki pracodawcy wobec sygnalisty?
Pracodawca ma szereg obowiązków wynikających z przepisów ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa. Kluczowe z nich to:
– Wdrożenie wewnętrznego systemu zgłaszania naruszeń – pracodawca musi stworzyć procedury umożliwiające pracownikom zgłaszanie nieprawidłowości w sposób bezpieczny, anonimowy oraz zgodny z przepisami prawa.
– Wyznaczenie osoby lub działu odpowiedzialnego za przyjmowanie i weryfikację zgłoszeń. Osoby te muszą działać w sposób niezależny, aby zagwarantować sygnaliście ochronę i rzetelność procesu.
– Poinformowanie pracowników o procedurach – pracodawca powinien przeprowadzić szkolenia lub inne formy edukacji, aby pracownicy wiedzieli, jak zgłaszać naruszenia oraz jakie mają prawa.
– Zapewnienie ochrony sygnalistom – pracodawca ma obowiązek zagwarantować, że zgłaszający nie będą narażeni na działania odwetowe, takie jak zwolnienie, degradacja czy dyskryminacja w miejscu pracy.
Co grozi pracodawcy za nieprzestrzeganie procedur ochrony sygnalistów?
Nieprzestrzeganie przepisów może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi, w tym:
– Kary pieniężne – grzywny za brak wdrożenia systemu zgłaszania naruszeń lub za utrudnianie zgłoszeń.
– Odpowiedzialność karna – w przypadku działań odwetowych wobec sygnalisty (np. zwolnienia z pracy, mobbingu), osoby odpowiedzialne w organizacji mogą podlegać karze ograniczenia wolności lub nawet pozbawienia wolności do lat 3.
– Sankcje wizerunkowe – niewłaściwe podejście do sygnalistów może narazić organizację na utratę zaufania wśród pracowników, klientów i partnerów biznesowych, co negatywnie wpływa na jej reputację.
Dlaczego warto wdrożyć system ochrony sygnalistów w organizacji?
Wdrożenie systemu ochrony sygnalistów przynosi wiele korzyści, takich jak:
– Budowanie kultury etycznej – organizacja, która wspiera zgłaszanie nieprawidłowości, pokazuje, że zależy jej na uczciwości i przejrzystości.
– Minimalizacja ryzyka naruszeń – dzięki zgłoszeniom można wcześniej wykryć i naprawić potencjalne nieprawidłowości, zanim doprowadzą do poważniejszych problemów prawnych czy finansowych.
– Spełnienie obowiązków prawnych – przestrzeganie ustawy eliminuje ryzyko kar i postępowań przeciwko pracodawcy. Dzięki właściwemu wdrożeniu procedur ochrony sygnalistów organizacja zyskuje nie tylko bezpieczeństwo prawne, ale i strategiczną przewagę.