Od 1 lipca 2024 roku, Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowym narzędziem dla polskich przedsiębiorców do wystawiania faktur. W tym artykule wyjaśniamy, czym jest KSeF, jakie zmiany wprowadza i jakie korzyści niesie dla przedsiębiorców.
Dowiesz się, jak przygotować się do przejścia na faktury ustrukturyzowane, jakie są wymagania dotyczące ich wystawiania oraz co robić w przypadku awarii systemu.
Odkryjesz także potencjalne kary za niewypełnienie obowiązków związanych z KSeF, a także zrozumiesz, jak system ten wpłynie na codzienne funkcjonowanie Twojej działalności gospodarczej.
Co to jest Krajowy System e-Faktur?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to system teleinformatyczny, którym zarządza Krajowa Administracja Skarbowa. KSeF funkcjonował od początku roku 2022, jednak przedsiębiorcy nie mieli obowiązku korzystania z niego. System służy do:
- wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych,
- przechowywania faktur ustrukturyzowanych,
- dostępu do faktur ustrukturyzowanych (także dla organów egzekucyjnych).
Faktura ustrukturyzowana to nowy typ faktury, który funkcjonuje w obrocie gospodarczym od 1 stycznia 2022 roku.
Faktura ustrukturyzowana – co to takiego?
Po pierwsze, faktura ustrukturyzowana to faktura w formacie XML, którą przedsiębiorca wystawił przy użyciu wzorca udostępnionego w Krajowym Systemie e-Faktur.
Każda e-faktura ustrukturyzowana jest wprowadzana do KSeF według jednego wzorca. Zawiera wszelkie elementy wymagane w stosunku do faktur, a także pola nieobowiązkowe, które są przydatne w obrocie między przedsiębiorcami.
Datą wystawienia e-faktury ustrukturyzowanej jest dzień wprowadzenia jej do systemu. System sprawdza, czy faktura została wystawiona prawidłowo.
Następnie nadaje poprawnie wystawionej fakturze numer identyfikacyjny. Wtedy wystawca faktury otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru.
W związku z tym datą otrzymania faktury jest dzień przydzielenia jej numeru identyfikującego. Faktura, która uzyska numer identyfikacyjny, zostaje udostępniona nabywcy.
Warto wiedzieć, że paragon z numerem NIP wystawiony na kwotę niższą niż 450 złotych nie będzie uznawany za e-fakturę.
Jak wystawić fakturę ustrukturyzowaną?
Faktury będzie można wystawiać przy użyciu:
- bezpłatnej aplikacji, którą udostępni Ministerstwo Finansów, w tym aplikacji mobilnej,
- oprogramowania komercyjnego.
Obowiązek wystawiania faktur poprzez Krajowy System e-Faktur (KSeF) obejmie czynności podlegające opodatkowaniu VAT w Polsce, w tym:
- krajowe dostawy towarów,
- świadczenie usług dokonywane pomiędzy przedsiębiorcami (B2B), na rzecz organów publicznych (B2G) lub konsumentów (B2C).
Warto pamiętać, że faktury korygujące należy również wystawiać w formie ustrukturyzowanej. Ten obowiązek dotyczy także korekty faktur, które zostały wystawione przed 1 stycznia 2024 r. w innych formach.
Ponadto przy użyciu KSeF przedsiębiorca będzie mógł wystawić faktury VAT RR oraz faktury korygujące VAT RR. Przedsiębiorcy zachowają możliwość wystawiania e-faktur uproszczonych.
Kto ma obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur?
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur będą mieli:
- czynni podatnicy VAT,
- przedsiębiorcy zwolnieni z VAT,
- podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski NIP.
Warto wiedzieć, że przedsiębiorcy będą podlegać obowiązkowi bez względu na branżę firmy czy też wielkość jej obrotu.
Obowiązku e-fakturowania nie będą mieli podatnicy, który nie posiadają siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski. Wystawienie e-faktury przez te podmioty będzie fakultatywne.
Ponadto obowiązek e-fakturowania nie będzie dotyczył także podatników, którzy korzystają z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziale 7, 7a i 9 ustawy o VAT.
Przedsiębiorca, który wystawi e-fakturę na rzecz podmiotu, który nie prowadzi działalności gospodarczej, będzie musiał uzgodnić z kontrahentem sposób udostępnienia faktury. Przedsiębiorca będzie mógł mu ją udostępnić w dowolnej postaci.
Takie samo rozwiązanie przyjęto dla transakcji z przedsiębiorcami, którzy nie mają siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski.
Zalety Krajowego Systemu e-Faktur dla przedsiębiorców
Ministerstwo Finansów wskazuje, że KSeF będzie korzystnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, ponieważ:
- przyspieszy obrót między przedsiębiorcami – faktury ustrukturyzowane od razu po wystawieniu trafią do kontrahenta,
- faktury ustrukturyzowane są jednolite – tworzone według określonego wzoru, co ułatwi proces księgowania,
- system przyspieszy realizacji płatności – odbiorca otrzyma fakturę natychmiast po jej wprowadzeniu do systemu,
- przedsiębiorca otrzyma szybszy zwrot VAT – w maksymalnie 40 dni, a nie 60,
- przedsiębiorca ma pewność, że jego faktura nie zginie ani nie ulegnie zniszczeniu,
- wystawca faktury nie będzie musiał jej przechowywać, ponieważ będzie ona dostępna w KSeF przez 10 lat.
Co się stanie w razie awarii Krajowego Systemu e-Faktur?
Ministerstwo Finansów zapowiada, że w przypadku awarii KSeF zawiadomi użytkowników systemu o dacie zakończenia usterki. Ponadto administratorzy przygotują dodatkowy niezależny od KSeF interfejs, który będzie informował podatnika o awarii systemu.
Programy księgowe podatników będą mogły się z nim zintegrować, aby automatycznie sprawdzać, czy system został naprawiony.
W okresie awarii podatnik będzie musiał stosować ten sam wzór faktury ustrukturyzowanej i wystawiać faktury zgodnie z nim. Podatnik będzie zobowiązany wprowadzić datę wystawienia faktury w odpowiednim miejscu. Taki wypełniony dokument będzie stanowił pełnoprawną fakturę, którą podatnik będzie musiał przekazać nabywcy w uzgodniony z nim sposób.
Kiedy KSeF wróci do działania, wystawca będzie musiał przesłać do systemu faktury, które wystawił w czasie trwania awarii. Będzie miał na to 7 dni od dnia zakończenia awarii.
Ministerstwo Finansów zapowiada, że odpowiednio wcześniej zawiadomi użytkowników systemu o planowanych pracach serwisowych i niedostępności platformy.
Krajowy System e-Faktur a kary finansowe
Podatnik zapłaci karę, jeżeli:
- nie wystawi faktury przy użyciu KSeF,
- w okresie awarii KSeF wystawi fakturę w postaci elektronicznej niezgodnie z udostępnionym wzorem,
- nie prześle do KSeF w terminie faktury wystawionej w okresie awarii.
Kara pieniężna będzie mogła wynieść do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. W przypadku faktury bez wykazanego podatku kara wyniesie do 18,7% wysokości kwoty należności wskazanej na tej fakturze.
Jeżeli podatnik nie wystawił e-faktury lub wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem, kara nie będzie niższa niż 1000 złotych.
Jeśli podatnik nie prześle faktury w terminie, zapłaci karę w wysokości co najmniej 500 złotych.
Jeśli zainteresował Cię powyższy wpis i chcesz wiedzieć więcej na poruszony w nim temat zapraszamy do współpracy z nami. Specjaliści z naszego biura rachunkowego w Łodzi są do Twojej dyspozycji, skontaktuj się już dzisiaj i daj sobie pomóc.
Krajowy System e-Faktur – często zadawane pytania
Czym jest Krajowy System e-Faktur?
KSeF to system teleinformatyczny zarządzany przez Krajową Administrację Skarbową, służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
Jakie są zalety Krajowego Systemu e-Faktur dla przedsiębiorców?
KSeF przyspiesza obrót między przedsiębiorcami, ujednolica faktury, przyspiesza realizację płatności, zapewnia szybszy zwrot VAT oraz gwarantuje bezpieczeństwo dokumentacji.
Czy istnieje obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur?
Od 1 lipca 2024 roku, wszyscy czynni podatnicy VAT, przedsiębiorcy zwolnieni z VAT oraz podatnicy zidentyfikowani w Polsce do procedury OSS z polskim NIP będą zobowiązani do korzystania z KSeF.
Jakie czynności podlegają opodatkowaniu VAT w KSeF?
Do opodatkowania w KSeF należą krajowe dostawy towarów oraz świadczenie usług między przedsiębiorcami, dla organów publicznych i konsumentów.
Jak wystawić fakturę ustrukturyzowaną?
Faktury ustrukturyzowane można wystawić za pomocą bezpłatnej aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów lub za pośrednictwem oprogramowania komercyjnego.
Co się stanie w razie awarii KSeF?
W przypadku awarii KSeF, podatnicy będą musieli stosować określony wzór faktury ustrukturyzowanej i wystawiać faktury zgodnie z nim, a następnie przesłać je do systemu po jego naprawie.
Czy są kary za niewypełnienie obowiązków związanych z KSeF?
Tak, mogą być nałożone kary pieniężne za nieprawidłowe wystawienie faktur lub ich brak, a także za nieterminowe przesłanie faktur do systemu.
Czy przedsiębiorca musi przechowywać e-faktury?
Nie, ponieważ wszystkie e-faktury będą przechowywane w KSeF przez 10 lat.
Czy paragon z numerem NIP uznaje się za e-fakturę?
Nie, paragon z numerem NIP na kwotę niższą niż 450 złotych nie będzie uznawany za e-fakturę.
Jak przedsiębiorca ma postąpić z fakturami wystawionymi podczas awarii Krajowego Systemu e-Faktur?
Po zakończeniu awarii przedsiębiorca będzie miał 7 dni na przesłanie do systemu faktur wystawionych w tym okresie.
Czy KSeF obejmie też faktury korygujące?
Tak, obowiązek wystawiania faktur korygujących w formie ustrukturyzowanej dotyczy także korekty faktur wystawionych przed 1 stycznia 2024 r. w innych formach.
Od kiedy obowiązuje KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, obowiązuje w Polsce od początku 2022 roku, jednak dopiero od 1 lipca 2024 roku przedsiębiorcy będą zobowiązani do wystawiania wszystkich faktur za jego pośrednictwem.