Krajowy System e-Faktur – KSeF

Krajowy System e-Faktur – KSeF
Halina Karpol

Halina Karpol

Prezes CGO Accounting

Od 1 stycznia 2024 roku polscy przedsiębiorcy będą mieli obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Z tego artykułu dowiesz się, na jakie zmiany trzeba się przygotować.

Co to jest KSeF?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to system teleinformatyczny, którym zarządza Krajowa Administracja Skarbowa. KSeF funkcjonował od początku roku 2022, jednak przedsiębiorcy nie mieli obowiązku korzystania z niego. System służy do:

  • wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych,
  • przechowywania faktur ustrukturyzowanych,
  • dostępu do faktur ustrukturyzowanych (także dla organów egzekucyjnych).

Faktura ustrukturyzowana to nowy typ faktury, który funkcjonuje w obrocie gospodarczym od 1 stycznia 2022 roku.

Faktura ustrukturyzowana – co to takiego?

Po pierwsze, faktura ustrukturyzowana to faktura w formacie XML, którą przedsiębiorca wystawił przy użyciu wzorca udostępnionego w Krajowym Systemie e-Faktur. Każda e-faktura ustrukturyzowana jest wprowadzana do KSeF według jednego wzorca. Zawiera wszelkie elementy wymagane w stosunku do faktur, a także pola nieobowiązkowe, które są przydatne w obrocie między przedsiębiorcami.

Datą wystawienia e-faktury ustrukturyzowanej jest dzień wprowadzenia jej do systemu. System sprawdza, czy faktura została wystawiona prawidłowo. Następnie nadaje poprawnie wystawionej fakturze numer identyfikacyjny. Wtedy wystawca faktury otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru. W związku z tym datą otrzymania faktury jest dzień przydzielenia jej numeru identyfikującego. Faktura, która uzyska numer identyfikacyjny, zostaje udostępniona nabywcy.

Warto wiedzieć, że paragon z numerem NIP wystawiony na kwotę niższą niż 450 złotych nie będzie uznawany za e-fakturę.

Jak wystawić fakturę ustrukturyzowaną?

Faktury będzie można wystawiać przy użyciu:

  • bezpłatnej aplikacji, którą udostępni Ministerstwo Finansów, w tym aplikacji mobilnej,
  • oprogramowania komercyjnego.

Obowiązek wystawiania faktur poprzez Krajowy System e-Faktur (KSeF) obejmie czynności podlegające opodatkowaniu VAT w Polsce, w tym:

  • krajowe dostawy towarów,
  • świadczenie usług dokonywane pomiędzy przedsiębiorcami (B2B), na rzecz organów publicznych (B2G) lub konsumentów (B2C).

Warto pamiętać, że faktury korygujące należy również wystawiać w formie ustrukturyzowanej. Ten obowiązek dotyczy także korekty faktur, które zostały wystawione przed 1 stycznia 2024 r. w innych formach.

Ponadto przy użyciu KSeF przedsiębiorca będzie mógł wystawić  faktury VAT RR oraz faktury korygujące VAT RR. Przedsiębiorcy zachowają możliwość wystawiania e-faktur uproszczonych.

Kto ma obowiązek korzystania z KSeF?

Obowiązek korzystania z KSeF będą mieli:

  • czynni podatnicy VAT,
  • przedsiębiorcy zwolnieni z VAT,
  • podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski NIP.

Warto wiedzieć, że przedsiębiorcy będą podlegać obowiązkowi bez względu na branżę firmy czy też wielkość jej obrotu.

Obowiązku e-fakturowania nie będą mieli podatnicy, który nie posiadają siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski. Wystawienie e-faktury przez te podmioty będzie fakultatywne.

Ponadto obowiązek e-fakturowania nie będzie dotyczył także podatników, którzy korzystają z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziale 7, 7a i 9 ustawy o VAT.

Nie masz pewności, czy obowiązek wystawiania faktur przez KSeF dotyczy Ciebie?

Nie trać czasu na domysły ani nie narażaj się na potencjalne kary. Skontaktuj się z naszymi specjalistami, którzy wytłumaczą Ci oraz wskażą, jak działać z KSeF. Z nimi faktury ustrukturyzowane nie będą dla Ciebie tajemnicą.

Przedsiębiorca, który wystawi e-fakturę na rzecz podmiotu, który nie prowadzi działalności gospodarczej, będzie musiał uzgodnić z kontrahentem sposób udostępnienia faktury. Przedsiębiorca będzie mógł mu ją udostępnić w dowolnej postaci. Takie samo rozwiązanie przyjęto dla transakcji z przedsiębiorcami, którzy nie mają siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski.

Zalety KSeF dla przedsiębiorców

Ministerstwo Finansów wskazuje, że KSeF będzie korzystnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, ponieważ:

  • przyspieszy obrót między przedsiębiorcami – faktury ustrukturyzowane od razu po wystawieniu trafią do kontrahenta,
  • faktury ustrukturyzowane są jednolite – tworzone według określonego wzoru, co ułatwi proces księgowania,
  • system przyspieszy realizacji płatności – odbiorca otrzyma fakturę natychmiast po jej wprowadzeniu do systemu,
  • przedsiębiorca otrzyma szybszy zwrot VAT – w maksymalnie 40 dni, a nie 60,
  • przedsiębiorca ma pewność, że jego faktura nie zginie ani nie ulegnie zniszczeniu,
  • wystawca faktury nie będzie musiał jej przechowywać, ponieważ będzie ona dostępna w KSeF przez 10 lat.

Jak uzyskać zwrot VAT? Dowiedz się z tego artykułu

Co się stanie w razie awarii KSeF?

Ministerstwo Finansów zapowiada, że w przypadku awarii KSeF zawiadomi użytkowników systemu o dacie zakończenia usterki. Ponadto administratorzy przygotują dodatkowy niezależny od KSeF interfejs, który będzie informował podatnika o awarii systemu. Programy księgowe podatników będą mogły się z nim zintegrować, aby automatycznie sprawdzać, czy system został naprawiony.

W okresie awarii podatnik będzie musiał stosować ten sam wzór faktury ustrukturyzowanej i wystawiać faktury zgodnie z nim. Podatnik będzie zobowiązany wprowadzić datę wystawienia faktury w odpowiednim miejscu. Taki wypełniony dokument będzie stanowił pełnoprawną fakturę, którą podatnik będzie musiał przekazać nabywcy w uzgodniony z nim sposób.

Kiedy KSeF wróci do działania, wystawca będzie musiał przesłać do systemu faktury, które wystawił w czasie trwania awarii. Będzie miał na to 7 dni od dnia zakończenia awarii.

Ministerstwo Finansów zapowiada, że odpowiednio wcześniej zawiadomi użytkowników systemu o planowanych pracach serwisowych i niedostępności platformy.

KSeF a kary finansowe

Podatnik zapłaci karę, jeżeli:

  • nie wystawi faktury przy użyciu KSeF,
  • w okresie awarii KSeF wystawi fakturę w postaci elektronicznej niezgodnie z udostępnionym wzorem,
  • nie prześle do KSeF w terminie faktury wystawionej w okresie awarii.

Kara pieniężna będzie mogła wynieść do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. W przypadku faktury bez wykazanego podatku kara wyniesie do 18,7% wysokości kwoty należności wskazanej na tej fakturze.

Jeżeli podatnik nie wystawił e-faktury lub wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem, kara nie będzie niższa niż 1000 złotych.

Jeśli podatnik nie prześle faktury w terminie, zapłaci karę w wysokości co najmniej 500 złotych.

Jeśli zainteresował Cię powyższy wpis i chcesz wiedzieć więcej na poruszony w nim temat zapraszamy do współpracy z nami. Specjaliści z naszego biura rachunkowego w Łodzi są do Twojej dyspozycji, skontaktuj się już dzisiaj i daj sobie pomóc.

Wyróżniony ekspert

Halina Karpol

Prezes CGO Accounting

Skontaktuj się z nami