Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to jedna z najczęściej stosowanych form prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Zasady funkcjonowania tych spółek reguluje Kodeks Spółek Handlowych (KSH). Niezwykle istotną rolę pełni także umowa takiej spółki. Umowa spółki wyznacza m.in. główne cele spółki oraz reguły postępowania pomiędzy wspólnikami. Co powinna zawierać umowa spółki aby była prawnie skuteczna? Co jeśli niektórych kwestii nie uregulujemy w umowie spółki? Czy do umowy spółki można wpisać postanowienia, które nie wynikają wprost z KSH? Dowiesz się z tego artykułu!

Jaka jest forma umowy spółki z o.o.?

Zanim przejdziemy do meritum, jedno ważne zastrzeżenie. Umowa spółki z o.o. może mieć formę aktu notarialnego albo z wykorzystaniem systemu s24. System s24 to system online dostarczany przez polskie Ministerstwo Sprawiedliwości). Wtedy umowa podpisywana jest z wykorzystaniem podpisów elektronicznych. Jednakże, umowa spółki podpisywana przez system s24, może być zawarta wyłącznie na prostym wzorze udostępnionym w systemie. Tego rodzaju umowa przewiduje tylko podstawowe rozwiązania. Nie ma możliwości zawarcia w umowie spółki bardziej skomplikowanych zapisów, co jest często wymagane w przypadku większej inwestycji.

Treść podstawowa umowy (obligatoryjna)

Przepisy KSH, przewidują minimalną treść umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – umowa takiej spółki powinna określać:

1. firmę i siedzibę spółki;
2. przedmiot działalności spółki;
3. wysokość kapitału zakładowego;
4. czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;
5. liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników;
6. wkłady wspólników do spółki na pokrycie udziałów;
7. czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.

Poniżej omawiamy poszczególne z tych składników umowy spółki:

1. Firma

Firma to nic innego jak nazwa spółki, pod którą spółka występuje w obrocie. Może być wybrana dowolnie, pod warunkiem że nie wprowadza w błąd uczestników obrotu gospodarczego. Jeżeli tego typu zarzut– jeśli się pojawi – nie będzie rozstrzygany na etapie rejestracji spółki przez sąd rejestrowy. Należy jednak podkreślić, że chociaż nie wynika to wprost z przepisów, sąd rejestrowy może odmówić rejestracji spółki, jeśli do rejestru jest już wpisana spółka o identycznej nazwie.

Firma spółki powinna także zawierać oznaczenie wskazujące na jej formę prawną, tj. dopisek o treści „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”. Dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu „spółka z o.o.” lub „sp. z o.o.”. Tego oznaczenia nie można zamienić jego odpowiednikiem w innej wersji językowej.

2. Siedziba spółki z o.o.

W umowie spółki siedzibą spółki z o.o. jest miejscowość w Polsce. W umowie należy wskazać jedynie miejscowość – nie jest konieczne wskazywanie konkretnego adresu. Ma to istotne znaczenie, gdyż zmiana siedziby spółki (miejscowości) wymaga zmiany umowy spółki (czyli zasadniczo aktu notarialnego) i jest skuteczna z wpisem zmiany do rejestru. Zmiana adresu rejestrowego Spółki (wewnątrz jednej miejscowości) nie wymaga zmieniania umowy spółki. Zmiana jest skuteczna z chwilą podjęcia decyzji przez zarząd Spółki.

Siedziba spółki ma znaczenie także ze względu na miejsce odbywania posiedzeń organów Spółki. Zasadniczo powinny odbywać się one w siedzibie Spółki (na terenie wskazanej w umowie miejscowości). Nadto, spółka będzie zasadniczo podpadać pod właściwość organów władzy publicznej (organów administracji, organów podatkowych) ze względu na swoją siedzibę.

3. Przedmiot działalności spółki z o.o.

Przedmiot działalności oznacza zakres działania spółki. Innymi słowy, jest to określenie co spółka będzie robić w obrocie handlowym. Przepisy Kodeksu nie wskazują jak precyzyjnie należy w umowie spółki określić przedmiot jej działalności. Przyjmuje się jednak, że musi to być określenie na tyle dokładne, aby można było działalność spółki zindywidualizować. W związku z tym, za niedopuszczalne należy raczej uznać określenie (popularne w umowach spółek z systemu prawa common law), że: „spółka może zajmować się wszystkim co nie jest zakazane”.

W praktyce, wskazanie przedmiotu działalności polskiej spółki z o.o. następuje poprzez wpisanie do umowy kodów statystycznych. Określają one poszczególne rodzaje działalności gospodarczej, które są opracowywane przez organy państwowe (tzw. kody PKD). Zalecane jest aby w umowie spółki wskazać zakres jej działalności możliwie jak najszerzej. Późniejsza zmiana (rozszerzenie tego zakresu o coś co nie zostało przedtem przewidziane w umowie) wymaga zmiany umowy spółki (czyli konieczne jest podpisanie aktu notarialnego oraz oczekiwania na wpis do rejestru).

4. Wysokość kapitału zakładowego

Kwota kapitału zakładowego musi być określona wprost w umowie – jako konkretna kwota. Nie będzie wystarczające jeśli kwotę te można wyliczyć przez podsumowanie liczby i wartości nominalnej udziałów poszczególnych wspólników.

Minimalna kwota kapitału zakładowego to 5000 zł. Kodeks nie zawiera zaś górnej granicy wysokości kapitału zakładowego. Kwotę kapitału zakładowego należy podać w polskiej walucie.

Na marginesie, można wspomnieć, że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego polskiej spółki z o.o. muszą być wniesione w całości przed wpisem spółki do polskiego rejestru handlowego (KRS).

5. Udziały i wkłady wspólników

W umowie spółki należy najpierw wskazać czy wspólnik może mieć tylko jeden czy większą liczbę udziałów. To wskazanie ma bardzo duży znaczenie praktyczne. Jeśli bowiem wspólnik może posiadać tylko jeden udział, udziały mogą mieć różną wartość minimalną i mogą ulec podziałowi (np. w przypadku ich sprzedaży lub dziedziczenia). Jeżeli zaś w umowie zostanie wskazane, że wspólnik może mieć więcej niż jeden udział, wówczas wszystkie udziały w spółce są równe i niepodzielne. W dalszej kolejności, umowa powinna wskazywać ile udziałów posiada każdy ze wspólników oraz określać wartość nominalną udziałów poszczególnych wspólników.

Określenie udziałów obejmowanych przez wspólników, wiążę się także z koniecznością określenia wkładów każdego ze wspólników do spółki na pokrycie tych udziałów. Wkład wspólnika może mieć charakter pieniężny lub niepieniężny. Jeżeli wkład do spółki ma być niepieniężny, umowa spółki powinna szczegółowo określać przedmiot tego wkładu oraz wspólnika wnoszącego taki wkład. Powinna również zawierać liczbę i wartość nominalną udziałów objętych w zamian za taki wkład.

6. Czas trwania spółki

Standardowo, zawiązanie polskiej spółki z o.o. następuje na czas nieokreślony. Aby spółka została zawiązana na czas określony, musi to wynikać z treści umowy spółki. W takim przypadku określenie czasu trwania spółki powinno nastąpić w sposób niebudzący wątpliwości (np. do dnia DD.MM.RRRR). Upływ czasu, na jaki spółka była zawiązana, powoduje rozwiązanie spółki i konieczność przeprowadzenia jej likwidacji.

Ile mamy swobody w treści podstawowej umowy spółki z o.o.?

Powyższe elementy stanowią treść obligatoryjną umowy spółki. Ich brak w umowie albo brak odpowiedniej precyzji w sformułowaniu zapisów umowy, skutkować będą odmową wpisu spółki w rejestrze handlowym. Wyjątkiem jest tylko określenie czasu trwania spółki. W przypadku braku wyraźnego zastrzeżenia czasu trwania spółki, uznaje się że została ona zawarta na czas nieokreślony.

Postanowienia dodatkowe umowy (opcjonalne)

Oczywiście, nie jest zakazane aby w umowie spółki zawrzeć więcej postanowień niż tylko treść minimalna. Istotnie, bardzo rzadko zdarza się aby wspólnicy podpisali umowę spółki zawierającą jedynie treść obligatoryjną. Nadto, jeśli wspólnicy nie uregulują danej materii w umowie, to wtedy zastosowanie znajdzie regulacja kodeksowa.

Jednakże, do umowy polskiej spółki można też wpisać pewne mechanizmy dotyczące funkcjonowania spółki. Przewiduje je kodeks ale ich wprowadzenie wymaga wyraźnej woli wspólników. W braku odpowiednich zapisów, nie będą one miały zastosowania. Są też rozwiązania, które nie są wprost uregulowane w przepisach KSH. Ich możliwość umieszczenia w umowie spółki wynika z praktyki obrotu gospodarczego. Poniżej opisujemy wybrane przypadki.

1. Reprezentacja spółki z o.o.

Reprezentacja spółki to innymi słowy sposób w jaki działa ona w stosunku do osób trzecich. W praktyce polega to na wskazaniu ile osób musi działać w imieniu spółki, aby doszło do skutecznego złożenia oświadczenia przez spółkę (np. zawarcia umowy).

Za polską spółkę z o.o. działa zarząd, w skład którego mogą wchodzić tylko osoby fizyczne. W umowie spółki można wskazać, że nawet jeśli zarząd składa się z więcej niż jednej osoby, to złożenie oświadczenia w imieniu spółki i tak wymaga działania tylko jednego członka zarządu. Można też zastrzec, że w imieniu Spółki jednoosobowo może działać tylko Prezes Zarządu. Natomiast ‘zwykli’ członkowie zarządu muszą działać w imieniu Spółki łącznie. Możliwe jest także wskazanie ograniczeń co do określonych w umowie kwot. Przykładowo reprezentacja jednoosobowa do zaciągnięcia w imieniu spółki zobowiązania o wartości do 100.000 zł, a powyżej tej kwoty, konieczność działania dwóch osób. Wszystko zależy od woli wspólników, podpisujących umowę.

Ważne jest, aby zaznaczyć, że jeśli sposób reprezentacji spółki nie zostanie określony w jej umowie, spółka a zarząd będzie wieloosobowy, to do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.

2. Rada Nadzorcza w spółce z o.o.

Rada Nadzorcza jest (sama nazwa wskazuje) organem kontroli i nadzoru w spółce. Zasadniczo, ustanowienie rady nadzorczej w polskiej spółce z o.o. jest fakultatywne, tj. wymaga wyraźnego postanowienia w umowie. Jedynie w spółkach, w których kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500.000 złotych, a wspólników jest więcej niż 25, to istnieje obowiązek wprowadzenia rady nadzorczej w spółce (obydwa te warunki musza być spełnione łącznie).

Dodatkowe zgody na określone działania polskiej spółki

Zasadą jest, że uchwały wspólników wymaga np.

• zatwierdzenie rocznego sprawozdania zarządu z działalności spółki;
• zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego spółki;
• zakup lub sprzedaż nieruchomości przez spółkę;

Możliwe jest jednak, aby w umowie spółki zastrzec, że inne działania Spółki (niewymienione wprost w Kodeksie) również wymagają zgody wspólników albo nawet zgody innego organu spółki (np. Rady Nadzorczej, jeśli w umowie spółki ją powołano). 

Podkreślić trzeba, że jeśli zgoda organu spółki wynika tylko z treści umowy spółki (a nie wprost z przepisów prawa) to czynność prawna dokonana bez takiej zgody jest ważna, jednakże członkowie zarządu narażają się na odpowiedzialność odszkodowawczą wobec spółki.

Dopłaty

Dopłaty to dodatkowy sposób uzyskania przez spółkę źródła finansowania. Polegają one na obowiązku wspólników do wniesienia do spółki środków pieniężnych, w wysokości określonej uchwałą wspólników. Jednakże, aby dopłaty mogły zostać uchwalone przez wspólników, możliwość podjęcia uchwały w tym przedmiocie musi wynikać z treści umowy spółki. Co więcej, umowa spółki musi przewidywać liczbowe granice wysokości dopłat, w stosunku do udziałów posiadanych przez wspólników (np. wskazywać, że maksymalna wartość dopłat nie może przekraczać 100-krotności wartości nominalnej udziałów posiadanych przez wspólnika). Konkretną wysokość dopłat określa uchwała wspólników – w granicach przewidzianych w umowie.

Podwyższenie kapitału zakładowego

Zasadniczo, podwyższenie kapitału zakładowego w spółce z o.o. wymaga zmiany umowy spółki. Jednakże, kapitał można też podwyższyć bez zmiany umowy polskiej spółki, ale tylko jeśli treść tej umowy przewiduje:

• górną granicę takiego podwyższenia kapitału zakładowego spółki oraz
• termin, do którego może nastąpić takie podwyższenie kapitału zakładowego spółki.

Co istotne, takich podwyższeń kapitału zakładowego na podstawie postanowień umowy spółki, można wykonać więcej niż jedno. Jeśli zostanie spełniony warunek, że nie przekracza się wyznaczonych umową spółki limitów. W takiej sytuacji, nie jest także potrzebny udział notariusza w procesie podwyższenia kapitału zakładowego spółki, co znacznie obniża koszty procedury.

Umorzenie udziałów

Umorzenie udziału polega na jego unicestwieniu. Jest to sposób np. na wykluczenie niektórych wspólników ze spółki. Ma to miejsce kiedy postanowili się oni rozstać ze spółką lub gdy doszło do konfliktu pomiędzy wspólnikami, którego nie da się rozwiązać polubownie. Umorzenie udziału jest możliwe tylko jeśli umowa spółki to przewiduje.

Rozróżnia się 3 rodzaje umorzenia udziału:

• dobrowolne – przeprowadzane za zgodą wspólnika i na podstawie uchwały wspólników;
• przymusowe – przeprowadzane bez zgody wspólnika i możliwe tylko gdy umowa spółki przewiduje przesłanki i tryb takiego umorzenia – tj. warunki, które muszą być spełnione aby mogło dojść do umorzenia udziału (np. podjęcie przez wspólnika działalności konkurencyjnej względem działalności prowadzonej przez spółkę) oraz sposób podjęcia uchwały w tym przedmiocie (np. zastrzeżenie określonej większości przy głosowaniu nad podjęciem uchwały w przedmiocie umorzenia udziału).
• automatyczne – znajduje zastosowanie w razie ziszczenia się określonego zdarzenia (zdarzenia, które zostało wyraźnie zastrzeżone w umowie spółki). W przypadku tego umorzenia, nie wymaga się podjęcia uchwały przez wspólników spółki.

Umorzenie udziału następuje za wynagrodzeniem, chyba że wspólnik wyraża zgodę na umorzenie bezpłatne.

Ograniczenia w rozporządzaniu udziałami

Udziały w spółce z o.o. są prawem majątkowym i jako takie mogą być przedmiotem obrotu. Jednakże, wspólnikom często zależy, aby mieć jakąś kontrolę nad składem osobowym spółki. Dlatego, umowa spółki może ograniczyć możliwość sprzedaży lub zastawienia udziału od zgody spółki. Zgodę (w braku innych postanowień umowy) wyraża zarząd spółki. Podkreślenia wymaga, że umowa spółki może ograniczyć prawo rozporządzania udziałami – nie jest możliwe całkowite wyłączenie prawa sprzedaży udziałów.

Możliwe jest także zastrzeżenie w umowie spółki innych rygorów niż tylko konieczność uzyskania zgody na sprzedaż udziałów np. prawa pierwszeństwa dla dotychczasowych wspólników spółki (prawo nabycia udziałów, które zamierza sprzedać inny wspólnik, przez obecnych wspólników spółki). Możliwe jest wprowadzenie nieco bardziej rozbudowanych konstrukcji, takich jak prawo Drag Along. Jest to prawo pozwalające wspólnikowi, który pozyskał potencjalnego nabywcę na udziały, do zmuszenia pozostałych wspólników do sprzedaży swoich udziałów na tożsamych warunkach. Można również wprowadzić prawo Tag Along. Jest to prawo zażądania od wspólnika, który pozyskał potencjalnego nabywcę na swoje udziały, aby ten nabywca złożył również oferty pozostałym wspólnikom zakupu ich udziałów na takich samych warunkach).

Uprzywilejowanie udziałów

Zasadą jest, że wspólnicy spółki z o.o. mają równe prawa i obowiązki w spółce. Umowa spółki może jednak przewidywać szczególne uprawnienia wspólnika, wynikające z posiadania udziałów w spółce. Takie uprzywilejowanie może dotyczyć w szczególności prawa głosu, prawa do dywidendy lub sposobu uczestniczenia w podziale majątku w przypadku likwidacji spółki. Uprzywilejowanie dotyczące prawa głosu nie może przyznawać uprawnionemu więcej niż trzy głosy na jeden udział.

Przywileje lub dodatkowe obowiązki poszczególnych wspólników

Niezależnie od uprzywilejowania udziałów, na mocy postanowień umowy spółki można przyznać poszczególnym wspólnikom inne szczególne uprawnienia albo obciążyć wspólnika innym (niepieniężnym) obowiązkiem na rzecz spółki (innym niż wniesienie wkładu na pokrycie udziałów). Aby jednak było to skuteczne, umowa polskiej spółki musi dokładnie opisywać dodatkowe prawo lub obowiązek wspólnika.

Takie uprawnienia mogą polegać np. na prawie powoływania i odwoływania członków zarządu spółki lub wymogu uzyskania zgody wspólnika na konkretne działanie spółki (np. nabycie nieruchomości). Dodatkowe obowiązki mogą natomiast polegać np. na świadczeniu usług doradczych na rzecz spółki albo na okresowym dostarczaniu spółce określonych surowców handlowych. Obowiązek wspólnika realizowany jest za wynagrodzenie, które należy ustalić na warunkach rynkowych.

Podsumowanie

Jak łatwo zauważyć, prawidłowa konstrukcja umowy polskiej spółki może pozwolić na zapewnienie dużej elastyczności w procesie funkcjonowania spółki. Może również pomóc przy rozwiązaniu konfliktu, który może potencjalnie powstać pomiędzy wspólnikami w czasie działania spółki. Aby jednak prawidłowo i skutecznie zastrzec wiele postanowień umowy, pomoc specjalisty jest nieodzowna.

Jeśli zainteresował Cię powyższy wpis i chcesz wiedzieć więcej na poruszony w nim temat zapraszamy do współpracy z nami. Specjaliści z naszej kancelarii prawnej w Łodzi są do Twojej dyspozycji, skontaktuj się już dzisiaj i daj sobie pomóc.