Jawność wynagrodzeń 2026 – co pracodawca musi zmienić w rekrutacji, widełkach i polityce płac

Jawność wynagrodzeń 2026 będzie jednym z najważniejszych tematów dla pracodawców, działów HR i osób odpowiedzialnych za compliance pracowniczy. Zmiany wynikają z konieczności wdrożenia dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania (Dz.Urz. UE L z 2023 r. Nr 132, str. 21). Termin implementacji dyrektywy 2023/970/UE do prawa krajowego upływa 7 czerwca 2026 r..

Projektowane przepisy nie będą sprowadzać się wyłącznie do publikowania widełek płacowych w ogłoszeniach o pracę. Ich znaczenie będzie szersze – obejmie cały sposób projektowania, dokumentowania i komunikowania wynagrodzeń w organizacji. Pracodawcy będą musieli wykazać, że stosowane przez nich kryteria płacowe są obiektywne, neutralne pod względem płci i możliwe do wyjaśnienia zarówno pracownikowi, jak i organom kontrolnym.

Jawność wynagrodzeń 2026 – skąd wynikają nowe obowiązki?

Podstawą zmian jest dyrektywa 2023/970/UE. Jej głównym celem jest wzmocnienie zasady równego wynagrodzenia za jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości. Sama zasada nie jest nowa – wynika zarówno z prawa unijnego, jak i z polskiego Kodeksu pracy. Nowością jest natomiast wprowadzenie konkretnych mechanizmów, które mają ułatwić jej egzekwowanie.

Dotychczas pracownik, który podejrzewał nierówne traktowanie płacowe, często nie miał dostępu do danych pozwalających ocenić, czy jego wynagrodzenie rzeczywiście odbiega od wynagrodzeń innych osób wykonujących porównywalną pracę. Dyrektywa 2023/970/UE ma tę sytuację zmienić. Pracownik ma zyskać większy dostęp do informacji, a pracodawca – obowiązek bardziej przejrzystego zarządzania systemem płac.

W Polsce wdrożenie dyrektywy 2023/970/UE ma nastąpić przez odrębną ustawę o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości. Projekt został opublikowany w Rządowym Centrum Legislacji, ma status projektu otwartego i podlega obecnie procesowi opiniowania.

Czy jawność wynagrodzeń oznacza obowiązek ujawniania pensji wszystkich pracowników?

Nie. Jawność wynagrodzeń nie oznacza, że pracodawca będzie musiał publikować imienne listy wynagrodzeń ani ujawniać pensji konkretnych osób. Celem projektowanych przepisów jest zapewnienie przejrzystości zasad wynagradzania, a nie naruszenie prywatności pracowników.

W praktyce chodzi przede wszystkim o to, aby pracownik lub kandydat wiedział:

• według jakich kryteriów ustalane jest wynagrodzenie;
• jaki jest poziom lub przedział wynagrodzenia przewidziany dla danego stanowiska;
• czy w organizacji występują różnice płacowe między kobietami i mężczyznami;
• czy różnice te są uzasadnione obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami.

To oznacza, że zgodnie z projektowanymi przepisami pracodawca będzie zobowiązany uporządkować politykę płacową i przygotować się do wyjaśnienia, dlaczego osoby na podobnych stanowiskach zarabiają tyle, ile zarabiają.

Widełki płacowe w ogłoszeniach – co zmieni się w rekrutacji?

Jedną z najbardziej praktycznych zmian projekt przewiduje obowiązek przekazywania kandydatom informacji o początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale. Informacja ta ma być przekazana odpowiednio wcześnie, tak aby kandydat mógł świadomie podjąć decyzję o udziale w rekrutacji.

W praktyce oznacza to, że pracodawca powinien przygotować się do publikowania albo przekazywania kandydatom widełek wynagrodzenia. Nie musi to oznaczać jednej konkretnej kwoty. Możliwe będzie wskazanie przedziału, np. od 8 000 zł do 10 000 zł brutto, pod warunkiem że przedział ten będzie rzeczywisty, uzasadniony i powiązany z obiektywnymi kryteriami.

Pracodawca nie powinien tworzyć widełek pozornych, zbyt szerokich lub oderwanych od realnej polityki płacowej. Przedział wynagrodzenia powinien wynikać z wartości stanowiska, poziomu odpowiedzialności, wymaganych kompetencji, doświadczenia oraz warunków wykonywania pracy.

Zakaz pytania o wcześniejsze wynagrodzenie

Jednym z istotnych elementów projektowanych przepisów będzie ograniczenie praktyki pytania kandydatów o ich dotychczasowe wynagrodzenie. Tego rodzaju pytania mogą utrwalać istniejące nierówności płacowe, zwłaszcza jeżeli wcześniejsze wynagrodzenie było zaniżone z przyczyn dyskryminacyjnych lub rynkowych.

W praktyce pracodawca powinien odejść od modelu negocjacji opartego na historii wynagrodzenia kandydata. Punktem wyjścia powinny być obiektywne kryteria związane ze stanowiskiem oraz budżet wynagrodzeń w organizacji.

Dla działów HR oznacza to konieczność zmiany formularzy rekrutacyjnych, skryptów rozmów kwalifikacyjnych oraz wewnętrznych procedur prowadzenia rekrutacji.

Kryteria wynagradzania – obiektywne i neutralne pod względem płci

Jednym z głównych obowiązków wynikających z projektu będzie posiadanie przez pracodawców struktur wynagrodzeń umożliwiających ocenę, czy pracownicy znajdują się w porównywalnej sytuacji. Pracodawca będzie musiał wykazać, że wynagrodzenie nie jest ustalane arbitralnie, lecz na podstawie jasnych i sprawdzalnych kryteriów, które w praktyce znajdują odzwierciedlenie w zasadach tworzenia regulaminu wynagradzania.

Projektowane regulacje wskazują cztery podstawowe kryteria oceny wartości pracy:

Pracodawca będzie mógł stosować także dodatkowe kryteria, jeżeli mają znaczenie dla danego stanowiska lub miejsca pracy. Ważne jest jednak, aby wszystkie kryteria były neutralne pod względem płci i nie prowadziły do bezpośredniej ani pośredniej dyskryminacji.

Wartościowanie stanowisk – dlaczego będzie tak ważne?

Jawność wynagrodzeń 2026 będzie w praktyce wymagała od pracodawców wartościowania stanowisk. Nie chodzi wyłącznie o formalny dokument, ale o realne uporządkowanie struktury płacowej.

Pracodawca powinien umieć odpowiedzieć na pytania:

• które stanowiska są porównywalne;
• jakie kompetencje są wymagane na danym stanowisku;
• jakie czynniki uzasadniają wyższe lub niższe wynagrodzenie;
• czy różnice płacowe wynikają z obiektywnych kryteriów;
• czy system premiowy nie prowadzi do nieuzasadnionych różnic między kobietami i mężczyznami.

Brak wartościowania stanowisk może utrudnić wykazanie, że różnice wynagrodzeń są uzasadnione. W razie sporu lub kontroli pracodawca będzie musiał przedstawić nie tylko deklarację, ale także dokumenty i dane potwierdzające prawidłowość przyjętych zasad.

Prawo pracownika do informacji o wynagrodzeniu

Dyrektywa 2023/970/UE oraz projekt ustawy przewidują również prawo pracownika do uzyskania informacji dotyczących jego indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzenia w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości.

Informacje te mają być przekazywane w podziale na płeć. Celem nie jest ujawnienie wynagrodzeń konkretnych osób, lecz umożliwienie pracownikowi oceny, czy w jego kategorii stanowiskowej występują nieuzasadnione różnice płacowe.

W praktyce pracodawca powinien przygotować procedurę obsługi takich wniosków. Konieczne będzie ustalenie:

• kto odpowiada za przyjmowanie wniosków;
• w jakim terminie udzielana jest odpowiedź;
• w jaki sposób wyznaczane są kategorie pracowników;
• jakie dane mogą zostać przekazane;
• jak chronione są dane osobowe innych pracowników.

Raportowanie luki płacowej – kto będzie objęty obowiązkiem?

Najbardziej rozbudowane obowiązki sprawozdawcze obejmą pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników. zgodnie z projektem będą oni zobowiązani do sporządzania sprawozdań dotyczących luki płacowej ze względu na płeć.

Zakres danych ma obejmować m.in. lukę płacową, medianę luki płacowej, różnice w składnikach uzupełniających i zmiennych, odsetek kobiet i mężczyzn otrzymujących takie składniki oraz rozkład pracowników według przedziałów wynagrodzeń.

Warto podkreślić, że obowiązki transparentności wynagrodzeń nie dotyczą wyłącznie dużych firm. Mniejsi pracodawcy również będą musieli przygotować się do wymogów związanych z kryteriami płacowymi, informowaniem pracowników i kandydatów oraz przeciwdziałaniem dyskryminacji płacowej.

Jakie dane będą raportowane?

Zgodnie z projektem sprawozdanie z luki płacowej ma obejmować dane dotyczące całej organizacji. Pracodawcy będą musieli wykazać m.in.:

• ogólną lukę płacową ze względu na płeć;
• lukę płacową w składnikach zmiennych lub uzupełniających;
• medianę luki płacowej;
• odsetek kobiet i mężczyzn otrzymujących składniki zmienne;
• odsetek kobiet i mężczyzn w poszczególnych przedziałach wynagrodzeń;
• lukę płacową w podziale na kategorie pracowników.

Część informacji będzie publikowana przez organ monitorujący. Nie wszystkie dane będą jednak publiczne – szczegółowe informacje o luce płacowej w podziale na kategorie pracowników mają być przekazywane uprawnionym podmiotom, ale nie będą podawane do wiadomości publicznej.

Wspólna ocena wynagrodzeń – kiedy będzie konieczna?

Jeżeli raport ujawni istotną i nieuzasadnioną lukę płacową, pracodawca może być zobowiązany do przeprowadzenia wspólnej oceny wynagrodzeń. Zgodnie z założeniami projektowanych przepisów obowiązek ten powstanie, gdy spełnione będą łącznie określone warunki, w szczególności gdy luka płacowa w danej kategorii pracowników wyniesie co najmniej 5%, nie będzie uzasadniona obiektywnymi kryteriami i nie zostanie usunięta w wymaganym terminie.

Wspólna ocena wynagrodzeń ma służyć nie tylko identyfikacji problemu, ale także określeniu środków zaradczych. Pracodawca będzie musiał współpracować z przedstawicielami pracowników lub organizacjami związkowymi, jeżeli działają w zakładzie pracy.

Sankcje za naruszenie obowiązków

Projekt ustawy przewiduje sankcje za naruszenie obowiązków związanych z przejrzystością wynagrodzeń. Wśród potencjalnych naruszeń wskazuje się m.in. brak oceny wartości stanowisk, nieudostępnienie wymaganych informacji pracownikowi, brak sprawozdania z luki płacowej, nieprzeprowadzenie wspólnej oceny wynagrodzeń czy stosowanie postanowień zakazujących pracownikom ujawniania własnego wynagrodzenia.

Projekt przewiduje kary grzywny od 2 000 zł do 60 000 zł. Dla pracodawców oznacza to, że jawność wynagrodzeń nie będzie wyłącznie miękkim standardem HR, ale realnym obowiązkiem prawnym, którego naruszenie może skutkować również kontrolą Państwowej Inspekcji Pracy.

Co pracodawca powinien zrobić przed 7 czerwca 2026 r.?

Przygotowanie do jawności wynagrodzeń powinno rozpocząć się wcześniej niż w momencie wejścia w życie przepisów. Najwięcej czasu może zająć uporządkowanie danych płacowych i wartościowanie stanowisk.

Pracodawca powinien w szczególności:

• przeanalizować aktualną strukturę wynagrodzeń;
• sprawdzić, czy istnieją widełki płacowe dla poszczególnych stanowisk;
• zweryfikować proces rekrutacji i treść ogłoszeń;
• usunąć pytania o dotychczasowe wynagrodzenie kandydatów;
• przygotować kryteria wynagradzania i awansów;
• przeprowadzić wstępną analizę luki płacowej;
• przygotować procedurę odpowiedzi na wnioski pracowników;
• przeszkolić HR i menedżerów.

Jawność wynagrodzeń 2026 – tabela obowiązków pracodawcy

Jawność wynagrodzeń 2026 – podsumowanie

Jawność wynagrodzeń 2026 oznacza istotną zmianę w podejściu do polityki płacowej. Pracodawcy będą musieli przejść od modelu, w którym wynagrodzenia często były ustalane indywidualnie i mało transparentnie, do modelu opartego na jasnych, obiektywnych i możliwych do udokumentowania kryteriach.

Najważniejsze znaczenie będą miały trzy obszary: rekrutacja, widełki płacowe oraz raportowanie i analiza luki płacowej. Pracodawcy, którzy rozpoczną przygotowania odpowiednio wcześnie, będą mogli ograniczyć ryzyko sporów, kontroli i sankcji, a jednocześnie poprawić zaufanie pracowników do systemu wynagradzania.

Nie masz pewności, czy Twoja organizacja jest przygotowana na nowe obowiązki związane z jawnością wynagrodzeń? Skontaktuj się z naszą kancelarią. Pomożemy przeanalizować politykę płacową, przygotować kryteria wynagradzania, procedury rekrutacyjne i działania ograniczające ryzyko naruszenia zasady równego wynagrodzenia.

FAQ – najczęstsze pytania na temat: Jawność wynagrodzeń 2026