Aktualizacja: 7 października 2026 r. Poniżej uwzględniamy zmiany obowiązujące od 5 marca 2026 r. Legalność pobytu i podstawę wykonywania pracy trzeba sprawdzać oddzielnie, dla konkretnej osoby.
Zatrudnienie Ukraińca w 2026 roku wymaga sprawdzenia aktualnej podstawy pobytu oraz trybu dopuszczenia do pracy. Od 5 marca 2026 r. obowiązują zasadnicze zmiany wynikające z ustawy o wygaszeniu części rozwiązań specustawy. Powiadomienie pozostaje ważną ścieżką, ale nie zastępuje legalnego pobytu.
Poniższy poradnik przedstawia wszystkie najważniejsze kwestie dotyczące zatrudniania obywatela Ukrainy w 2026 roku, w tym podstawy prawne, procedury, zmiany legislacyjne, obowiązki pracodawcy oraz praktyczne wskazówki. Tekst obejmuje również przykłady oraz bilans typowych błędów, które nadal popełniają przedsiębiorcy.
Aktualny stan prawny – do kiedy Ukraińcy mogą legalnie pracować w Polsce?
Na poziomie UE przyjęto przedłużenie ochrony czasowej do 4 marca 2028 r. Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2026/1912 z 30 lipca 2026 r. przewiduje kolejny okres ochrony, stosowany od 5 marca 2027 r. Nie należy utożsamiać tego z automatycznym przedłużeniem każdej polskiej wizy, karty pobytu lub innego dokumentu. Dla określonych krajowych dokumentów i okresów pobytu ustawa z 23 stycznia 2026 r. wskazuje 4 marca 2027 r.; trzeba sprawdzić właściwy przepis i sytuację konkretnej osoby.
Sprawdź aktualny status UKR, nie tylko dawny wydruk numeru PESEL. Osoby, którym PESEL UKR nadano na podstawie oświadczenia, miały obowiązek potwierdzić tożsamość ważnym dokumentem podróży do 31 sierpnia 2026 r. Art. 25 ustawy wygaszającej przewiduje od 1 września 2026 r. zmianę UKR na NUE i utratę uprawnienia do ochrony w przypadku niedopełnienia tego obowiązku. W październiku trzeba weryfikować jego wykonanie oraz ewentualną inną podstawę legalnego pobytu.
Przy nowych przypadkach objęcia ochroną trzeba uwzględnić również art. 2 decyzji (UE) 2026/1912, dotyczący spełnienia obowiązków wojskowych w Ukrainie i przedstawienia, gdy ma to zastosowanie, dowodu ich spełnienia. Po sprostowaniu przepis stosuje się od 5 sierpnia 2026 r. Nie obejmuje osób korzystających z ochrony w danym państwie najpóźniej 4 sierpnia 2026 r. i zachowujących ją nieprzerwanie w tym państwie. Nie jest to dodatkowy obowiązek okresowego odnawiania powiadomienia przez pracodawcę.
Najważniejsze zasady:
- Status UKR potwierdza korzystanie z ochrony czasowej w Polsce; sprawdź, czy jest aktualny.
- Dostęp do pracy może wynikać z powiadomienia albo innej właściwej podstawy, zależnie od sytuacji cudzoziemca.
- Trzyletni przepis przejściowy obejmuje również legalnie przebywających obywateli Ukrainy bez ochrony czasowej.
Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.
Formy legalizacji pracy Ukraińców w 2026 roku
Dla zatrudnienia istotne są: ochrona czasowa, przepisy przejściowe dotyczące legalnie przebywających obywateli Ukrainy oraz ewentualne inne podstawy dostępu do rynku pracy. Sam brak PESEL UKR nie oznacza obowiązku uzyskania zezwolenia na pracę.
1. Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy – zasady uproszczone
Odtwarzacz YouTube ładuje się dopiero po kliknięciu.
Pracodawca składa powiadomienie przez praca.gov.pl w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy. Od 5 marca 2026 r. procedura obejmuje cudzoziemców korzystających z ochrony czasowej w Polsce. Dodatkowo art. 41 ustawy wygaszającej przez 3 lata od jej wejścia w życie pozwala korzystać z tej ścieżki obywatelom Ukrainy przebywającym legalnie w Polsce, którzy nie korzystają z ochrony czasowej.
Wymogi:
- legalny pobyt Ukraińca (np. PESEL UKR);
- zawarcie umowy (o pracę lub cywilnoprawnej);
- wynagrodzenie nie niższe niż minimalne;
- praca zgodna z informacją z powiadomienia.
Powiadomienia nie trzeba odnawiać okresowo tylko z powodu upływu czasu. Powiadomienia złożone przed 5 marca 2026 r. korzystają z przepisu przejściowego w art. 40. Trzeba natomiast ocenić obowiązek ponownego zgłoszenia po zmianie warunków pracy. Samo powiadomienie nie legalizuje pobytu.
2. Zezwolenie na pracę a brak statusu UKR
Zezwolenie na pracę jest jedną z możliwych podstaw zatrudnienia, gdy jest wymagane w konkretnej sytuacji. Nie wynika ono automatycznie z braku statusu UKR. W okresie przejściowym legalnie przebywający obywatel Ukrainy bez ochrony czasowej może korzystać z powiadomienia. Zezwolenie na pracę samo w sobie nie legalizuje pobytu.
3. Oświadczenie o powierzeniu pracy (dotyczy tylko wybranych przypadków)
Procedura oświadczeń może mieć zastosowanie przy spełnieniu odrębnych warunków ustawowych. Nie należy jednak zakładać, że osoba bez UKR musi korzystać właśnie z oświadczenia albo zezwolenia. W pierwszej kolejności sprawdź możliwość zastosowania powiadomienia na podstawie przepisu przejściowego oraz ewentualne inne uprawnienia do pracy.
Pobyt Ukraińców w Polsce w 2026 roku – jakie dokumenty są ważne?
Dokument pobytowy i podstawa wykonywania pracy to odrębne kwestie. Sprawdź aktualny status oraz właściwe dla danego dokumentu przepisy o przedłużeniu. Do możliwych podstaw pobytu należą:
- ochrona czasowa w Polsce przy zachowaniu uprawnienia, z uwzględnieniem przyjętego na poziomie UE przedłużenia do 4 marca 2028 r.;
- zezwolenia na pobyt czasowy i pracę;
- wizy krajowej (D);
- wizy humanitarnej;
- ruchu bezwizowego (wyłącznie krótkotrwale – do 90 dni w ciągu 180 dni, wymaga dodatkowej legalizacji pracy).
Przykład 1
Pracownik z Ukrainy zachował status UKR i pracuje na warunkach wskazanych w prawidłowo złożonym powiadomieniu. Pracodawca sprawdza dalszą legalność pobytu i zgodność rzeczywistych warunków pracy ze zgłoszeniem. Sama zmiana przepisów od 5 marca 2026 r. nie wymaga ponownego zgłoszenia niezmienionego zatrudnienia; wcześniejsze powiadomienia obejmuje art. 40 ustawy wygaszającej.
Przykład 2
Obywatel Ukrainy przebywa legalnie w Polsce w ramach ruchu bezwizowego i nie korzysta z ochrony czasowej. W okresie przejściowym może podjąć pracę na podstawie powiadomienia, jeżeli spełnia wymagania tej procedury. Pracodawca musi nadal pilnować terminu legalnego pobytu. Powiadomienie nie wydłuża limitu pobytu w ruchu bezwizowym.
Przykład 3
Studentka albo absolwentka polskiej uczelni może mieć odrębną podstawę dostępu do rynku pracy. Zakończenie studiów nie oznacza automatycznie, że zezwolenie na pobyt wygasa tego samego dnia ani że zawsze potrzebne jest zezwolenie na pracę. Trzeba sprawdzić rodzaj studiów, aktualny tytuł pobytowy, obowiązki informacyjne oraz przesłanki właściwego zwolnienia lub zastosowania powiadomienia.
Przykład 4
Pracownik zatrudniony jako kierowca otrzymuje nowe zadania. Nie każda zmiana trasy oznacza zmianę stanowiska. Jeżeli faktycznie zmienia się stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy, należy ocenić obowiązek ponownego powiadomienia w ciągu 7 dni. W transporcie międzynarodowym trzeba dodatkowo sprawdzić przepisy dotyczące przewozów i pracy w innych państwach.
Przykład 5
Pracownik wraca po długim wyjeździe z Polski. Wyjazd przekraczający 30 dni co do zasady powoduje utratę ochrony czasowej, z uwzględnieniem ustawowych wyjątków. Przed ponownym dopuszczeniem do pracy pracodawca weryfikuje aktualny status i podstawę pobytu. Utrata UKR nie wyklucza powiadomienia, jeśli obywatel Ukrainy przebywa legalnie na innej podstawie i mieści się w przepisie przejściowym.
Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.
Zmiany w zatrudnianiu Ukraińców od 5 marca 2026 r.
Najważniejsze dla pracodawców są obecnie obowiązujące przepisy, a nie dawne zapowiedzi zmian. Ustawa z 23 stycznia 2026 r. (Dz.U. poz. 203) weszła zasadniczo w życie 5 marca 2026 r.
Najważniejsze zmiany:
- przyjęte na poziomie UE przedłużenie ochrony czasowej do 4 marca 2028 r. oraz konieczność odrębnej kontroli dokumentów pobytowych;
- powiadomienie dla cudzoziemców objętych ochroną czasową w Polsce;
- trzyletni przepis przejściowy dla legalnie przebywających obywateli Ukrainy bez ochrony czasowej;
- utrzymanie skutków powiadomień złożonych przed 5 marca 2026 r. na zasadach art. 40;
- obowiązek rozdzielenia kontroli pobytu od kontroli podstawy pracy.
Obowiązki pracodawcy zatrudniającego obywatela Ukrainy w 2026 r.
1. Zgłoszenie zatrudnienia
Wybierz właściwą podstawę pracy. Przy powiadomieniu zachowaj termin 7 dni od rozpoczęcia pracy; przy zezwoleniu albo oświadczeniu sprawdź warunki właściwe dla tego trybu. Samo złożenie wniosku o zezwolenie co do zasady nie daje prawa do rozpoczęcia pracy.
2. Archiwizacja dokumentów
Pracodawca musi przechowywać:
- kopię dokumentu pobytowego;
- kopię umowy;
- potwierdzenie powiadomienia;
- dokumenty płacowe.
3. Wynagrodzenie zgodne z prawem
Wynagrodzenie musi odpowiadać umowie, wymaganiom wybranego trybu zatrudnienia oraz obowiązującemu minimalnemu wynagrodzeniu albo minimalnej stawce godzinowej, jeśli ma zastosowanie. Przy pracy na powiadomieniu należy zachować warunki zgłoszenia; zwiększenie wymiaru czasu pracy wymaga odpowiedniego uwzględnienia wynagrodzenia.
4. Informowanie urzędu
Nie każda zmiana wymaga nowego powiadomienia. Art. 5a ust. 5 przewiduje ponowne zgłoszenie w ciągu 7 dni po zmianie rodzaju umowy, stanowiska lub rodzaju pracy, zmniejszeniu wymiaru czasu pracy albo liczby godzin oraz obniżeniu miesięcznej lub godzinowej stawki wynagrodzenia.
Typowe błędy popełniane przez pracodawców
- brak powiadomienia w terminie 7 dni;
- zatrudnienie niezgodne z powiadomieniem (inna stawka, inne stanowisko);
- brak kopii dokumentów pobytowych;
- nieprawidłowe rozliczanie urlopów i nadgodzin;
- powierzenie pracy bez sprawdzenia dalszej legalności pobytu i podstawy pracy po utracie UKR.
Przykład błędu
Pracodawca zmienia stanowisko z pracownika magazynowego na operatora wózka. Jeżeli jest to rzeczywista zmiana stanowiska lub rodzaju pracy, powinien złożyć ponowne powiadomienie w terminie 7 dni. Brak wymaganego zgłoszenia może skutkować odpowiedzialnością; ocena legalności zatrudnienia zależy także od podstawy pobytu i pracy.
Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.
Kontrole PIP i Straży Granicznej w 2026 r.
Pracodawca powinien być przygotowany na kontrolę legalności zatrudnienia prowadzoną przez PIP lub Straż Graniczną. Istotne są w szczególności:
Kontrolowane będą:
- zgodność umowy z powiadomieniem;
- wypłata wynagrodzeń;
- warunki BHP;
- legalność pobytu i pracy.
Czy Ukraińcy mogą prowadzić działalność gospodarczą?
Możliwość prowadzenia jednoosobowej działalności zależy od podstawy pobytu i uprawnień konkretnej osoby. Nie każda karta pobytu automatycznie uprawnia do wpisu do CEIDG. Osoby, które rozpoczęły działalność na podstawie dawnego art. 23 specustawy, mogą ją kontynuować na warunkach przepisu przejściowego z art. 42 ustawy wygaszającej, w okresie legalnego pobytu. Przy zakładaniu nowej firmy trzeba sprawdzić aktualną podstawę uprawnienia, np. ochronę czasową.
Zatrudnienie Ukraińca 2026 – podsumowanie
Zatrudnienie Ukraińca w 2026 roku należy oceniać z uwzględnieniem zmian obowiązujących od 5 marca 2026 r. Najważniejsze są aktualna legalność pobytu, właściwa podstawa pracy, terminowe powiadomienie oraz zgodność pracy z warunkami zgłoszenia. Termin ochrony czasowej nie jest wspólnym terminem ważności wszystkich wiz i zezwoleń.
Regularna kontrola dokumentów i warunków zatrudnienia pomaga ograniczać ryzyko naruszeń. Przed dopuszczeniem do pracy sprawdź konkretny przypadek, zamiast opierać się wyłącznie na obywatelstwie lub samym numerze PESEL.
Jeśli planujesz zatrudnić Ukraińca w 2026 roku, masz wątpliwości co do procedur, powiadomień, dokumentów lub statusu UKR – skontaktuj się z naszą kancelarią. Doradzimy, przygotujemy dokumenty i zadbamy o to, aby zatrudnienie było w pełni legalne i bezpieczne.
FAQ – najczęstsze pytania i odpowiedzi na temat: Zatrudnienie Ukraińca 2026
1. Do kiedy Ukraińcy mogą legalnie pracować w Polsce?
Decyzja Rady (UE) 2026/1912 przewiduje przedłużenie ochrony czasowej do 4 marca 2028 r., w kolejnym okresie od 5 marca 2027 r. Nie jest to wspólny termin ważności wszystkich dokumentów ani legalnej pracy każdego obywatela Ukrainy. Trzeba sprawdzić zachowanie uprawnienia do ochrony, aktualny pobyt i podstawę pracy. Ustawowe przedłużenia określonych polskich dokumentów do 4 marca 2027 r. są odrębną kwestią.
2. Czy w 2026 r. nadal działa procedura powiadomienia?
Tak. Pracodawca składa powiadomienie przez praca.gov.pl w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy. Od 5 marca 2026 r. obowiązują nowe przepisy oraz trzyletni przepis przejściowy dla legalnie przebywających obywateli Ukrainy bez ochrony czasowej.
3. Czy można zatrudnić Ukraińca bez PESEL UKR?
Tak. Sam brak statusu UKR nie oznacza obowiązku uzyskania zezwolenia. Legalnie przebywający obywatel Ukrainy bez ochrony czasowej może korzystać z powiadomienia na podstawie art. 41 ustawy wygaszającej, w okresie 3 lat od jej wejścia w życie.
4. Jakie wynagrodzenie musi otrzymać obywatel Ukrainy?
Trzeba zachować wynagrodzenie wymagane przez umowę, wybraną podstawę zatrudnienia oraz przepisy o minimalnym wynagrodzeniu albo minimalnej stawce godzinowej, jeśli ma zastosowanie. Przy powiadomieniu istotna jest także zgodność z warunkami zgłoszenia.
5. Czy zmiana stanowiska wymaga nowego powiadomienia?
Zmiana stanowiska lub rodzaju wykonywanej pracy jest przesłanką ponownego powiadomienia w ciągu 7 dni. Obowiązek obejmuje także wskazane w ustawie zmiany umowy, obniżenie stawki oraz zmniejszenie wymiaru czasu pracy lub liczby godzin. Nie każda organizacyjna zmiana obowiązków jest automatycznie zmianą rodzaju pracy.
Podstawa prawna i źródła aktualizacji
- Ustawa z 23 stycznia 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 203, w szczególności art. 19, 20, 25 oraz 40–42. Zasadnicze zmiany obowiązują od 5 marca 2026 r.
- Powiatowy Urząd Pracy w Poznaniu: zasady zatrudniania po wygaszeniu rozwiązań specustawy.
Źródła unijne: decyzja wykonawcza Rady (UE) 2026/1912 oraz sprostowanie z 5 sierpnia 2026 r.. Termin 4 marca 2028 r. dotyczy przedłużenia ochrony czasowej, nie wszystkich dokumentów pobytowych.