Praca zdalna – jakie są jej główne zasady oraz czy będzie dostępna dla każdego pracownika?

Jeszcze w starym roku omówiliśmy dla Państwa tematykę planowanych zmian Kodeksu pracy. Jednym z głównych i, jak się wydaje, najszerzej komentowanych elementów projektu jest wprowadzenie do polskich przepisów pojęcia pracy zdalnej. Rozwiązanie to pojawiło się po raz pierwszy w specustawie covidowej. Jednakże z samej konstrukcji tych  przepisów miały być to jedynie przepisy czasowe. Ustawodawca dostrzegł jednak, jak dużym zainteresowaniem cieszył się home office. Zarówno organizacje pracodawców, jak i pracowników postulowały wprowadzenie tego rozwiązania na stałe. Odpowiedzią jest procedowany obecnie w Sejmie projekt ustawy o zmianie ustawy – kodeks pracy. Prace nad nowelizacją dobiegają powoli końca – rozpatrywane są obecnie poprawki Senatu. Przyjrzyjmy się więc szerzej głównym założeniom pracy zdalnej.

Spis treści

• Czym jest praca zdalna?
• Kiedy wniosek o pracę zdalną jest wiążący dla pracodawcy?
• Wniosek o pracę zdalną jako powód wypowiedzenia umowy o pracę? Ochrona pracowników pracujących zdalnie
• Równe traktowanie pracowników pracujących zdalnie oraz w siedzibie pracodawcy
• Obowiązki pracodawcy związane z pracą zdalną
• Kiedy ustawa wejdzie w życie?

Czym jest praca zdalna?

Wedle definicji ustawowej jest to praca, którą można wykonywać całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Miejsce to należy każdorazowo uzgodnić z pracodawcą. Z inicjatywą rozpoczęcia współpracy w tej formie może wyjść zarówno pracownik, jak i pracodawca. Dopuszcza się ustalenie tego już w chwili zawierania umowy o pracę. Zmiana sposobu świadczenia pracy ze standardowej na zdalną (i odwrotnie) może również nastąpić w trakcie trwania stosunku pracy. Zasady zdalnego wykonywania obowiązków powinny zostać określone w porozumieniu pracodawcy z zakładową organizacją związkową, a jeśli u danego pracodawcy nie działają związki zawodowe – w regulaminie dotyczącym tego rodzaju zatrudnienia uzgodnionym po konsultacjach z przedstawicielami pracowników.

Kiedy wniosek o pracę zdalną jest wiążący dla pracodawcy?

Co do zasady pracodawca nie jest zobligowany do zapewnienia pracy zdalnej każdemu zainteresowanemu nią pracownikowi. Sytuacja ta nie dotyczy jednak enumeratywnie wymienionych przypadków:

1. pracownicy w ciąży,
2. pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
3. pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
4. pracownika – rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu – również po osiągnięciu przez dziecko 18. roku życia,
5. pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych – również po osiągnięciu przez dziecko 18. roku życia,
6. pracownika – rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych – również po osiągnięciu przez dziecko 18. roku życia.

W przypadku tych osób, o ile praca zdalna jest możliwa technicznie do wdrożenia ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika, pracodawca jest związany wnioskiem pracownika.

Jeśli wniosek nie dotyczy wskazanego powyżej katalogu osób albo praca zdalna nie jest możliwa w danym przypadku, pracodawca o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku informuje pracownika w formie papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Wniosek o pracę zdalną jako powód wypowiedzenia umowy o pracę? Ochrona pracowników pracujących zdalnie

Co niezwykle ważne, ustawodawca zabezpieczył pracowników wykonujących pracę zdalną przed wypowiedzeniem umowy. Możemy bowiem sobie wyobrazić sytuację, gdy pracodawca próbuje ‘ratować się’ przed niechcianą pracą zdalną, decydując się na rozwiązanie umowy z pracownikiem. Zgodnie z projektem, przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę nie może jednak stanowić:

1. złożenie wniosku przez pracownika wymienionego w ustawie jako osoba, której wolą co do pracy zdalnej pracodawca jest związany,
2. odmowa modyfikacji formy wykonywania pracy (ze zdalnej na standardową i odwrotnie) wyrażona przez pracownika w trakcie trwania stosunku pracy,
3. wniosek pracownika o zaprzestanie pracy zdalnej podjętej w trakcie trwania stosunku pracy.

Pracodawca nie może ponadto wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy przez pracownika, którego wniosek o pracę zdalną jest wiążący, chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Równe traktowanie pracowników pracujących zdalnie oraz w siedzibie pracodawcy

Pracownik pracujący zdalnie nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy. Należy oczywiście uwzględnić w tym zakresie odrębności związane z warunkami wykonywania pracy zdalnej. Pracownika nie można ponadto w żaden sposób dyskryminować z powodu wykonywania lub odmowy wykonywania tego rodzaju pracy.

Obowiązki pracodawcy związane z pracą zdalną

Projekt ustawy nakłada na pracodawcę, którego pracownik wykonuje pracę zdalną, liczne obowiązki:

1. obowiązek zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, ewentualnie obowiązek wypłaty ekwiwalentu pieniężnego bądź ryczałtu,
2. obowiązek zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub obowiązek pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także obowiązek pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
3. obowiązek zapewnienia pracownikowi świadczącemu pracę zdalną szkoleń i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania tej pracy,
4. obowiązek określenia procedur ochrony danych osobowych oraz obowiązek przeprowadzenia, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie,
5. obowiązek umożliwienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami oraz korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.

Kiedy ustawa wejdzie w życie?

Sejm zajmie się poprawkami zgłoszonymi przez Senat w pierwszej połowie stycznia 2023 r. Należy więc zakładać, że ustawa zacznie obowiązywać na przełomie I i II kwartału 2023 r. Wedle przepisów przejściowych znaczna większość jej zapisów ma wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia – wyjątkami są m.in. przepisy dotyczące pracy zdalnej, które mają wejść w życie po upływie 2 miesięcy od dnia ogłoszenia.