Zdarza Ci się, że klienci nie płacą na czas za faktury? Nie wiesz, jak skutecznie upomnieć się o zaległe płatności? W tym artykule znajdziesz wszystko, co musisz wiedzieć o tym, jak napisać wezwanie do zapłaty.
Wezwanie do zapłaty – co to jest?
Wezwanie do zapłaty to dokument, którego istotą jest skłonienie dłużnika do uregulowania zaległości finansowych wobec kontrahenta. To pierwszy etap polubownego dochodzenia należności, który może pomóc zaoszczędzić czas i pieniądze.
Wezwanie do zapłaty – wzór
Nie ma oficjalnego i jednego wzoru wezwanie do zapłaty. Ważne, aby:
| było napisane językiem stanowczym, powinno być jasne i zrozumiałe dla dłużnika | np. Wzywam do niezwłocznego uregulowania należności z tytułu … |
| zawierało dane stron (wierzyciela i dłużnika) | np. Jan Kowalski, Adam Nowak wraz z adresami zamieszkania |
| wskazywało podstawę zadłużenia | np. numer faktury VAT, umowa o dzieło |
| informowało o kwocie zadłużenia | np. 10.000 złotych |
| wskazywało termin zapłaty | np. w ciągu 14 dni od dnia doręczenia |
| określało konsekwencje niespełnienia zobowiązania | np. naliczenia odsetek, wytoczenia powództwa przed sądem |
| wskazywało sposób zapłaty | np. wpłata na określony numer rachunku bankowego |
| określało datę i miejsce wystawienia wezwania do zapłaty | |
| było podpisane przez wierzyciela |
Wezwanie do zapłaty można wysłać za pomocą listu poleconego lub doręczyć osobiście. Przed wysłaniem wezwania do zapłaty warto spróbować skontaktować się z dłużnikiem i polubownie rozwiązać problem.
Jak zwiększyć skuteczność wezwania do zapłaty?
Wezwanie do zapłaty powinno jasno informować dłużnika o dalszych krokach wierzyciela w przypadku braku płatności. Aby zwiększyć jego skuteczność, warto zaznaczyć, że niespełnienie zobowiązania może skutkować m.in.:
| wstrzymaniem dostaw towarów lub usług | wierzyciel ma prawo zaprzestać realizacji kolejnych zamówień, dopóki nie otrzyma należności za już wykonane usługi lub dostarczone towary |
| postępowaniem sądowym | w przypadku braku reakcji na wezwanie do zapłaty wierzyciel może skierować sprawę do sądu; warto też poinformować dłużnika, że to on może ponieść koszty procesu sądowego, jeśli sąd uwzględni żądania wierzyciela |
| sprzedażą długu | wierzyciel może sprzedać dług firmie windykacyjnej, która zajmie się jego dalszą windykacją |
| opublikowaniem danych w BIG | informacja o negatywnej historii płatności dłużnika może zostać umieszczona w bazach BIG; to może utrudnić dłużnikowi zaciąganie kredytów i zawieranie umów z kontrahentami w przyszłości |
Dodatkowo w przedsądowym wezwaniu do zapłaty warto:
- stosować wyróżnienia, np. czerwony kolor, powiększona czcionka, by podkreślić najważniejsze informacje, takie jak kwota długu, termin spłaty i konsekwencje niespełnienia zobowiązania,
- zachować stanowczy, ale rzeczowy ton – celem wezwania do zapłaty jest skłonienie dłużnika do zapłaty, a nie jego zastraszanie; dlatego należy unikać agresywnego języka i stosować się do zasad kultury biznesowej,
- przestrzegać poprawności merytorycznej i językowej – wezwanie do zapłaty powinno być wolne od błędów ortograficznych i gramatycznych.
Czy można wysłać wezwanie do zapłaty po angielsku?
Wiele firm decyduje się na wezwanie do zapłaty po angielsku, szczególnie w przypadku kontraktów międzynarodowych lub klientów zagranicznych. To sposób na dochodzenie należności poza Polską. Należy jednak upewnić się, że obie strony znają i rozumieją język angielski. Równie ważne jest by:
- zachować przejrzystość komunikatu,
- utrzymać profesjonalny, zwięzły i uprzejmy, ale stanowczy ton,
- precyzyjnie określić termin płatności,
- poinformować o terminie płatności oraz o konsekwencjach jej braku,
- przestrzegać poprawności gramatycznej i językowej (zgodnych z zasadami języka angielskiego).
Wezwanie do zapłaty należy podpisać oraz wskazać miejsce i datę jego sporządzenia. Można je wysłać pocztą tradycyjną lub e-mailem.
Kiedy wysłać wezwanie do zapłaty?
Ustawodawca nie określa jednoznacznie momentu, w którym wierzyciel powinien sporządzić i wysłać wezwanie do zapłaty. W praktyce rzadko wysyła się je z powodu drobnych opóźnień, jednak nie warto zwlekać zbyt długo. Decyzja o sporządzeniu wezwania do zapłaty powinna opierać się na zdrowym rozsądku oraz uwzględniać:
- wysokość długu,
- relacje z dłużnikiem,
- historię spłat dłużnika.
Ile wezwań do zapłaty wysłać?
Ustawodawca nie rozstrzyga jednoznacznie również tej kwestii. To oznacza, że wierzyciel może wysłać wiele wezwań do zapłaty. Jednak w sytuacji, gdy dłużnik ignoruje pisma, warto podjąć inne kroki, np. wytoczenie powództwa. Dla utrzymania jak największej skuteczności można wysłać:
- wezwania do zapłaty,
- przedsądowe wezwanie do zapłaty, zawierające czytelny komunikat o konsekwencjach w przypadku nieuiszczeniu należności (wytoczenie powództwa przed sądem).
Wezwanie do zapłaty. Podsumowanie
Wezwanie do zapłaty to skuteczne narzędzie do odzyskiwania należności, ale nie gwarantuje sukcesu. Warto je wysłać w odpowiednim momencie, z zachowaniem zasad kultury biznesowej i jasnym określeniem konsekwencji niespełnienia zobowiązania. W przypadku braku reakcji dłużnika wierzyciel ma do dyspozycji szereg innych możliwości, takich jak dochodzenie roszczeń na drodze sądowej czy współpraca z firmą windykacyjną.
Potrzebujesz więcej informacji na temat wezwania do zapłaty? Nasi specjaliści są do Twojej dyspozycji i odpowiedzą na wszystkie pytania. Zapraszamy do kontaktu!
FAQ – Pytania i odpowiedzi
Co to jest wezwanie do zapłaty?
Wezwanie do zapłaty to pismo informujące dłużnika o zaległej należności i wzywające go do jej uregulowania w określonym terminie. Jest to pierwszy krok polubownego dochodzenia należności, który może zaoszczędzić firmie czasu i pieniędzy.
Kiedy wysłać wezwanie do zapłaty?
Nie ma sztywnego terminu na wysłanie wezwania do zapłaty. Należy kierować się zdrowym rozsądkiem, biorąc pod uwagę m.in. wartość długu, relacje z dłużnikiem i jego historię spłat.
Co powinno zawierać wezwanie do zapłaty?
Wezwanie do zapłaty powinno zawierać co najmniej:
– dane wierzyciela i dłużnika,
– kwotę długu,
– dokładny termin spłaty,
– numer faktury lub innego dokumentu potwierdzającego należność,
– konsekwencje niespełnienia zobowiązania (np. odsetki, skierowanie sprawy do sądu),
– podpis wierzyciela.
Jak wysłać wezwanie do zapłaty?
Wezwanie do zapłaty można wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru lub doręczyć osobiście.
Co zrobić, jeśli dłużnik nie reaguje na wezwanie do zapłaty?
W przypadku braku reakcji dłużnika wierzyciel może:
– skierować sprawę do sądu,
– sprzedać dług firmie windykacyjnej,
– opublikować dane w BIG (Biurach Informacji Gospodarczej).
Czy warto skorzystać z pomocy prawnika przy sporządzaniu wezwania do zapłaty?
Pomoc prawnika może być przydatna, szczególnie w przypadku skomplikowanych spraw lub braku doświadczenia w dochodzeniu należności.
Gdzie mogę znaleźć wzory wezwań do zapłaty?
Wzory wezwań do zapłaty można znaleźć w internecie lub skorzystać z pomocy prawnika.