Wpis do KRAZ – jak uzyskać wpis do rejestru agencji zatrudnienia

Wpis do KRAZ jest obowiązkowy dla podmiotów, które chcą prowadzić agencję zatrudnienia i świadczyć usługi pośrednictwa pracy albo pracy tymczasowej. Taka działalność ma charakter działalności regulowanej, co oznacza, że nie można rozpocząć jej swobodnie wyłącznie na podstawie wpisu do CEIDG albo KRS. Przed rozpoczęciem świadczenia usług konieczne jest uzyskanie wpisu do rejestru agencji zatrudnienia.

Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia, czyli KRAZ, prowadzony jest przez marszałków województw w systemie teleinformatycznym. W praktyce wpis do KRAZ potwierdza, że podmiot spełnia ustawowe warunki prowadzenia agencji zatrudnienia i może legalnie świadczyć usługi objęte rejestrem.

Poniżej wyjaśniamy, kto musi uzyskać wpis do KRAZ, kiedy należy złożyć wniosek, jakie dokumenty przygotować, ile wynosi opłata oraz jakie obowiązki ciążą na agencji zatrudnienia po dokonaniu wpisu.

Wpis do KRAZ – czym jest rejestr agencji zatrudnienia?

KRAZ to Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia, czyli rejestr podmiotów uprawnionych do prowadzenia działalności jako agencje zatrudnienia. Wpis do rejestru jest warunkiem wykonywania usług pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej.

Zgodnie z ustawą z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 620) agencjami zatrudnienia są podmioty wpisane do rejestru agencji zatrudnienia, które świadczą usługi w zakresie pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej. Prowadzenie takiej działalności jest działalnością regulowaną w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1480).

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca musi najpierw uzyskać wpis, a dopiero potem może rozpocząć świadczenie usług jako agencja zatrudnienia. Brak wpisu może skutkować odpowiedzialnością wykroczeniową i grzywną.

Więcej informacji na temat KRAZ znajdziesz tutaj.

Jaka działalność wymaga wpisu do KRAZ?

Wpis do rejestru agencji zatrudnienia jest wymagany przede wszystkim wtedy, gdy przedsiębiorca chce świadczyć usługi z zakresu pośrednictwa pracy albo pracy tymczasowej.

Pośrednictwo pracy obejmuje m.in. działania polegające na pomocy osobom w uzyskaniu zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej oraz pomocy pracodawcom w pozyskaniu pracowników. Może obejmować także pozyskiwanie i upowszechnianie ofert pracy, informowanie kandydatów i pracodawców o sytuacji na rynku pracy, inicjowanie kontaktów między kandydatami a pracodawcami, kierowanie osób do pracy za granicą oraz kierowanie cudzoziemców do pracy w Polsce.

Praca tymczasowa polega natomiast na zatrudnianiu pracowników tymczasowych i kierowaniu ich, a także osób niebędących pracownikami, do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy użytkownika.

Tabela: kiedy potrzebny jest wpis do KRAZ?

Jeżeli przedsiębiorca planuje choć jedną usługę objętą zakresem agencji zatrudnienia, powinien zweryfikować obowiązek rejestrowy przed rozpoczęciem działalności.

Kiedy wpis do rejestru agencji zatrudnienia nie jest wymagany?

Ustawa przewiduje sytuacje, w których wpis do KRAZ nie jest wymagany. Dotyczy to przede wszystkim określonych podmiotów oraz szczególnych rodzajów działalności, które nie są traktowane jako klasyczne świadczenie usług agencji zatrudnienia.

Wpis nie będzie wymagany m.in. w przypadkach wskazanych w ustawie, takich jak określone działania Ochotniczych Hufców Pracy, centrów integracji społecznej, klubów integracji społecznej, akademickich biur karier, centrów usług społecznych, jednostek samorządu terytorialnego czy niektórych organizacji społecznych, jeżeli działają w granicach przewidzianych przepisami.

Nie zawsze wpisu wymagają także działania związane z organizowaniem praktyk, staży lub praktycznej nauki zawodu, jeżeli nie polegają one na kierowaniu do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej.

W praktyce trzeba jednak zachować ostrożność. Granica między zwykłym wsparciem edukacyjnym lub informacyjnym a usługą pośrednictwa pracy może być nieostra. Dlatego przed rozpoczęciem działalności warto przeanalizować rzeczywisty model biznesowy, zakres usług, sposób komunikacji z kandydatami oraz relacje z pracodawcami.

Kto może uzyskać wpis do KRAZ?

O wpis do KRAZ mogą ubiegać się przede wszystkim przedsiębiorcy zamierzający prowadzić agencję zatrudnienia. Dotyczy to zarówno polskich przedsiębiorców, jak i określonych przedsiębiorców zagranicznych.

W przypadku przedsiębiorców polskich właściwy jest marszałek województwa ze względu na siedzibę albo adres stałego miejsca wykonywania działalności. W praktyce sprawy obsługiwane są najczęściej przez wojewódzkie urzędy pracy albo urzędy marszałkowskie.

O wpis mogą ubiegać się również przedsiębiorcy zagraniczni, w szczególności:

• prowadzący działalność w Polsce w formie oddziału;
• przedsiębiorcy z państw Unii Europejskiej;
• przedsiębiorcy z państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego;
• przedsiębiorcy z państw korzystających ze swobody świadczenia usług na podstawie umów zawartych z Unią Europejską;
• inni przedsiębiorcy zagraniczni, jeżeli prowadzą działalność w Polsce w dopuszczalnej formie albo są uprawnieni na podstawie odrębnych przepisów lub umów międzynarodowych.

Przedsiębiorca zagraniczny powinien wskazać we wniosku osobę przebywającą na terytorium Polski, upoważnioną do jego reprezentowania oraz działania w jego imieniu, także wobec organów kontroli.

Warunki uzyskania wpisu do KRAZ

Uzyskanie wpisu do rejestru agencji zatrudnienia wymaga spełnienia określonych warunków ustawowych. Nie jest to wyłącznie formalna rejestracja. Marszałek województwa może sprawdzić dane podane we wniosku oraz spełnianie warunków prowadzenia działalności.

Podmiot ubiegający się o wpis powinien w szczególności:

• nie zalegać z podatkami;
• nie zalegać ze składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz określone fundusze;
• nie być w stanie likwidacji ani upadłości;
• spełniać wymogi niekaralności wskazane w ustawie;
• nie mieć prawomocnego zakazu wykonywania działalności gospodarczej objętej wpisem;
• nie podlegać innym przeszkodom ustawowym uniemożliwiającym wpis;
• złożyć wymagane oświadczenia i zaświadczenia.

Szczególne znaczenie ma niekaralność za określone przestępstwa i wykroczenia, w tym związane z naruszeniem przepisów o prowadzeniu agencji zatrudnienia, prawami osób wykonujących pracę zarobkową, wiarygodnością dokumentów, obrotem gospodarczym czy zatrudnianiem cudzoziemców.

Czy agencja zatrudnienia musi mieć lokal w Polsce?

W określonych przypadkach agencja zatrudnienia musi posiadać lokal na terytorium Polski. Dotyczy to m.in. agencji, które świadczą usługi związane z kierowaniem osób do pracy za granicą, kierowaniem cudzoziemców do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej w Polsce oraz świadczeniem usług pracy tymczasowej.

Lokal powinien być miejscem, w którym świadczone są usługi i w którym zapewniona jest możliwość bezpośredniego kontaktu z przedstawicielami agencji. W lokalu przechowuje się również dokumenty związane ze świadczeniem usług, w tym dokumentację pracowników tymczasowych oraz osób skierowanych do wykonywania pracy tymczasowej.

W praktyce oznacza to, że wirtualny adres albo wyłącznie obsługa online mogą być niewystarczające w przypadku usług, dla których ustawa wymaga realnego lokalu.

KRAZ a cudzoziemcy – nowe ograniczenia od 2025 r.

Szczególnie istotne są zasady dotyczące agencji, które chcą świadczyć usługi na rzecz cudzoziemców, od których wymagane jest zezwolenie na pracę albo oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.

Zgodnie z nowymi przepisami prowadzenie działalności w tym zakresie jest możliwe dopiero po 2 latach od wpisu do rejestru agencji zatrudnienia i aktywnym świadczeniu usług pośrednictwa pracy albo pracy tymczasowej. Po upływie tego okresu agencja musi uzyskać zmianę wpisu w KRAZ.

To ważna zmiana dla nowych agencji. Podmiot, który dopiero uzyskuje wpis do KRAZ, co do zasady nie może od razu rozpocząć działalności polegającej na kierowaniu do pracy cudzoziemców wymagających zezwolenia albo oświadczenia. Najpierw musi prowadzić działalność przez wymagany okres, a następnie uzyskać zmianę wpisu.

KRAZ online – gdzie złożyć wniosek?

Wniosek o wpis do KRAZ składa się elektronicznie w systemie STOR, czyli Systemie Teleinformatycznym Obsługi Rejestrów Publicznych Służb Zatrudnienia.

W praktyce przedsiębiorca powinien:

1. wejść do systemu STOR/KRAZ;
2. wybrać właściwy formularz wniosku o wpis do rejestru agencji zatrudnienia;
3. uzupełnić dane podmiotu;
4. wskazać rodzaj świadczonych usług;
5. załączyć wymagane dokumenty;
6. podpisać wniosek elektronicznie;
7. wysłać wniosek do właściwego marszałka województwa.

Właściwość organu zależy co do zasady od siedziby albo stałego miejsca wykonywania działalności. W przypadku przedsiębiorców zagranicznych znaczenie ma lokal, w którym będą świadczone usługi.

Więcej informacji na temat wniosku o wpis do KRAZ znajdziesz tutaj.

Jakie dokumenty są potrzebne do wpisu do KRAZ?

Do wniosku o wpis do rejestru agencji zatrudnienia należy przygotować dokumenty wymagane przepisami i praktyką organów. Ich zakres może zależeć od statusu przedsiębiorcy oraz rodzaju usług, które mają być świadczone.

Najczęściej potrzebne są:

• wniosek o wpis do rejestru agencji zatrudnienia;
• dowód wniesienia opłaty za wpis;
• oświadczenie o znajomości i spełnianiu warunków prowadzenia agencji zatrudnienia;
• zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach albo dokument potwierdzający stan zaległości;
• zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek ZUS;
• zaświadczenie o niekaralności;
• oświadczenie o niekaralności;
• dokumenty dotyczące przedsiębiorcy zagranicznego, jeżeli wniosek składa taki podmiot;
• pełnomocnictwo, jeżeli w sprawie działa pełnomocnik;
• potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa, jeżeli jest wymagana.

Jeżeli dokumenty składane przez przedsiębiorcę zagranicznego zostały sporządzone w języku obcym, konieczne może być dołączenie tłumaczenia na język polski sporządzonego przez tłumacza przysięgłego.

Formularze wniosków o wpis do rejestru agencji zatrudnienia znajdziesz tutaj.

Ile wynosi opłata za wpis do KRAZ?

Opłata za wpis do rejestru agencji zatrudnienia wynosi 1 000 zł. Opłatę wnosi się na rachunek wskazany przez właściwy urząd marszałkowski albo wojewódzki urząd pracy.

Jeżeli przedsiębiorca działa przez pełnomocnika, dodatkowo może pojawić się opłata skarbowa od pełnomocnictwa w wysokości 17 zł. Nie dotyczy to jednak wszystkich pełnomocnictw, ponieważ ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz 1154) przewiduje zwolnienia m.in. dla pełnomocnictw udzielanych najbliższym członkom rodziny.

Tabela: podstawowe koszty przy wpisie do KRAZ

Jeżeli organ odmówi wpisu, opłata może zostać zwrócona, ale nie w każdym przypadku. W szczególności przedsiębiorca nie odzyska pieniędzy, jeżeli powodem odmowy było niespełnienie warunków wpisu.

Ile trwa wpis do KRAZ?

Marszałek województwa powinien dokonać wpisu do rejestru agencji zatrudnienia w terminie 14 dni od dnia wpływu kompletnego wniosku wraz z wymaganymi dokumentami.

Jeżeli wniosek zawiera braki, organ wezwie przedsiębiorcę do ich uzupełnienia. W takim przypadku termin rozpatrzenia sprawy będzie liczony od dnia uzupełnienia wniosku.

Ważne znaczenie ma także zasada wynikająca z ustawy: jeżeli marszałek województwa nie dokona wpisu w terminie 14 dni, a od dnia wpływu wniosku upłynęło 21 dni, podmiot może rozpocząć działalność. Nie dotyczy to jednak sytuacji, w której organ wezwał do uzupełnienia wniosku przed upływem 14 dni od jego otrzymania.

Odmowa wpisu do KRAZ – kiedy jest możliwa?

Marszałek województwa może odmówić wpisu do rejestru agencji zatrudnienia, jeżeli przedsiębiorca nie spełnia warunków ustawowych. Odmowa może nastąpić m.in. wtedy, gdy podmiot ma zaległości publicznoprawne, nie spełnia wymogów niekaralności, znajduje się w likwidacji albo upadłości, złożył nieprawdziwe dane albo wcześniej został wykreślony z rejestru z przyczyn wskazanych w ustawie.

Odmowa wpisu następuje w drodze decyzji administracyjnej. Od takiej decyzji można się odwołać do samorządowego kolegium odwoławczego za pośrednictwem organu, który wydał decyzję. Termin na odwołanie wynosi 14 dni od dnia doręczenia decyzji.

Numer wpisu do KRAZ – co potwierdza?

Po dokonaniu wpisu przedsiębiorca zostaje ujawniony w Krajowym Rejestrze Agencji Zatrudnienia i uzyskuje numer wpisu. W praktyce to właśnie numer wpisu potwierdza uprawnienie do świadczenia usług objętych wpisem.

Numer wpisu do KRAZ powinien być wykorzystywany w dokumentach, ogłoszeniach i ofertach pracy. Przepisy wymagają, aby agencja zatrudnienia umieszczała numer wpisu w komunikacji z kandydatami oraz pracodawcami, a oferty pracy tymczasowej odpowiednio oznaczała.

W praktyce numer wpisu pełni funkcję potwierdzenia legalności działalności i jest często weryfikowany przez kontrahentów oraz instytucje publiczne.

Obowiązki agencji po uzyskaniu wpisu do KRAZ

Uzyskanie wpisu do KRAZ nie kończy obowiązków przedsiębiorcy. Agencja zatrudnienia musi stale spełniać warunki prowadzenia działalności regulowanej.

Do najważniejszych obowiązków należą:

• prowadzenie działalności zgodnie z zakresem wpisu;
• informowanie marszałka województwa o zmianie danych;
• informowanie o zmianie rodzaju świadczonych usług;
• przestrzeganie zakazu pobierania niedozwolonych opłat od kandydatów;
• niedyskryminowanie osób korzystających z usług agencji;
• prowadzenie wymaganej dokumentacji;
• spełnianie szczególnych wymogów przy kierowaniu osób do pracy za granicą;
• spełnianie szczególnych wymogów przy kierowaniu cudzoziemców do pracy w Polsce;
• przekazywanie rocznej informacji o działalności agencji zatrudnienia.

Szczególnie ważny jest obowiązek informacyjny. Agencja zatrudnienia powinna przekazać informację o prowadzonej działalności za rok poprzedni w terminie do 31 stycznia każdego roku.

Zmiana danych w KRAZ

Jeżeli po uzyskaniu wpisu zmienią się dane objęte rejestrem, przedsiębiorca powinien zgłosić zmianę marszałkowi województwa. Dotyczy to m.in. zmiany danych identyfikacyjnych, adresowych, lokalu, osób zarządzających lub reprezentujących podmiot, a także zakresu świadczonych usług.

W przypadku zmiany osób zarządzających lub reprezentujących konieczne może być dołączenie aktualnych dokumentów potwierdzających spełnianie warunków, w tym dokumentów dotyczących niekaralności i braku zaległości.

Brak aktualizacji danych może prowadzić do problemów w razie kontroli, a w skrajnych przypadkach do postępowań dotyczących wykreślenia z rejestru.

Kara za prowadzenie agencji zatrudnienia bez wpisu

Prowadzenie agencji zatrudnienia bez wymaganego wpisu do KRAZ jest wykroczeniem. Kto bez wymaganego wpisu prowadzi agencję zatrudnienia, świadcząc usługi pośrednictwa pracy albo pracy tymczasowej, podlega karze grzywny od 3 000 zł do 100 000 zł.

Odpowiedzialność może dotyczyć również naruszenia innych obowiązków, takich jak pobieranie niedozwolonych opłat, naruszanie zakazu dyskryminacji, brak wymaganych umów lub dokumentów przy kierowaniu osób za granicę albo naruszenia dotyczące cudzoziemców.

Dla przedsiębiorcy oznacza to, że działalność agencji zatrudnienia powinna być przygotowana nie tylko od strony biznesowej, ale również formalnoprawnej.

Wpis do KRAZ krok po kroku

Proces uzyskania wpisu do rejestru agencji zatrudnienia można podsumować w kilku etapach.

1. Ustal, czy planowana działalność wymaga wpisu do KRAZ.
2. Sprawdź, czy spełniasz warunki ustawowe.
3. Ustal właściwego marszałka województwa.
4. Przygotuj wymagane zaświadczenia i oświadczenia.
5. Wnieś opłatę za wpis do rejestru.
6. Wypełnij wniosek w systemie STOR/KRAZ.
7. Podpisz i wyślij wniosek elektronicznie.
8. Uzupełnij ewentualne braki, jeżeli organ wezwie do ich usunięcia.
9. Odbierz informację o wpisie i certyfikat.
10. Pamiętaj o obowiązkach po wpisie, w tym aktualizacji danych i sprawozdawczości.

Wpis do KRAZ – podsumowanie

Wpis do KRAZ jest podstawowym warunkiem legalnego prowadzenia agencji zatrudnienia. Dotyczy podmiotów świadczących usługi pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej. Od 1 czerwca 2025 r. podstawowe zasady w tym zakresie wynikają z ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia.

Przed złożeniem wniosku warto dokładnie sprawdzić, czy planowany model działalności wymaga wpisu, jakie usługi będą świadczone, czy agencja musi posiadać lokal w Polsce oraz czy działalność będzie obejmowała cudzoziemców. Szczególnej uwagi wymagają nowe zasady dotyczące świadczenia usług na rzecz cudzoziemców, ponieważ w wielu przypadkach rozpoczęcie takiej działalności wymaga dwuletniego doświadczenia i zmiany wpisu.

Dobrze przygotowany wniosek, komplet dokumentów i prawidłowo wniesiona opłata pozwalają ograniczyć ryzyko wezwania do uzupełnienia braków albo odmowy wpisu.

Planujesz założyć agencję zatrudnienia i nie masz pewności, czy potrzebujesz wpisu do KRAZ? Skontaktuj się z naszą kancelarią. Pomożemy ocenić model działalności, przygotować wniosek, skompletować dokumenty oraz przejść przez procedurę wpisu do rejestru agencji zatrudnienia.

FAQ – najczęstsze pytania na temat: Wpis do KRAZ