Zatrudnianie obywateli Ukrainy w roku 2025

Zatrudnianie obywateli Ukrainy w Polsce w 2025 roku – wedle aktualnego stanu prawnego i planów legislacyjnych – odbywać się będzie nadal na zasadach opisanych przede wszystkim w Ustawie o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (Dz.U. 2024, poz. 167) – dalej: „Specustawa” – której ostatnia nowelizacja obowiązywać zaczęła z dniem 1 lipca 2024 r.

Zatrudnianie obywateli Ukrainy – legalny pobyt warunkiem legalnej pracy

Tytułem przypomnienia warto wskazać, że Specustawa legalizuje pobyt w Polsce wszystkich tych, którzy schronili się w Polsce po 24 lutego 2022 r., uciekając przed wojną w Ukrainie, zapewniając im wsparcie materialne (m.in. świadczenia rodzinne i wychowawcze, świadczenia pieniężne i niepieniężne w ramach pomocy społecznej) oraz rozmaite usługi społeczne (m.in. dostęp do opieki medycznej na zasadach identycznych jak obywatele polscy). W Specustawie uregulowana została również sytuacja tych obywateli Ukrainy, którzy przyjechali do Polski wcześniej i przebywali w naszym kraju legalnie w dniu wybuchu wojny.

Wedle aktualnego stanu prawnego wszystkie tytuły pobytowe obywateli Ukrainy (np. status PESEL UKR, wiza krajowa i wiza Schengen, zezwolenie na pobyt, ruch bezwizowy) uległy przedłużeniu do dnia 30 września 2025 r.  Jest to istotna kwestia nie tylko dla samych obywateli Ukrainy, ale także dla zatrudniających ich pracodawców, jako że bez podstawy legalnego pobytu nie ma możliwości legalnego świadczenia pracy w Polsce przez cudzoziemca.

Zatrudnianie obywateli Ukrainy – legalna praca na podstawie wysłanego „Powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy”

W 2025 roku w dalszym ciągu podstawową formą zalegalizowania pracy obywatela Ukrainy w Polsce pozostaje uproszczona „ścieżka” Powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy wysyłanego przez pracodawcę z siedzibą w Polsce do właściwego urzędu pracy. Odbywa się to poprzez specjalny system teleinformatyczny praca.gov.pl w terminie 7 dni od dnia powierzenia cudzoziemcowi zatrudnienia. Dotyczy to obu grup beneficjentów Specustawy (uchodźcy wojenni oraz obywatele Ukrainy przebywający w Polsce jeszcze przed wybuchem wojny). Nie ma więc konieczności (a de facto – także możliwości) wystąpienia przez pracodawcę do właściwego wojewody o uzyskanie dla obywatela Ukrainy zezwolenia na pracę i nie ma możliwości rejestracji w urzędzie pracy „Oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi”.

Warto pamiętać, że ostatnia nowelizacja Specustawy doprecyzowała okoliczności, w których istnieje obowiązek wysłania kolejnego Powiadomienia przez pracodawcę dla tego samego cudzoziemca w terminie 7 dni. Mowa o sytuacji, gdy:

1. zmienił się rodzaj umowy pomiędzy podmiotem powierzającym wykonywanie pracy a obywatelem Ukrainy, lub
2. zmieniło się stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy, lub
3. zmniejszono wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu określony w poprzednim Powiadomieniu, lub
4. obniżono miesięczną lub godzinową stawkę wynagrodzenia określoną w poprzednim Powiadomieniu

Zatrudnianie obywateli Ukrainy – powierzanie pracy uchodźcom wojennym z Ukrainy niespełniającym kryteriów Specustawy

Warto pamiętać, że pracodawca z siedzibą w Polsce jest w stanie legalnie powierzyć wykonywanie pracy na uproszczonych zasadach także tym osobom uciekającym przed wojną w Ukrainie, które nie spełniają kryteriów zawartych w Specustawie. W tym wypadku dostęp do polskiego rynku pracy oparty jest na drugim (poza Specustawą) „filarze” ochrony czasowej przewidzianej dla obywateli Ukrainy uciekających przed wojną.

Pod koniec pierwszego półrocza 2024 roku Rada UE podjęła decyzję o przedłużeniu o kolejny rok mechanizmu ochrony czasowej przewidzianej dla osób wymienionych w Decyzji wykonawczej Rady (UE) stwierdzającej istnienie masowego napływu wysiedleńców z Ukrainy w rozumieniu art. 5 dyrektywy 2001/55/WE. Ochrona ta obowiązywać będzie do 4 marca 2026 r. i dotyczy następującej kategorii osób:

1. obywateli Ukrainy zamieszkałych w Ukrainie przed dniem 24 lutego 2022 r., które po 24 lutego 2022 opuściły Ukrainę w związku z wojną (w praktyce tę kategorię osób obejmuje także polska Specustawa, z tym że dopuszczalne jest bycie beneficjentem tylko jednego z tych dwóch rozwiązań legislacyjnych);
2. bezpaństwowców lub obywateli państw trzecich innych, niż Ukraina (np. obywatela Filipin), którzy przed dniem 24 lutego 2022 r. korzystali z ochrony międzynarodowej lub równoważnej ochrony krajowej w Ukrainie; dotyczy także osób, które są w stanie udowodnić, że przed dniem 24 lutego 2022 r. legalnie przebywały w Ukrainie na podstawie ważnego zezwolenia na pobyt stały wydanego zgodnie z prawem ukraińskim i które nie są w stanie w bezpiecznych i trwałych warunkach powrócić do kraju lub regionu pochodzenia;
3. członków rodzin osób, o których mowa w pkt 1 i 2, o ile rodzina znajdowała się już i przebywała w Ukrainie przed dniem 24 lutego 2022 r. Za członka rodziny uznaje się przy tym:
   • małżonka osoby, o której mowa w pkt 1 i 2, lub też będącego stanu wolnego partnera tej osoby, z którym osoba ta pozostaje w stałym związku, jeżeli prawo lub praktyka danego państwa członkowskiego traktuje pary niepozostające w związku małżeńskim w sposób porównywalny do par pozostających w związku małżeńskim, zgodnie z jego prawem krajowym odnoszącym się do cudzoziemców;
   • małoletnie i niepozostające w związku małżeńskim dzieci osoby, o której mowa w pkt 1 i 2, lub dzieci jej małżonka, niezależnie od tego, czy urodziły się w związku małżeńskim, poza związkiem, czy też  są przysposobione;
   • innych bliskich krewnych, którzy mieszkali razem jako jedna rodzina w czasie, kiedy wystąpiły okoliczności prowadzące do masowego napływu wysiedleńców, i którzy byli w tym czasie całkowicie lub częściowo na utrzymaniu osoby, o której mowa w pkt 1 i 2.

12 lipca 2024 r. pojawiała się informacja o dostosowaniu polskiej legislacji do znowelizowanych przepisów unijnych. I tak, przedłużeniu do 4 marca 2026 r. ulegną wydane dotychczas przez Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców (dalej: „Szef Urzędu”) zaświadczenia o objęciu ochroną czasową. Przepisy nie przewidują podstawy prawnej do wymiany już wydanych zaświadczeń z powodu przedłużenia obowiązywania ochrony czasowej; cudzoziemcy, którzy dotąd otrzymali zaświadczenia mogą dalej posługiwać się nimi jako dokumentami pobytowymi potwierdzającymi ich status prawny.

Pracodawca z siedzibą w Polsce chcący mieć pewność, że może legalnie powierzyć zatrudnienie cudzoziemcowi deklarującemu bycie objętym „unijną” ochroną czasową w Polsce, winien poprosić go o okazanie wspomnianego zaświadczenia od Szefa Urzędu. Jego kopię winien przechować w aktach osobowych pracownika jako poświadczenie legalnego pobytu takiego cudzoziemca w Polsce i jego dostępu do polskiego rynku pracy, bez konieczności posiadania odrębnego zezwolenia na pracę. Formalnie rzecz biorąc, wspomniane zaświadczenie nie jest warunkiem niezbędnym uzyskania dostępu przez pełnoletnich cudzoziemców z wymienionych powyżej kategorii osób do polskiego rynku pracy, stanowi jednak oficjalne potwierdzenie ich statusu. Jest to istotne o tyle, iż cudzoziemcy Ci mogą korzystać z ochrony czasowej tylko w 1 kraju w danym okresie.

W świetle obowiązujących przepisów bycie objętym ochroną czasową np. w Niemczech (bez „przeniesienia” ochrony czasowej przez samego cudzoziemca do Polski) nie wyklucza możliwości legalnego podjęcia pracy w Polsce na uproszczonych zasadach. Niemniej w praktyce takie sytuacje zdarzają się rzadko, a w celach „dokumentacyjnych” rekomendowanym trybem postępowania jest poinformowanie cudzoziemca przez pracodawcę o konieczności uzyskania wspomnianego zaświadczenia wydanego przez Szefa Urzędu.

Zatrudnianie obywateli Ukrainy – współpraca na podstawie umowy B2B

W 2025 roku zachowana będzie także – na mocy przepisów Specustawy – możliwość współpracy przez przedsiębiorstwa zlokalizowane w Polsce z obywatelami Ukrainy (zarówno z uchodźcami wojennymi, jak i obywatelami Ukrainy przebywający w Polsce jeszcze przed wybuchem wojny) na zasadach współpracy business to business. Co do zasady możliwość prowadzenia działalności gospodarczej (w tym: jednoosobowej) przez cudzoziemców spoza UE zarezerwowana jest wyłącznie dla wybranej grupy cudzoziemców (m.in. obywateli UE i członków ich rodzin, posiadaczy zezwolenia na pobyt stały, posiadaczy zezwolenia na pobyt czasowy wydanego w celu kształcenia się na studiach czy też cudzoziemców posiadających status uchodźcy). Kwestię te szczegółowo reguluje Ustawa o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2022 poz. 470). W tym świetle uprawnienie obywateli Ukrainy do prowadzenia działalności gospodarczej na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej stanowi znaczące ułatwienie. Jednym wymogiem formalnym, który należy tu spełnić jest posiadanie przez obywatela Ukrainy nadanego numeru PESEL (niekoniecznie ze statusem UKR) oraz uznanie pobytu obywatela Ukrainy na terytorium RP za legalny na podstawie przepisów Specustawy lub Ustawy o cudzoziemcach (Dz. U. 2023, poz. 519).

Zatrudnianie obywateli Ukrainy to szeroki temat. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, skontaktuj się z naszym zespołem ekspertów. Odpowiemy na Twoje pytania i doradzimy.