Aktualizacja: 7 października 2026 r. Poniżej uwzględniamy zmiany obowiązujące od 5 marca 2026 r. Legalność pobytu i podstawę wykonywania pracy trzeba sprawdzać oddzielnie, dla konkretnej osoby.
Zatrudnianie obywateli Ukrainy w Polsce w 2026 roku wymaga uwzględnienia zmian, które weszły zasadniczo w życie 5 marca 2026 r. Ustawa z 23 stycznia 2026 r. (Dz.U. poz. 203) wygasiła część rozwiązań specustawy i przeniosła istotne regulacje do przepisów ogólnych. Powiadomienie pozostaje dostępne, ale trzeba oddzielnie potwierdzić legalność pobytu i podstawę wykonywania pracy.
Zatrudnianie obywateli Ukrainy – legalny pobyt warunkiem legalnej pracy
Na poziomie UE przyjęto przedłużenie ochrony czasowej do 4 marca 2028 r. Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2026/1912 z 30 lipca 2026 r. przewiduje kolejny okres ochrony, stosowany od 5 marca 2027 r. Nie należy utożsamiać tego z automatycznym przedłużeniem każdej polskiej wizy, karty pobytu lub innego dokumentu. Dla określonych krajowych dokumentów i okresów pobytu ustawa z 23 stycznia 2026 r. wskazuje 4 marca 2027 r.; trzeba sprawdzić właściwy przepis i sytuację konkretnej osoby.
Sprawdź aktualny status UKR, nie tylko dawny wydruk numeru PESEL. Osoby, którym PESEL UKR nadano na podstawie oświadczenia, miały obowiązek potwierdzić tożsamość ważnym dokumentem podróży do 31 sierpnia 2026 r. Art. 25 ustawy wygaszającej przewiduje od 1 września 2026 r. zmianę UKR na NUE i utratę uprawnienia do ochrony w przypadku niedopełnienia tego obowiązku. W październiku trzeba weryfikować jego wykonanie oraz ewentualną inną podstawę legalnego pobytu.
Przy nowych przypadkach objęcia ochroną trzeba uwzględnić również art. 2 decyzji (UE) 2026/1912, dotyczący spełnienia obowiązków wojskowych w Ukrainie i przedstawienia, gdy ma to zastosowanie, dowodu ich spełnienia. Po sprostowaniu przepis stosuje się od 5 sierpnia 2026 r. Nie obejmuje osób korzystających z ochrony w danym państwie najpóźniej 4 sierpnia 2026 r. i zachowujących ją nieprzerwanie w tym państwie. Nie jest to dodatkowy obowiązek okresowego odnawiania powiadomienia przez pracodawcę.
Nie należy przyjmować, że wszystkie wizy, zezwolenia i pobyty w ruchu bezwizowym mają jeden termin ważności. Przepisy przewidują przedłużenia określonych dokumentów i okresów pobytu do 4 marca 2027 r., lecz ich zastosowanie zależy od rodzaju dokumentu i warunków ustawowych. Pracodawca powinien sprawdzić konkretną podstawę pobytu oraz zachować dokumentację tej weryfikacji.
Zatrudnianie obywateli Ukrainy – legalna praca na podstawie wysłanego „Powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy”
Odtwarzacz YouTube ładuje się dopiero po kliknięciu.
Pracodawca składa powiadomienie przez praca.gov.pl w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy, do powiatowego urzędu pracy właściwego według siedziby lub miejsca stałego pobytu podmiotu powierzającego pracę. Od 5 marca 2026 r. podstawowa regulacja obejmuje cudzoziemców korzystających z ochrony czasowej w Polsce. Przez 3 lata od wejścia w życie ustawy wygaszającej art. 41 pozwala stosować tę ścieżkę także wobec obywateli Ukrainy przebywających legalnie w Polsce bez ochrony czasowej. Nie należy zatem utożsamiać braku UKR z obowiązkiem uzyskania zezwolenia. Powiadomienie nie przedłuża pobytu.
Powiadomienia złożone przed 5 marca 2026 r. obejmuje art. 40 ustawy wygaszającej. Sama zmiana przepisów nie wymaga ponownego zgłoszenia niezmienionego zatrudnienia. Art. 5a ust. 5 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom przewiduje natomiast ponowne powiadomienie w terminie 7 dni od wystąpienia następujących okoliczności:
- zmienił się rodzaj umowy pomiędzy podmiotem powierzającym wykonywanie pracy a obywatelem Ukrainy, lub
- zmieniło się stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy, lub
- zmniejszono wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu określony w poprzednim Powiadomieniu, lub
- obniżono miesięczną lub godzinową stawkę wynagrodzenia określoną w poprzednim Powiadomieniu
Zatrudnianie cudzoziemców objętych ochroną czasową po 5 marca 2026 r.
Od 5 marca 2026 r. procedura powiadomienia obejmuje cudzoziemców korzystających z ochrony czasowej w Polsce, nie tylko obywateli Ukrainy. Sam fakt ucieczki przed wojną albo legalnego pobytu w Ukrainie przed wojną nie wystarcza: trzeba potwierdzić, czy dana osoba należy do uprawnionej kategorii i rzeczywiście korzysta z ochrony w Polsce.
Do objętych ochroną grup mogą należeć, przy spełnieniu właściwych warunków, obywatele Ukrainy, określeni członkowie ich rodzin oraz niektórzy bezpaństwowcy i obywatele innych państw, którzy korzystali z ochrony w Ukrainie lub nie mogą bezpiecznie i trwale powrócić do kraju pochodzenia. Zakres ochrony wynika z decyzji Rady UE i przepisów krajowych, a nie z samej deklaracji cudzoziemca.
Zaświadczenia o objęciu ochroną czasową wydane przez Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców przed wejściem w życie nowych przepisów co do zasady zachowują ważność do 4 marca 2027 r. Zgodnie z art. 20 ustawy wygaszającej wyjątki obejmują m.in. nadanie numeru PESEL ze statusem UKR lub zaistnienie podstaw unieważnienia zaświadczenia.
Ochrona czasowa w innym państwie UE nie oznacza automatycznie ochrony czasowej i prawa do pracy w Polsce. Przed dopuszczeniem do pracy należy ustalić aktualny status, legalność pobytu i właściwą podstawę zatrudnienia. Odrębnie należy ocenić możliwość zastosowania trzyletniego przepisu przejściowego wobec legalnie przebywającego obywatela Ukrainy.
Zatrudnianie obywateli Ukrainy – współpraca na podstawie umowy B2B
Współpraca B2B wymaga odrębnego sprawdzenia, czy cudzoziemiec jest uprawniony do prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Nie jest to ta sama procedura co powierzenie pracy na podstawie powiadomienia. Samo nazwanie umowy B2B nie rozstrzyga też jej rzeczywistego charakteru.
Przy zakładaniu nowej działalności trzeba sprawdzić aktualne przepisy o uczestnictwie osób zagranicznych w obrocie gospodarczym oraz podstawę pobytu, np. ochronę czasową. Nie każda karta pobytu i nie sam numer PESEL dają prawo do wpisu do CEIDG.
Dla osób, które rozpoczęły działalność na podstawie dawnego art. 23 ust. 1 specustawy, art. 42 ustawy wygaszającej zachowuje możliwość jej prowadzenia na dotychczasowych warunkach, w okresie pobytu uznawanego za legalny. Jest to przepis o kontynuacji działalności, a nie ogólna podstawa zakładania nowych firm przez każdą osobę z numerem PESEL.
Zatrudnianie obywateli Ukrainy to szeroki temat. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, skontaktuj się z naszym zespołem ekspertów. Odpowiemy na Twoje pytania i doradzimy.
Podstawa prawna i źródła aktualizacji
- Ustawa z 23 stycznia 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 203, w szczególności art. 19, 20, 25 oraz 40–42. Zasadnicze zmiany obowiązują od 5 marca 2026 r.
- Powiatowy Urząd Pracy w Poznaniu: zasady zatrudniania po wygaszeniu rozwiązań specustawy.
Źródła unijne: decyzja wykonawcza Rady (UE) 2026/1912 oraz sprostowanie z 5 sierpnia 2026 r.. Termin 4 marca 2028 r. dotyczy przedłużenia ochrony czasowej, nie wszystkich dokumentów pobytowych.