Umowa o zachowaniu poufności (z języka angielskiego: ’non-disclosure agreement’ lub po prostu 'NDA’) jest coraz popularniejsza w obrocie gospodarczym.
Czym jest taka umowa? Po co podpisuje się NDA? Jak napisać dobrą NDA? Dowiesz się z tego artykułu.
Czym jest NDA? Po co zawiera się NDA?
Celem umowy o zachowaniu poufności jest ochrona poufnych (tajnych) informacji danej firmy. Strony takiej umowy zobowiązują się do zachowania w tajemnicy informacji pozyskanych od drugiej strony. NDA mogą być zarówno jednostronne (gdy tylko jedna strona umowy otrzymuje dostęp do poufnych danych drugiej strony), jak i obustronne (gdy obie strony wymieniają się poufnymi informacjami).
Umowa o zachowaniu poufności ma więc zapobiegać wyciekowi informacji poufnych na zewnątrz oraz ich nieuprawnionemu wykorzystaniu przez osoby trzecie. Takie informacje stanowią często tajemnicę przedsiębiorstwa danej firmy. „Tajemnica przedsiębiorstwa” jest terminem zdefiniowanym prawnie (w ustawie z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji).
Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa na podstawie tej ustawy wymaga zaś, aby uprawniony podjął uprzednie działania mające na celu utrzymania jej poufności. Takim działaniem może być m.in. pisemne zobowiązanie osób, którym informacje poufne są udostępniane do utrzymania ich w tajemnicy. Podpisanie NDA może zatem pomagać w dochodzeniu roszczeń z tytułu czynu nieuczciwej konkurencji, związanego z bezprawnym wykorzystaniem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.
Z kim i kiedy trzeba podpisać NDA?
NDA podpisujemy zanim przekażemy komuś swoje informacje poufne. W jakich sytuacjach? Zazwyczaj wraz z podpisaniem umowy współpracy z każdym, kto będzie świadczył na naszą rzecz usługi – np. pracownikiem, zleceniobiorcą, menedżerem, dostawcą, doradcą itp.
Zdarzają się także przypadki podpisania NDA przed zawarciem umowy głównej, np. gdy strony będą prowadzić negocjacje co do zasad przyszłej współpracy i już na etapie takich negocjacji będą wymieniać się informacjami poufnymi.
Czy trzeba zawierać osobną umowę na zachowanie poufności?
Zdarza się, że NDA stanowi osobny dokument podpisywany przed lub razem z zawarciem umowy głównej. Najczęściej jednak klauzule o obowiązku zachowania poufności stanowią część umowy głównej.
Jak napisać dobrą umowę o zachowaniu poufności?
Co powinna zawierać dobra NDA? Jak każdy kontrakt, umowa NDA musi być dostosowana do przypadku określonej współpracy i jej stron. Każda dobra NDA powinna jednak określać m.in.:
- jakie informacje uznajemy za poufne oraz jakie informacje takiego statusu nie posiadają,
- zasady, jakie strona otrzymująca informacje powinna przestrzegać, aby utrzymać informacje w tajemnicy,
- cel, w którym informacje poufne będą wykorzystywane,
- warunki ewentualnego dalszego udostępniania informacji poufnych innym osobom,
- czas trwania obowiązku zachowania poufności (zazwyczaj przez czas trwania współpracy oraz przez odpowiedni okres po jej ustaniu),
- zobowiązanie do zwrotu lub usunięcia kopii informacji poufnych po zakończeniu współpracy,
- zasady odpowiedzialności za naruszenie poufności informacji (zabezpieczenia na wypadek naruszenia zobowiązań z NDA).
Kara umowna jako zabezpieczenie w NDA
Najczęściej stosowanym zabezpieczeniem naruszenia obowiązków wynikających z NDA przez drugą stronę jest zastrzeżenie kary umownej. Zdecydowanie ułatwia to dochodzenie roszczeń. Poufne informacje stanowią bowiem niematerialny składnik przedsiębiorstwa. W przypadku zastosowania ogólnych zasad odpowiedzialności odszkodowawczej należy zaś precyzyjnie wykazać wysokość poniesionej szkody.
W przypadku szkody związanej z ujawnieniem czy bezprawnym wykorzystaniem danych poufnych może to być w praktyce dość utrudnione. Jednakże, w przypadku zastrzeżenia kary umownej, nie ma takiego problemu – poszkodowany może bowiem domagać się kwoty, która wynika z zapisów umowy.
Należy jednak pamiętać, że postanowienia o karze umownej muszą być odpowiednio sformułowane – o czym wspominaliśmy w tym artykule.
Innym rozwiązaniem (stosowanym także często obok kary umownej) jest możliwość natychmiastowego rozwiązania umowy głównej w razie naruszenia obowiązku zachowania poufności przez kontrahenta.
Czy masz więcej pytań? Potrzebujesz pomocy przy sporządzeniu NDA? A może Twój kontrahent naruszył obowiązujące go zasady poufności informacji? Zapraszamy do kontaktu z Kancelarią. Odpowiemy na wszystkie Twoje pytania związane z umowami o zachowaniu poufności!