Oddział spółki zagranicznej w Polsce. Jak go założyć?

Oddział spółki zagranicznej w Polsce. Jak go założyć?
Jakub Chajdas

Jakub Chajdas

Partner zarządzający kancelarii / Adwokat

Przedsiębiorcy zagraniczni chcący rozpocząć działalność gospodarczą w Polsce często zastanawiają się nad wyborem formy swojej nowej działalności. Mają do wyboru założenie oddziału swojego przedsiębiorstwa bądź też utworzenie osobnego podmiotu (np. nowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością). W niniejszym artykule skupimy się na pierwszym z wyżej wymienionych rozwiązań i wyjaśnimy w jaki sposób utworzyć oddział spółki zagranicznej w Polsce.

Oddział spółki zagranicznej w Polsce – status prawny

W pierwszej kolejności zaznaczyć należy, że oddział spółki zagranicznej nie posiada osobowości prawnej. Jest co prawda wyodrębnioną organizacyjnie jednostką, lecz w dalszym ciągu stanowi jedynie część przedsiębiorcy zagranicznego. Oznacza to, że za zobowiązania oddziału odpowiada przedsiębiorca zagraniczny. Zasadniczo oddział nie posiada również zdolności sądowej, co oznacza to, że nie może być stroną postępowania sądowego. Stroną ewentualnego stroną procesu (powodem lub pozwanym) będzie zatem przedsiębiorca zagraniczny. Nie dotyczy to jednak spraw pracowniczych. W przypadku sporu sądowego pomiędzy oddziałem przedsiębiorcy zagranicznego a jego pracownikiem (byłym lub obecnym), stroną postępowania będzie zawsze oddział spółki zagranicznej.

Jak założyć oddział spółki zagranicznej w Polsce?

Przedsiębiorcy z obszaru Unii Europejskiej mogą założyć oddział swojej firmy w Polsce praktycznie bez żadnych ograniczeń. Przedsiębiorcy z państw spoza UE mogą założyć oddział w Polsce na zasadzie wzajemności. Oznacza to, że możliwość założenia oddziału jest uzależniona od tego, czy umowy międzynarodowe zapewniają polskim przedsiębiorcom podobnie uprawnienia za granicą. Przykładowo założenie oddziału spółki amerykańskiej na terenie Rzeczpospolitej Polskiej jest możliwe w oparciu o ratyfikowaną umowę międzynarodową – Traktat o stosunkach handlowych i gospodarczych pomiędzy Polską a USA z 21 marca 1990 roku.

Założenie oddziału w Polsce wymaga nadto:

  • podjęcia odpowiedniej decyzji przez przedsiębiorcę zagranicznego (np. uchwały właściwego organu spółki jak choćby zarządu lub rady dyrektorów);
  • złożenia wniosku o wpis oddziału do polskiego rejestru handlowego (KRS);
  • jeśli przedsiębiorca zagraniczny działa na podstawie umowy spółki aktu założycielskiego, umowy lub statutu i/lub wpisu do krajowego rejestru handlowego, należy złożyć uwierzytelnione odpisy takich dokumentów wraz z ich tłumaczeniem przysięgłym na język polski – razem z wnioskiem o wpis oddziału do polskiego rejestru.

Oczywiście oddział spółki zagranicznej powinien posiadać tytuł prawny do swojej siedziby w Polsce (np. umowę najmu). Nie ma prawnych przeszkód aby było to biuro wirtualne.

Należy pamiętać, że przedsiębiorca zagraniczny może rozpocząć działalność w ramach swojego oddziału dopiero po uzyskaniu wpisu oddziału do KRS.

Reprezentant oddziału

Przedsiębiorca tworzący oddział spółki zagranicznej w Polsce jest obowiązany ustanowić w oddziale osobę upoważnioną do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego (reprezentanta oddziału). Reprezentant działa w imieniu i na rzecz przedsiębiorcy w związku z działalnością oddziału.

Nie ma żadnych szczególnych wymogów co do tego kto może być reprezentantem. W szczególności nie musi to być polski obywatel ani pracownik oddziału. Nie istnieje również wymóg, aby była to osoba władająca językiem polskim. Możliwe jest ustanowienie więcej niż jednego reprezentanta oddziału.

Reprezentant może zostać w każdej chwili odwołany przez przedsiębiorcę zagranicznego. Zarówno powołanie jak i odwołanie reprezentanta powinno nastąpić w formie pisemnej.

Oddział spółki zagranicznej w Polsce po rejestracji w KRS

Po wpisie oddziału do polskiego rejestru handlowego należy dopełnić jeszcze kilku formalności. Najważniejsze z nich to:

  • zgłoszenie przedsiębiorcy zagranicznego do urzędu skarbowego – po zgłoszeniu urząd skarbowy nada przedsiębiorcy zagranicznemu osobny numer identyfikacji podatkowej (NIP);
  • zgłoszenie oddziału do urzędu skarbowego – jeśli oddział będzie zatrudniał pracowników, musi wystąpić o osobny numer NIP na potrzeby realizacji obowiązków płatnika składek na ubezpieczenie społeczne i zaliczek na podatek dochodowy;
  • rejestracja jako płatnika podatku VAT – jeśli oddział będzie wykonywał czynności opodatkowane tym podatkiem (przy czym rejestracji podlega przedsiębiorca zagraniczny, a nie oddział).

Wszystkie powyższe zgłoszenia należy składać na urzędowych formularzach, dostarczanych przez polską administrację skarbową.

Działalność oddziału – podstawowe aspekty

Działalność gospodarcza oddziału może obejmować wyłącznie działalność, którą przedsiębiorca zagraniczny prowadzi w kraju swojej rejestracji. Stanowi to dość istotne ograniczenie w porównaniu z założeniem nowej spółki z o.o., gdyż działalność takiej spółki może być prowadzona w każdym prawnie dopuszczalnym celu.

Oddział jest zobowiązany do zapłaty podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) od dochodów osiąganych na terytorium Polski. Oddział jest także płatnikiem podatku VAT. Jeśli oddział zatrudnia pracowników, jest nadto płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczek na podatek dochodowy za swoich pracowników.

Oddział spółki zagranicznej w Polsce jest także zobowiązany do prowadzenia oddzielnej księgowości w języku polskim oraz zgodnie z polskimi przepisami o rachunkowości.

Firma oddziału powinna zawierać oryginalną nazwę przedsiębiorcy zagranicznego wraz z przetłumaczoną na język polski formą prawną oraz dodatkowym oznaczeniem: „oddział w Polsce”.

Podsumowanie

Jak widać, działalność oddziału spółki zagranicznej w Polsce wiąże się z pewną specyfiką. Dla ułatwienia, poniżej przedstawiamy kilka najważniejszych różnic pomiędzy prowadzeniem działalności w formie oddziału oraz spółki z ograniczoną odpowiedzialnością:

 Oddział spółki zagranicznej

 

 

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (spółka-córka)

 

 

 

 

Osobowość prawna

 

NIETAK
 

 

Wymagany udział notariusza przy rejestracji

 

NIETAK
 

 

Zakres prowadzonej działalności

 

Tożsamy z zakresem działalności spółki-matkiDowolny w granicach prawnie dopuszczalnych (wynikający w umowie spółki)
 

 

Kapitał zakładowy (minimalny)

 

NIE DOTYCZY5000 PLN
 

 

Majątek podmiotu

 

Część majątku spółki-matkiOdrębny od majątku spółki-matki
Firma Oryginalna nazwa przedsiębiorcy zagranicznego wraz z przetłumaczoną na język polski formą prawną oraz dopiskiem: „oddział w Polsce”.Dowolna, z oznaczeniem: „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”
OrganyBRAK

Zarząd

Zgromadzenie wspólników

(zasadniczo fakultatywnie) Rada nadzorcza

Planujesz otworzenie oddziału swojego przedsiębiorstwa na terytorium Polski i potrzebujesz wsparcia w przeprowadzeniu całego procesu? Nasi specjaliści posiadają wieloletnie doświadczenie we współpracy z przedsiębiorcami zagranicznymi, w tym w tworzeniu oddziałów zagranicznych przedsiębiorstw. Zapraszamy do kontaktu. Jeśli interesuje Cię obsługa w języku angielskim odwiedź dedykowaną stronę działu obsługi inwestora zagranicznego kancelarii CGO Legal dostępną tutaj.

Wyróżniony ekspert

Jakub Chajdas

Partner zarządzający kancelarii / Adwokat