Ustawa o sygnalistach – jak ją wdrożyć?

Regulacje prawne dotyczące ochrony sygnalistów zobowiązują wszystkich pracodawców do wdrożenia wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Jakie obowiązki nakłada na pracodawcę Ustawa o sygnalistach?

Jak wdrożyć przepisy o ochronie sygnalistów? Co grozi za brak wprowadzenia odpowiednich procedur? Dowiesz się z tego artykułu.

Ustawa o sygnalistach

Wdrożenie procedur dla sygnalistów wynika z unijnej Dyrektywy nr 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (dalej: „Dyrektywa”). Dyrektywa zobowiązywała państwa członkowskie UE do jej wdrożenia w przepisach krajowych do 17 grudnia 2021 r. Polska niestety wciąż nie uchwaliła w tym zakresie odpowiedniej ustawy.

22 lipca 2022 r. został przedstawiony kolejny (już czwarty z kolei) projekt ustawy sygnalistach. Najprawdopodobniej w ciągu najbliższych dni trafi pod obrady rządu.

Celem ustawy o sygnalistach jest przede wszystkim zapewnienie ochrony osobom, które w dobrej wierze, w interesie pracodawcy, czy też w interesie publicznym (tj. nie kierując się własnym interesem), zgłaszają wykrycie wewnątrz danej organizacji zaistniałych działań nielegalnych czy nieetycznych.

Ochrona sygnalisty polega z jednej strony na zapewnieniu poufności jego danych, (anonimowości), a z drugiej strony na ochronie przed odwetem. Mowa tu o negatywnych konsekwencjach sformułowania zgłoszenia, takich jak np. wypowiedzenie umowy o pracę, obniżenie wynagrodzenia, mobbing itp.

Sygnalista dokonując takiego zgłoszenia umożliwia pracodawcy podjęcie działań wewnątrz firmy. Pozwoli to na zapobieżenie ewentualnym szkodom już na wczesnym etapie.

Wyobraźmy sobie przykładowo, że w firmie produkującej żywność, dochodzi do przedrukowywania dat przydatności do spożycia produktów. Zgłoszenie takich nieprawidłowości powinno umożliwić szybką reakcję np. wycofanie danej partii produktów z obrotu. To z kolei powinno uchronić firmę np. przed potencjalnymi karami pieniężnymi.

Ochrona nie będzie jednak obejmowała osób działających w złej wierze. Dotyczy to sytuacji gdy ktoś dokonuje zgłoszenia wiedząc o tym, że nie miały one miejsca lub nie stanowią one naruszenia prawa.

Ustawa o sygnalistach. Kim jest sygnalista według ustawy o sygnalistach?

Sygnalistą jest osoba, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Za sygnalistę będziemy mogli uznać np.

• pracownika,
• pracownika tymczasowego,
• zleceniobiorcę czy podwykonawcę,
• akcjonariusza lub wspólnika,
• członka organu spółki,
• stażystę, wolontariusza czy praktykanta,
• funkcjonariusza publicznego,
• żołnierza zawodowego.

Powyższe wyliczenie nie stanowi katalogu zamkniętego. W praktyce zatem sygnalistą może być każdy, związany z działalnością firmy.

Ustawa o sygnalistach. Jakie naruszenia podlegają zgłoszeniu?

Zgłoszenia powinny dotyczyć naruszenia prawa odnoszącego się do:

• zamówień publicznych,
• usług, produktów i rynków finansowych,
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
• bezpieczeństwa transportu,
• ochrony środowiska,
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
• bezpieczeństwa żywności i pasz,
• zdrowia i dobrostanu zwierząt,
• zdrowia publicznego,
• ochrony konsumentów,
• ochrony prywatności i danych osobowych,
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
• interesów finansowych skarbu państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publiczno-prawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

Jednakże zgłoszenie może również dotyczyć innych regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, np. kodeksów etyki, procedur antymobbingowych itp.

Kogo dotyczy ustawa o sygnalistach, czyli jakie podmioty mają obowiązek jej wdrożenia?

Do wdrożenia procedur dla sygnalistów są zobowiązane – co do zasady – podmioty zarówno z sektora publicznego jak i prywatnego.

Od tej zasady istnieją dwa wyjątki:

• zatrudnianie mniej niż 50 pracowników (nie dotyczy to jednak podmiotów wykonujących  działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937 – takie podmioty będą zobowiązane ustanowić wewnętrzne kanały zgłoszeń bez względu na liczbę zatrudnianych osób)
• z obowiązku wewnętrznych procedur dla sygnalistów zwolnione będą urzędy lub jednostki organizacyjne gmin, liczące mniej niż 10 000 mieszkańców.

Ustawa o sygnalistach. Obowiązki pracodawcy

Głównym obowiązkiem pracodawcy jest ustanowienie procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych np. w formie regulaminu.

Procedura musi określać:

1. osobę/jednostkę upoważnioną do przyjmowania zgłoszenia,
2. sposób dokonania zgłoszenia,
3. osobę/jednostkę upoważnioną do podejmowania działań następczych,
4. obowiązek potwierdzania przyjęcia zgłoszenia,
5. obowiązek podjęcia działań następczych,
6. termin i sposób o przekazywania sygnaliście informacji zwrotnej,
7. system zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej danego podmiotu, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych,
8. zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Pracodawca wprowadza procedurę zgłoszeń wewnętrznych, po konsultacjach z:

1. zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi (jeśli u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa) albo
2. przedstawicielami osób świadczących pracę, wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy, jeżeli w danym podmiocie nie działa zakładowa organizacja związkowa.

Czas konsultacji wynosi min. 7 dni/max. 14 dni. Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę, w sposób przyjęty w danej organizacji.

Ustawa o sygnalistach. Co powinien zawierać rejestr zgłoszeń?

Pracodawca jest ponadto obowiązany prowadzić rejestr zgłoszeń, który zawiera:

1. numer zgłoszenia,
2. przedmiot naruszenia,
3. dane osobowe zgłaszającego oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
4. adres do kontaktu zgłaszającego,
5. datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego,
6. informację o podjętych działaniach następczych,
7. datę zakończenia sprawy.

Obsługa kanału zgłoszeń wewnętrznych musi być prowadzona w sposób zapewniający ochronę poufności zarówno sygnalisty jak i osoby, której zgłoszenie dotyczy i może być prowadzona wewnątrz organizacji albo zlecona zewnętrznemu podmiotowi prawnemu, np. kancelarii prawnej (za wyjątkiem podejmowania działań następczych). W niektórych firmach zasadnym będzie outsourcing usług w zakresie obsługi kanału zgłoszeń, zaś w innych, organizacja całego procesu wewnątrz podmiotu – zależy to od potrzeb i możliwości danej organizacji.

Powierzenie obsługi procesu zgłoszeń podmiotowi zewnętrznemu wymaga zawarcia umowy, która będzie regulowała w szczególności kwestie zapewnienia poufności.

W celu prawidłowego funkcjonowania kanału zgłoszeń wewnętrznych warto zadbać także o:

1. właściwe przeszkolenie pracowników, w szczególności osób, które będą obsługiwać proces zgłoszeń oraz
2. systematyczną ocenę skuteczności i adekwatności wprowadzonych procedur odpowiadającym bieżącym potrzebom organizacji a także aktualnie obowiązującym regulacjom prawnym.

Ustawa o sygnalistach. Termin na wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych

Zgodnie z projektem ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 22 lipca 2022 r. (ustawa o sygnalistach) procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna zostać wdrożona w terminie 2 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy. Ustawa o sygnalistach wchodzi w życie po upływie 2 miesięcy od dnia ogłoszenia. Wobec powyższego pracodawcy będą mieli 4 miesiące, licząc od dnia ogłoszenia ustawy, na realizację nałożonych ustawą obowiązków.

Wyjątek od powyższego dotyczy podmiotów prywatnych, na rzecz których wykonuje pracę co najmniej 50 i nie więcej niż 250 osób. Takie podmioty są zobowiązane zrealizować obowiązek ustalenia procedury wewnętrznej w terminie do dnia 17 grudnia 2023 r.

Ustawa o sygnalistach. Co grozi pracodawcy za brak wdrożenia kanału zgłoszeń wewnętrznych?

Brak wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych albo wdrożenie przedmiotowej procedury, ale w sposób niezgodny z przepisami ustawy o sygnalistach, jest zagrożony karą grzywny do 5.000,00 zł.

Ustawa o sygnalistach. Podsumowanie

Procedura wewnętrznego zgłaszania naruszeń prawa powinna stanowić kluczowy element prawidłowego i bezpiecznego zarządzania organizacją poprzez identyfikację nieprawidłowości w jej działalności i podejmowanie działań następczych w celu ich wyeliminowania.

Obowiązki wynikające z ustawy o sygnalistach są natomiast odbierane często jako kolejne, niepotrzebne obciążenia nakładane wobec pracodawców, utrudniające im prowadzenie działalności. Wprowadzenie kanału zgłoszeń wewnętrznych może natomiast przyczynić się do usprawnienia działalności danej organizacji. 

Jednak aby tak się stało, wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych powinno zostać poprzedzone analizą m.in. charakteru działalności danego podmiotu, struktury a także zasobów kadrowych. Procedura zgłoszeń naruszeń powinna być dostosowana do indywidualnych potrzeb każdej organizacji, aby spełniała swoją rolę i tu nieodzowna może okazać się pomoc specjalistów w tym zakresie.

Jeśli zainteresował Cię powyższy wpis i chcesz wiedzieć więcej na poruszony w nim temat zapraszamy do współpracy z nami. Specjaliści z naszej kancelarii prawnej w Łodzi są do Twojej dyspozycji, skontaktuj się już dzisiaj i daj sobie pomóc.

Ustawa o sygnalistach – często zadawane pytania