Przedstawiciel podatkowy – obowiązki i odpowiedzialność przedstawiciela podatkowego

Przedstawiciel podatkowy – obowiązki i odpowiedzialność przedstawiciela podatkowego
Jakub Chajdas

Jakub Chajdas

Partner zarządzający kancelarii / Adwokat

Poziom skomplikowania systemu podatkowego powoduje, że coraz więcej firm decyduje się na skorzystanie z usług przedstawiciela podatkowego. Kim jest przedstawiciel podatkowy i jakie są jego obowiązki? Za co odpowiada? Na wszystkie pytania odpowiemy w niniejszym artykule!

Kim jest przedstawiciel podatkowy?

Przedstawiciel podatkowy to osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która została upoważniona do działania w imieniu i na rzecz podatnika w zakresie jego obowiązków podatkowych. Dodatkowo, jeśli umowa tak stanowi, przedstawiciel podatkowy może wykonywać inne czynności związane z podatkiem od towarów i usług (VAT). Może nim być m.in.:

  • księgowy,
  • doradca podatkowy,
  • inna osoba posiadająca odpowiednią wiedzę i doświadczenie.

Kto może zostać przedstawicielem podatkowym?

Zgodnie z art. 18b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług przedstawicielem podatkowym może zostać podmiot, który łącznie spełnia następujące warunki:

  1. posiada siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju (w tym na terytorium innego państwa członkowskiego);
  2. jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny;
  3. jest uprawniony do:
    • zawodowego wykonywania doradztwa podatkowego zgodnie z przepisami o doradztwie podatkowym,
    • usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami o rachunkowości,
    • prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie pośrednictwa w obrocie towarami na terytorium kraju.
Przedstawiciel podatkowy

Obowiązki przedstawiciela podatkowego

Ustawodawca precyzuje zakres obowiązków, jakie spoczywają na przedstawicielu podatkowym. Działając w imieniu i na rzecz podatnika, dla którego został ustanowiony, wykonuje on:

  1. Obowiązki związane z rozliczaniem podatku VAT, tj. m.in.:
  2. Inne czynności, np.:
    • Wykonywanie innych czynności wynikających z przepisów o podatku od towarów i usług, o ile zostało to uregulowane w umowie zawartej z podatnikiem.

Jak powstaje uprawnienie do działania dla przedstawiciela podatkowego?

Uprawnienie do działania dla przedstawiciela podatkowego powstaje z chwilą zawarcia pisemnej umowy z podatnikiem. Powinna obejmować m.in.:

  • nazwy stron – należy wskazać pełne nazwy (firmy) podatnika i przedstawiciela podatkowego,
  • dane adresowe siedzib stron umowy; w przypadku podatnika zagranicznego, należy podać adres jego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski,
  • dane identyfikacyjne, czyli numery NIP stron umowy; w przypadku podatnika zagranicznego, należy również podać numer identyfikacyjny dla celów podatku od towarów i usług,
  • czynności przewidziane w ustawie o VAT;
  • oświadczenie zawierające zgodę przedstawiciela podatkowego na wykonywanie obowiązków i czynności podmiotu zagranicznego, w imieniu własnym i na rzecz tego podatnika.

Kiedy powstaje obowiązek ustanowienia przedstawiciela podatkowego?

Ustawa o podatku od towarów i usług (VAT) nakłada na niektórych podatników obowiązek ustanowienia przedstawiciela podatkowego. Dotyczy on:

  • podatników, którzy nie mają siedziby działalności gospodarczej (ani stałego miejsca prowadzenia działalności) na terenie Polski (ani innego państwa członkowskiego UE)
  • podatników, którzy nie są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT.
Przedstawiciel podatkowy

Kiedy powstaje fakultatywny obowiązek ustanowienia przedstawiciela podatkowego?

W pewnych sytuacjach podatnik może, ale nie musi ustanawiać przedstawiciela podatkowego. Są to sytuacje, gdy podatnik ma siedzibę działalności gospodarczej (lub stałe miejsce prowadzenia działalności) na terenie innego państwa członkowskiego UE. W takiej sytuacji ustanowienie przedstawiciela jest dobrowolne, ale może ułatwić kontakt z polskimi organami skarbowymi.

Odpowiedzialność przedstawiciela podatkowego

Przedstawiciel podatkowy odpowiada za zobowiązania podatkowe podatnika powstałe w czasie, gdy pełnił tę funkcję. Ponosi solidarną odpowiedzialność z podatnikiem za zobowiązania podatkowe. Oznacza to, że organy podatkowe mogą żądać uregulowania całości lub części zaległości zarówno od podatnika, jak i od jego przedstawiciela.

Do tej odpowiedzialności stosuje się odpowiednio przepisy o solidarności uregulowane w Kodeksie cywilnym. Wobec tego:

  • Naczelnik Urzędu Skarbowego (US) może dochodzić należności od obu stron łącznie (zarówno od podatnika, jak i od przedstawiciela) lub od każdej z nich z osobna,
  • spłata zobowiązania przez jedną ze stron zwalnia drugą stronę z długu,
  • jeśli przedstawiciel podatkowy ureguluje należność podatkową, ma prawo dochodzić zwrotu zapłaconej kwoty od podatnika na podstawie przepisów prawa cywilnego.

Okres obowiązywania odpowiedzialności rozpoczyna się z dniem zawarcia umowy z przedstawicielem podatkowym. Obejmuje zobowiązania podatkowe powstałe od tego dnia. Odpowiedzialność trwa również po rozwiązaniu umowy o ustanowieniu przedstawiciela i obejmuje zobowiązania powstałe w czasie jej trwania.

Przedstawiciel podatkowy a pełnomocnik podatkowy

Przedstawiciel podatkowy i pełnomocnik podatkowy to dwie różne instytucje o odmiennych kompetencjach i zakresie odpowiedzialności. Różnice przedstawia poniższa tabela:

CechaPrzedstawiciel podatkowyPełnomocnik podatkowy
Podstawa prawnaUstawa o podatku od towarów i usługKodeks cywilny
Uprawnieniawykonywanie czynności materialno-technicznych związanych z rozliczaniem VAT (np. sporządzanie deklaracji, prowadzenie ewidencji)reprezentowanie podatnika przed organami podatkowymi we wszystkich czynnościach procesowych (np. składanie wniosków, uczestniczenie w kontrolach, wnoszenie odwołań)
Odpowiedzialnośćponosi solidarną odpowiedzialność z podatnikiem za jego zobowiązania podatkowenie ponosi odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe podatnika (działa w jego imieniu i na jego rachunek)
Ustanowieniena podstawie umowy zawartej z podatnikiem (nie jest wymagane żadne szczególne zezwolenie)pełnomocnictwo udzielane jest na piśmie, a jego treść musi spełniać określone wymogi formalne. Pełnomocnik musi również posiadać pełną zdolność do czynności prawnych.
Przedstawiciel podatkowy a pełnomocnik podatkowy
Przedstawiciel podatkowy

Zasady zwrotu podatku VAT a ustanowienie przedstawiciela podatkowego

Zgodnie z art. 87 ust. 6 ustawy o VAT, zwrot nadwyżki podatku naliczonego nad należnym przysługuje podatnikowi i jest przekazywany na jego rachunek bankowy. Przedstawiciel podatkowy nie jest podmiotem, na rzecz którego organy podatkowe mogą dokonać zwrotu podatku VAT.

Oznacza to, że nawet jeśli w umowie zawartej między podatnikiem a przedstawicielem podatkowym zostanie zawarty zapis upoważniający przedstawiciela do odbioru zwrotu VAT, organy podatkowe nie będą miały możliwości zrealizowania takiej płatności.

Przedstawiciel podatkowy – podsumowanie

Rola przedstawiciela podatkowego jest niezwykle istotna. Skorzystanie z jego usług pozwala zaoszczędzić czas i uniknąć stresu związanego z rozliczaniem się US. Przed podjęciem decyzji o zawarciu umowy z przedstawicielem podatkowym warto sprawdzić jego doświadczenie, kwalifikacje i referencje.

Jeśli zainteresował Cię temat przedstawiciela podatkowego i masz więcej pytań, nasi specjaliści udzielą kompleksowej porady prawnej. Zapraszamy do kontaktu!

FAQ – Pytania i odpowiedzi na temat: Przedstawiciel podatkowy

Kim jest przedstawiciel podatkowy?

Przedstawiciel podatkowy to osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, która została ustanowiona przez podatnika mającego siedzibę poza Unią Europejską, w celu wykonywania w jego imieniu i na jego rachunek obowiązków w zakresie rozliczania podatku od towarów i usług (VAT).

W jakich sytuacjach konieczne jest ustanowienie przedstawiciela podatkowego?

Ustanowienie przedstawiciela podatkowego jest obowiązkowe dla:
– podmiotów nieposiadających siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Unii Europejskiej, dokonujących dostaw towarów lub świadczących usługi na terytorium Polski,
– podmiotów nieposiadających siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Unii Europejskiej, dokonujących wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,
– podmiotów nieposiadających siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Unii Europejskiej, importujących towary na terytorium Polski.

Jakie są obowiązki przedstawiciela podatkowego?

Do podstawowych obowiązków przedstawiciela podatkowego należy:
– Rejestracja podatnika dla celów VAT,
– Składanie deklaracji VAT i informacji podsumowujących,
– Prowadzenie ewidencji VAT,
– Przechowywanie dokumentacji na potrzeby podatku VAT,
– Reprezentowanie podatnika przed organami podatkowymi,
– Udzielanie podatnikowi informacji w zakresie obowiązków podatkowych związanych z VAT.

Jaką odpowiedzialność ponosi przedstawiciel podatkowy?

Przedstawiciel podatkowy odpowiada solidarnie z podatnikiem za zobowiązanie podatkowe, które rozlicza w jego imieniu i na jego rachunek. Oznacza to, że organy podatkowe mogą egzekwować zaległości podatkowe od podatnika lub od przedstawiciela podatkowego, albo od obu łącznie.

Jakie są korzyści z ustanowienia przedstawiciela podatkowego?

Ustanowienie przedstawiciela podatkowego niesie ze sobą szereg korzyści, m.in.:
– Zapewnia zgodność działalności podatnika z polskimi przepisami podatkowymi,
– Ułatwia kontakt z polskimi organami podatkowymi,
– Pozwala na uniknięcie kar i sankcji za nieprawidłowości w rozliczeniach VAT,
– Oszczędza czas i pieniądze podatnika.

Jak wybrać przedstawiciela podatkowego?

Wybierając przedstawiciela podatkowego, należy zwrócić uwagę na jego:
– Doświadczenie w zakresie rozliczeń VAT,
– Znajomość polskich przepisów podatkowych,
– Reputację na rynku,
– Oferowane warunki współpracy.

Gdzie można znaleźć więcej informacji na temat przedstawicieli podatkowych?

Więcej informacji na temat przedstawicieli podatkowych można znaleźć na stronach internetowych:
Ministerstwa Finansów,
– Krajowej Administracji Skarbowej,
– Izb Radców Prawnych,
– Izb Doradców Podatkowych.

Wyróżniony ekspert

Jakub Chajdas

Jakub Chajdas

Partner zarządzający kancelarii / Adwokat

Skontaktuj się z nami

    Biuro rachunkowe Łódź