Kontrola podatkowa

Kontrola podatkowa to moment, który może wzbudzić niepokój nawet najlepiej zorganizowanych przedsiębiorców. Jak się do niej przygotować?

Poniżej znajdziesz informacje o tym jak wygląda kontrola podatkowa krok po kroku. Poznasz informacje, które pomogą Ci skutecznie przygotować się do kontroli podatkowej, unikając nieprzyjemnych niespodzianek i minimalizując ryzyko postępowania podatkowego.

Kontrola podatkowa – podsumowanie najważniejszych informacji

Kontrola podatkowa – definicja

Kontrola podatkowa to procedura, w ramach której organy podatkowe sprawdzają, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego.

Kim są kontrolowani? Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej, organy podatkowe pierwszej instancji przeprowadzają kontrolę podatkową u:

• podatników,
• płatników,
• inkasentów,
• następców prawnych.

Kontrola podatkowa nie zawsze wiąże się z wystąpieniem podejrzeń. Ma ona na celu uszczelnienie systemu podatkowego i zapobieżenie możliwym problemom.

Jak przygotować się do kontroli podatkowej?

Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej

Kontrolę podatkową poprzedza zawiadomienie o zamiarze jej wszczęcia. Z reguły będziemy mieli 7 do 30 dni na przygotowanie się do kontroli (art. 282b par.2 Ordynacji podatkowej). Pamiętajmy, że nie zawsze kontrolujący ma obowiązek informowania nas o planowanej kontroli.

Zgodnie z art. 282c istnieje aż 13 samodzielnych przesłanek, które zwalniają organ z obowiązku informacyjnego np., gdy dotyczy opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych. Już od momentu, kiedy dowiadujemy się o planowanej kontroli warto skorzystać z pomocy doświadczonego prawnika.

Przygotowanie do kontroli podatkowej

W wielu przypadkach do kontroli można się jednak przygotować. Zgodnie z art. 282b §2 Ordynacji podatkowej, kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli.

Odpowiednie przygotowanie dokumentacji do kontroli podatkowej

W tym czasie możemy przygotować dokumentację, oraz pracowników do nadchodzącej wizyty kontrolujących. Warto już na tym etapie skorzystać z pomocy profesjonalnego pełnomocnika.

Wskaże on czego należy się spodziewać i jak skutecznie przygotować przedsiębiorstwo do kontroli podatkowej. Audyt dokumentacji oraz zalecenia przed kontrolą może uchronić nas od konsekwencji podczas kontroli i postępowania podatkowego.

Szeroki zakres uprawnień kontrolujących

Pamiętajmy, że stroną słabszą w walce z kontrolującymi będzie zawsze podatnik. Szerokie uprawnienia i możliwości kontrolujących określone są w m.in. art. 286 Ordynacji podatkowej.

Kontrolujący, w zakresie wynikającym z upoważnienia, są w szczególności uprawnieni wstępu na nieruchomości, żądania okazania majątku, udostępniania akt i innych dokumentów, przesłuchiwania świadków. 

Wachlarz możliwości kontrolujących sprawia wrażenie nie postępowania administracyjnego a śledztwa. Oprócz uprawnień kontrolujących, Ordynacja podatkowa nakłada na podatników szereg dolegliwych obowiązków.

Najważniejszym jest obowiązek umożliwienia kontrolującym wykonanie czynności kontrolnych (art. 287 Ordynacji podatkowej). W razie domniemanych prób utrudniający przeprowadzenie czynności kontrolnych kontrolujący może w razie uzasadnionej potrzeby wezwać, w pilnych przypadkach także ustnie, pomocy organu Policji, Straży Granicznej lub straży miejskiej.

Tłumaczenia dokumentów do kontroli podatkowej

Kolejnym uciążliwym obowiązkiem (w szczególności dla przedsiębiorców, którzy działają na rynkach międzynarodowych) jest przedstawienie, na żądanie, tłumaczenia na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli. W rezultacie jeżeli skupiliśmy się, jak coraz większa część przedsiębiorców na handlu zagranicznym, kontrola podatkowa może być bardzo kosztowna.

Pełnomocnik do reprezentacji w kontroli podatkowej

Z pomocą pełnomocnika, już przygotowanie do wizyty kontrolerów, może zmniejszyć ryzyko stwierdzenia nieprawidłowości. Warto, abyśmy byli świadomi, że podczas kontroli nie musimy być biernymi obserwatorami – aktywne działanie może uchronić nas przed poważnymi konsekwencjami.

Zakończenie kontroli podatkowej – protokół pokontrolny

Elementy protokołu pokontrolnego

Zakończona kontrola, zgodnie z art. 290 Ordynacji podatkowej, kończy się protokołem kontroli podatkowej. Elementami protokołu, które mogą mieć największe znaczenie są m.in.:

• Opis dokonanych ustaleń faktycznych;
• Dokumentację dotyczącą przeprowadzonych dowodów;
• Ocenę prawną sprawy będącej przedmiotem kontroli;

Zastrzeżenia do protokołu pokontrolnego

Istotne jest, że protokół kończący kontrolę będzie podstawą postępowania podatkowego, więc nasze działanie podczas i po jego sporządzeniu mogą mieć istotne znaczenie w przyszłości. Zgodnie z art. 291 Ordynacji podatkowej podatnik może przedstawić zastrzeżenia lub wyjaśnienia, wskazując równocześnie stosowne wnioski dowodowe.

Pamiętajmy, że brak zastrzeżeń nie zamyka nam drogi do walki w postępowaniu podatkowym. Zgodnie z orzeczeniem SSA w Warszawie z dnia  10.7.2015 r., syg. III SA/Wa 2629/14:

Artykuł 291 § 3 OrdPU w założeniu ma sprzyjać wyjaśnieniu wszelkich wątpliwości już na etapie kontroli podatkowej, dzięki czemu można uniknąć konieczności podejmowania innych procedur, […]Regulacja ta nie może jednak ograniczać kontrolow

Kontrola podatkowa – czynności po jej zakończeniu

Warto zauważyć, że już na etapie pokontrolnym mamy szansę, że celniejsza analiza i wskazanie błędów organu może uchronić nas od dalszych konsekwencji.

Czasu na wskazanie nowych dowodów i przygotowanie odpowiedzi jest bardzo mało. Na przedstawienie zastrzeżeń lub wyjaśnień mamy tylko 14 dni od doręczenia protokołu. Wskazane błędy w rozumowaniu organu podatkowego muszą zostać rozpatrzone w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania. Kontrolujący musi wykazać, które z zastrzeżenia nie zostały uwzględnione jak również uzasadnieniem faktycznym i prawnym.

Kontrola podatkowa – ile lat wstecz?

Jak wynika z przepisów, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Organy podatkowe są więc uprawnione do przeprowadzenia kontroli obejmującej swoim zakresem ostatnich 5 lat podatkowych. Rzadko zdarza się jednak, by kontrolerzy badali dokumentację z całego wspomnianego okresu. Zazwyczaj kontrola podatkowa dotyczy jedynie określonego wycinka czasu.

Kontrola podatkowa – ile trwa?

Czas trwania kontroli jest ograniczony i zależy od wielkości danej firmy. Zgodnie z przepisami Prawa przedsiębiorców, czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać w odniesieniu do:

• mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych,
• małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych,
• średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych,
• pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

Czas trwania kontroli obejmuje wszystkie czynności, które są wykonywane w siedzibie kontrolowanego lub innym miejscu z dostępem do dokumentów.

Kontrola podatkowa a skarbowa

Kontrola podatkowa i kontrola celno-skarbowa to dwie procedury, w ramach których weryfikowane jest przestrzeganie odpowiednio przepisów podatkowych i celno-skarbowych. Różnią się one zarówno zakresem, jak i przedmiotem kontroli.

Jak wskazano powyżej, kontrolę podatkową przeprowadzają organy podatkowe pierwszej instancji, takie jak:

• naczelnik urzędu skarbowego,
• naczelnik urzędu celnego,
• wójt/burmistrz/prezydent miasta, starosta, marszałek województwa,
• dyrektor izby skarbowej,
• dyrektor izby celnej.

Z kolei kontrola celno-skarbowa przeprowadzana jest jedynie przez wyspecjalizowane urzędy celno-skarbowe. Dysponują one szerszymi uprawnieniami niż urzędy skarbowe.

Kontrola podatkowa a czynności sprawdzające

Kontrola podatkowa jest procesem o wiele bardziej sformalizowanym niż czynności sprawdzające. Sprowadza się ona do formalnego zweryfikowania prawidłowości składanych dokumentów czy dokonywanych płatności. Z kolei czynności sprawdzające polegają na merytorycznej kontroli podatnika.

Co do zasady, kontrolowany powinien wcześniej otrzymać formalne zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia kontroli podatkowej. W przypadku czynności sprawdzających brak jest takiego obowiązku.

Jak wskazano powyżej, czas trwania kontroli podatkowej został szczegółowo określony w przepisach. W przypadku czynności sprawdzających nie ma przepisu, który wprowadzałby w tym zakresie jakieś ograniczenia.

Przepisy dotyczące kontroli podatkowej określają również prawa organu i obowiązki kontrolowanego, co wyznacza ramy postępowania. Czynności sprawdzające są mniej sformalizowane. Świadczy o tym również fakt, że kontrola podatkowa kończy się formalnym dokumentem, protokołem kontroli, co nie występuje w toku czynności sprawdzających.

Kontrola podatkowa a postępowanie podatkowe

Kontrola podatkowa zgodnie z art. 165b Ordynacji podatkowej jest najczęściej wstępem do postępowania podatkowego.  W zakończonej kontroli nie podejmuje się już czynności, natomiast w zależności od ustaleń kontrolujących może podjąć nowe czynności w ramach postępowania podatkowego. Jak pokazuje praktyka, najczęstszym przykładem przedmiotu postępowania jest określenie innej (wyższej) kwoty zobowiązania podatkowego niż wynikająca ze złożonych przez podatnika deklaracji.

Jeżeli zgadzamy się z ustaleniami protokołu kontroli, możemy samodzielnie dokonać korekty deklaracji podatkowej w ramach ustaleń. Możemy zgodzić się także w części z tezami tam zawartymi – dokonując korekty mniejszej niż wskazana.

W sytuacji, gdy dokonamy korekty częściowej lub nie dokonamy jej wcale, organ podatkowy z urzędu dokona wszczęcia postępowania podatkowego, nie później niż w terminie 6 miesięcy od zakończenia kontroli.

Pamiętamy, że to nie kontrola decyduje o tym, że jesteśmy zobowiązani do zapłaty wyższego podatku. Szansę na uniknięcie, często długoletnich, postępowań, które mogą skończyć się nawet likwidacją biznesu – daje walka od samego początku rozpoczętej kontroli.

Reprezentacja podczas kontroli podatkowej

Pamiętajmy, że Ordynacja podatkowa daje nam prawo udziału lub naszego reprezentanta bądź pełnomocnika we wszystkich, bez wyjątku, czynnościach kontrolnych. Prawo to wynika w praktyce zarówno z zasady praworządności, jak i prawdy obiektywnej – mamy możliwość obserwacji i krytycznego spojrzenia na działalność kontrolujących w każdej czynności.

Profesjonalny pełnomocnik uczestniczący w czynnościach kontrolnych bez wątpienia będzie w stanie wypunktować błędy i zaniedbania organu. Mogą one bowiem przyczynić się do rozstrzygnięć na korzyść podatnika. Będzie także w stanie dokonać stosownych wyjaśnień, dzięki którym kontrolujący będą mogli zmniejszyć zakres swoich działań w stosunku do podatnika.

Pamiętajmy, że możemy powołać pełnomocnika już przed wszczęciem kontroli podatkowej, a nawet w jej trakcie. Przygotowanie przed wizytą organu podatkowego, może zdecydować nawet o dalszym istnieniu naszego biznesu. W walce z urzędniczą samowolą nie musimy działać sami. Dlatego jak najszybsze wsparcie ekspertów podatkowych CGO Legal może uratować nas przed negatywnymi konsekwencjami.

Kontrola podatkowa jest niestety wstępem do postępowania podatkowego. Musimy być świadomi, że to nie kontrola decyduje o tym, że jesteśmy zobowiązani do zapłaty wyższego podatku. Szansę na uniknięcie, często długoletnich, postępowań, które mogą skończyć się nawet likwidacją biznesu – daje walka od samego początku rozpoczętej kontroli.

Eksperci CGO Legal służą pomocą na każdym etapie: od wszczęcia kontroli podatkowej przez postępowanie podatkowe, aż do walki w sądzie administracyjnym. Każdy przypadek badamy indywidualnie i dobieramy najskuteczniejsze środki przeciwko organom podatkowym.

Kontrola podatkowa – podsumowanie

Kontrola podatkowa to procedura, w której organy weryfikują przestrzeganie przepisów przez podatników, płatników, inkasentów i następców prawnych. Choć kontrola podatkowa może obejmować ostatnie pięć lat, zazwyczaj dotyczy określonego fragmentu tego okresu. Jej czas trwania jest ściśle określony przez prawo, w odróżnieniu od bardziej merytorycznych czynności sprawdzających, które nie mają ograniczeń czasowych.

Zachęcamy do kontaktu z naszymi specjalistami, którzy chętnie odpowiedzą na Twoje pytania związane z kontrolą podatkową.

FAQ – pytania i odpowiedzi na temat: Kontrola podatkowa