Delegowanie pracowników do pracy za granicą

Swoboda przemieszczania się obywateli oraz możliwość nawiązania współpracy z podmiotami zagranicznymi może spowodować potrzebę delegowania pracowników do pracy za granicą. Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy?

Jaki będzie status pracownika delegowanego do pracy za granicą? W poniższym artykule przedstawiamy kompleksowy przewodnik dotyczący warunków pomyślnego zrealizowania tego procesu w krajach UE, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii. Odpowiemy także na pytanie, jak uzyskać i po co Ci A1. Zapraszamy do lektury.

Podstawa delegowania pracownika do pracy za granicą

Delegowanie pracownika do pracy za granicą do innego państwa w obrębie UE regulują trzy dyrektywny unijne:

• dyrektywa PE i Rady UE 96/71/WE z 16 grudnia 1996 roku dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia pracy,
• dyrektywa 2014/67/UE w sprawie egzekwowania dyrektywy 96/71/WE dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług
• dyrektywa (UE) 2018/957 zmieniająca dyrektywę 96/71/WE dotyczącą delegowania pracowników w ramach świadczenia usług.

Ich celem jest ujednolicenie przepisów związanych ze świadczeniem pracy i ochrona pracowników. Dyrektywy nakładają też obowiązki na pracodawców oraz przyczyniają się do promocji zatrudnienia w innych państwach. Należy zauważyć, że delegowanie obywateli spoza UE odbywa się analogicznie do procesu obowiązującego obywateli UE.

Na czym polega delegowanie pracowników do pracy za granicą?

Delegowanie pracowników do pracy za granicą, w ramach świadczenia usług, polega na skierowaniu pracownika, na pewien czasookres, do wykonywania pracy na terytorium innego państwa UE, Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub Szwajcarii. Do Państw EOG należą: państwa członkowskie UE oraz Norwegia, Islandia i Liechtenstein.

Uprawnienie do delegowania pracownika do pracy za granicą przysługuje przedsiębiorcom, którzy:

• mają siedzibę lub stałe miejsce wykonywania działalności w Polsce,
• zatrudniają pracowników.

Powyższy tryb ma zastosowanie do sytuacji obejmujących:

• realizację umowy pomiędzy przedsiębiorstwem mającym siedzibę w Polsce a firmą zagraniczną,
• przegrupowania pracownicze w ramach oddziału lub przedsiębiorstwa należącego do grupy przedsiębiorstw na terytorium innego państwa,
• kierowania pracowników zarejestrowanych w agencji pracy tymczasowej do pracy do innego państwa UE, EOG czy Szwajcarii,
• kierowania pracowników zarejestrowanych w agencji pracy tymczasowej do pracy do innego państwa UE, EOG lub Szwajcarii i następnie delegowania ich stamtąd do innego państwa z któregoś z powyższych obszarów.

Pracodawca użytkownik zamierzający delegować pracowników do pracy za granicą ma obowiązek poinformować o tym wcześniej agencję pracy tymczasowej.

Status pracownika delegowanego do pracy za granicą

Pracownikiem delegowanym do pracy za granicą jest osoba, która spełnia następujące warunki:

• jest zatrudniona i wykonuje stale pracę w Polsce,
• została delegowana z Polski, w ramach świadczonych usług, na pewien okres do pracy na terenie UE, EOG lub Szwajcarii,
• została delegowana przez pracodawcę.

Status prawny pracownika determinuje prawo państwa oddelegowania. Dopuszczalne jest delegowanie do pracy za granicą cudzoziemca, jeśli przebywa i stale pracuje w Polsce, a jego pobyt jest legalny. Proces delegowania odbywa się na tych samych zasadach, co pracownika polskiego. Trzeba jednak sprawdzić, czy przepisy państwa, do którego jest oddelegowywany cudzoziemiec, przewidują szczególne wymogi związane z zatrudnianiem cudzoziemców, np. wizę.

Okres delegowania pracownika do pracy za granicą

Delegowanie pracownika do pracy za granicą ma charakter tymczasowy. Przyjęty okres delegowania determinuje rodzaj warunków, do których zapewnienia zobowiązany jest pracodawca. Ustawodawca wyróżnił dwa przedziały czasowe delegowania pracownika:

• krótkoterminowe – nieprzekraczające 12 miesięcy,
• długoterminowe – powyżej 12 miesięcy.

Pracodawca ma możliwość przedłużenia okresu delegowania na okres nieprzekraczający 18 miesięcy. W tym celu musi złożyć na piśmie powiadomienie, określając jednocześnie podstawę dalszego delegowania.

Powiadomienie to pracodawca powinien złożyć przed upływem 12 miesięcy delegowania. Co do zasady państwo, w którym pracownik tymczasowo pracuje, wymaga umotywowania przedłużenia delegowania, jednak nie może podważyć jego zasadności.

Dzieje się tak dlatego, że przedłużenie to obowiązek informacyjny pracodawcy, a nie oddzielny wniosek o zezwolenie na przedłużenie delegowania. W okresie przedłużenia delegowania pracodawca delegujący powinien zapewnić warunki zatrudnienia przewidziane do delegowania krótkoterminowego.

Niezależnie od okresu delegowania pracownikowi delegowanemu do pracy za granicą przysługuje wynagrodzenie od pierwszego dnia delegowania. Obejmuje wszystkie składniki wynagrodzenia, jakie przysługiwałoby lokalnemu pracownikowi wykonującemu pracę w tej samej branży i lokalizacji. Chodzi o podstawę naliczania świadczenia oraz jego składniki, a nie konkretną kwotę.

Delegowanie pracowników do pracy za granicą. Jak wygląda delegowanie krótkoterminowe?

Pracownik delegowany do pracy za granicą będzie podlegać prawu państwa, w którym ma świadczyć pracę, jeśli są one dla niego korzystniejsze. Dotyczy to:

• podstawowych zasad wynagrodzenia, określonych w ustawie krajowej oraz powszechnie stosowanych umowach,
• ewentualnych zwrotów kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania w państwie świadczenia pracy w okresie delegowania,
• maksymalnych okresów pracy,
• zasad wypoczynku,
• warunków BHP,
• przepisów dotyczących zatrudnienia przez agencję pracy tymczasowej,
• zasad zatrudniania kobiet w ciąży oraz osób poniżej 18. roku życia,
• zasad równego traktowania oraz przeciwdziałania dyskryminacji,
• ewentualnego zakwaterowania (gdy zapewnienie leży po stronie pracodawcy).

Delegowanie pracowników do pracy za granicą. Jak wygląda delegowanie długoterminowe?

W przypadku dłuższego okresu delegowania pracownika do pracy za granicą, konieczne jest zagwarantowanie mu wszystkich warunków zatrudnienia przewidzianych przez ustawodawstwo lub powszechnie stosowane umowy zbiorowe kraju przyjmującego, poza regulacjami odnoszącymi się do:

• procedury i warunków zawierania oraz rozwiązywania umowy o pracę,
• klauzul o zakazie konkurencji,
• przepisów uzupełniających pracownicze plany kapitałowe.

Delegowanie pracowników do pracy za granicą. Zasada dotycząca ubezpieczenia społecznego pracownika

Zgodnie z obowiązującą zasadą, pracownik może podlegać tylko jednemu prawodawstwu w zakresie ubezpieczenia społecznego. Dlatego co do zasady powinien podlegać ubezpieczeniu społecznemu w państwie świadczenia pracy.

Jednocześnie ustawodawca dopuszcza możliwość odprowadzania składek z tego tytułu w Polsce w czasie tymczasowego wykonywania pracy za granicą, niezależnie od okresu delegowania pracownika. Jak to zrobić?

Wydanie zaświadczenia A1 w związku z delegowaniem pracowników do pracy za granicą

Dokumentem potrzebnym pracownikowi, który reguluje kwestie ubezpieczenia społecznego, jest zaświadczenie A1. Do jego uzyskania muszą być spełnione m.in. następujące przesłanki:

• praca za granicą musi być wykonywana w imieniu przedsiębiorstwa delegującego i na jego rzecz (chodzi o stosunek zwierzchnictwa pomiędzy delegującym a pracownikiem kto go zatrudnia, wypłaca wynagrodzenie),
• pracodawca, który deleguje pracownika, ma obowiązek prowadzić działalność w Polsce,
• pracownik nie może być wysłany w związku z zastępowaniem innego pracownika delegowanego.

Wniosek o wydanie zaświadczenia A1 może złożyć pracodawca delegujący, a w przypadkach wskazanych w rozporządzeniu sam pracownik delegowany. Wniosek składa się na specjalnym formularzu.

W przypadku obywatela EOG lub Szwajcarii, w określonych w ustawie sytuacjach, do wniosku należy dołączyć informację o legalności zamieszkania obywatela. ZUS każdorazowo rozpatruje spełnienie przesłanek warunkujących wydanie zaświadczenia A1.

W przypadku, gdy nie zostaną spełnione przesłanki warunkujące uzyskanie zaświadczenia A1, pracodawca ma obowiązek zgłosić pracownika do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego w państwie, do którego został oddelegowany do wykonywania tymczasowo pracy.

Cel i charakter zaświadczenia A1 dla pracownika delegowanego za granicą

Głównym celem zaświadczenia A1 jest potwierdzenie, że pracownik delegowany podlega ubezpieczeniu społecznemu w państwie, które wydało ten dokument. Ważność takiego dokumentu zależy od legalności zamieszkania osoby, której dotyczy, niezależnie od obywatelstwa.

Pracownikom delegowanym do pracy w innym kraju zaświadczenie A1 wydaje ZUS kraju wysyłającego. Zaświadczenie to potwierdza, że osoba oddelegowana do pracy za granicą:

• jest ubezpieczona,
• odprowadza składki z tego tytułu – pracownik oddelegowany w tym zakresie podlega prawu krajowemu,
• nie ma obowiązku odprowadzania składek w państwie, do którego została delegowana.

Zaświadczenie A1 wydane w jednym państwie członkowskim ma moc wiążącą dla instytucji oraz służb zatrudnienia w innym państwie członkowskim. Obowiązuje do momentu, kiedy nie zostanie wycofane lub uznane za nieważne.

Zatem pracownik dysponujący ważnym zaświadczeniem A1 nie może podlegać ustawodawstwu innego państwa członkowskiego bez wycofania z obrotu prawnego lub unieważnienia tego zaświadczenia. Pracownik delegowany do pracy za granicą może skorzystać ze świadczeń zdrowotnych w państwie, w którym wykonuje tymczasowo pracę.

Podstawą korzystania z opieki medycznej jest posiadanie karty EKUZ. O jej wydanie może wystąpić pracownik delegowany lub jego pracodawca do oddziału NFZ właściwym dla miejsca zamieszkania pracownika.

Delegowanie pracowników do pracy za granicą. Procedura uzyskania zaświadczenia A1

Wniosek o wydanie zaświadczenia A1 można złożyć:

• przez Internet – logując się do Platformy Usług Elektronicznych ZUS (ewentualnie wcześniej należy się zarejestrować),
• osobiście w placówce ZUS.

Korzystając z opcji elektronicznej, po zalogowaniu się do systemu, należy postępować zgodnie z instrukcjami dostępnymi na stronie. Wypełniony wniosek należy przesłać, klikając w odpowiedni klawisz. Ostatni krok to podpisanie wniosku za pomocą:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• profilu zaufanego,
• podpisu osobistego (e-dowodu).

Zaświadczenie wydawane jest:

• niezwłocznie – jeśli wniosek nie zawiera braków, a ZUS dysponuje wszystkimi koniecznymi informacjami,
• w ciągu miesiąca od złożenia wniosku – gdy wystąpi konieczność przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,
• w ciągu dwóch miesięcy od złożenia wniosku – w przypadku skomplikowanych spraw.

Może być ono wydane w formie elektronicznej, jeśli taka opcja zostanie wybrana podczas procedury składania wniosku. Wtedy ZUS przyśle powiadomienie o terminie odbioru mailem lub smsem. Odmowa wydania formularza A1 przyjmuje formę decyzji. Wtedy wnioskodawcy przysługuje prawo odwołania się do sądu.

Delegowanie pracowników do pracy za granicą – podsumowanie

Możliwość swobodnego przepływu osób między granicami państw oraz coraz większa elastyczność rynku pracy dają ogromne możliwości zawodowe, oraz sprzyjają rozwojowi pracowników.

Ze względu na doniosłość skutków, jakie wiążą się z delegowaniem pracowników do pracy za granicą, ustawodawca dostrzegł konieczność ujednolicenia kluczowych kwestii z tym związanych, by zagwarantować bezpieczeństwo trwania stosunku pracy.

Jeśli zainteresował Cię powyższy wpis i chcesz wiedzieć więcej na poruszony w nim temat zapraszamy do współpracy z nami. Specjaliści z naszej kancelarii prawnej w Łodzi są do Twojej dyspozycji, skontaktuj się już dzisiaj i daj sobie pomóc. Jeśli po prostu szukasz pomocy w ustanowieniu fundacji rodzinnej, napisz do nas wiadomość.

Delegowanie pracowników do pracy za granicą – często zadawane pytania (FAQ)