E-doręczenia dla przedsiębiorców

E-doręczenia dla przedsiębiorców to nowe rozwiązanie, jakie przygotowało Ministerstwo Cyfryzacji. Ma ono uprościć komunikację między przedsiębiorcami a organami publicznymi. W poniższym artykule przedstawiamy najważniejsze informacje dotyczące zasad wdrażania tego rozwiązania i skutków, jakie ono niesie.

Spis treści

Co to są e-doręczenia dla przedsiębiorców?

E-doręczenia zostały wprowadzone na podstawie ustawy z 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych. Ich celem jest ułatwienie komunikacji z organami publicznymi. Umożliwiają całodobowy dostęp do elektronicznej platformy doręczeń. Pozwalają tym samym na załatwienie sprawy urzędowej, bez konieczności osobistego stawiennictwa w placówce.

Usługa ta zapewnia obustronną korespondencję (przedsiębiorca – organ) z dowolnego urządzenia, np. smartfonu, tabletu, komputera, która jest odpowiednikiem tradycyjnego listu poleconego. Do użytkownika zostaje przypisany adres do doręczeń elektronicznych, zapewniający jednoznaczną identyfikację adresata i realizowanych przez niego usług. Nie jest to jednak adres e-mail, tylko odrębny adres (ciąg znaków), który umożliwia prowadzenie korespondencji elektronicznej. Co ważne, jest on niezmienny, niezależnie od późniejszych zmian adresu fizycznego.

Do zalet e-doręczeń należy zaliczyć przede wszystkim:

bezpieczeństwo przechowywania i przepływu danych,
szybki i wygodny dostęp do usługi,
ułatwienie procesu komunikacji z organami publicznymi,
ograniczenie kosztów związanych z doręczaniem korespondencji,
zrównanie skutków e-doręczenia i tradycyjnej przesyłki poleconej (za potwierdzeniem odbioru).

Baza Adresów Elektronicznych

Baza Adresów Elektronicznych (BAE) jest zbiorem danych, w której gromadzone są adresy elektroniczne do e-doręczeń oraz dane identyfikujące podmioty obowiązane do korzystania z systemu elektronicznych doręczeń. Powyższy rejestr prowadzi minister właściwy ds. informatyzacji.

Zgodnie z ustawą, do jednego przedsiębiorcy może być przypisany jeden adres do e-doręczeń. Jednocześnie w Bazie Adresów Elektronicznych będzie ujawniony także adres do e-doręczeń na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej, czy wykonywania czynności służbowych lub wykonywania zawodu, niezależnie od adresu wskazanego jako adres do e-doręczeń, niezwiązany z działalnością zawodową lub służbową. Dotyczy to przedsiębiorców wpisanych do CEIDG oraz:

adwokata,
radcy prawnego,
doradcy podatkowego,
doradcy restrukturyzacyjnego,
notariusza,
rzecznika patentowego,
radcy Prokuratorii Generalnej,
komornika sądowego.

Procedura uzyskania dostępu do usługi e-doręczeń dla przedsiębiorców

Do uzyskania dostępu do usługi e-doręczeń konieczne jest złożenie wniosku w formie elektronicznej za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl. We wniosku należy wskazać niezbędne dane identyfikujące przedsiębiorcę, tj. nazwę, numer REGON, NIP, KRS, adres do korespondencji – w przypadku przedsiębiorców wpisanych do KRS także oznaczenie formy prawnej, adres i siedzibę, a tych zarejestrowanych w CEIDG numer PESEL oraz adres e-mail.

Wniosek podpisuje podpisem elektronicznym osoba uprawniona do reprezentacji przedsiębiorcy lub prawidłowo umocowany pełnomocnik. Należy podkreślić, że w przypadku podmiotów niepublicznych niebędących osobami fizycznymi ustawodawca wprowadził obowiązek wyznaczenia przez nie administratora do e-doręczeń. W przypadku przedsiębiorców wpisanych do CEIDG wyznaczenie administratora jest nieobowiązkowe.

Wygenerowany adres do e-doręczeń jest automatycznie wpisywany do Bazy Adresów Elektronicznych. Od tej chwili cała korespondencja pomiędzy przedsiębiorcą a organami publicznymi odbywać się będzie elektronicznie.

E-doręczenia – zakres podmiotowy

Ustawodawca objął obowiązkiem dokonywania elektronicznych doręczeń następujące podmioty:

przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG i KRS, czyli m.in. osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, spółki prawa handlowego,
podmioty niepubliczne wpisane do KRS, np. stowarzyszenia, fundacje,
wszystkie podmioty publiczne, jednostki samorządu terytorialnego.

Od kiedy e-doręczenia będą obowiązkowe?

Usługa e-doręczeń dla przedsiębiorców zacznie obowiązywać od 10 grudnia 2023 roku. Oznacza to, że od tej daty podmioty ujawnione w KRS będą składały wniosek o założenie elektronicznej skrzynki doręczeń w momencie rejestracji w powyższym rejestrze. Przedsiębiorcy podlegający obowiązkowemu wpisowi do CEIDG będą składać wniosek o dostęp do skrzynki e-doręczeń jednocześnie z ujawnieniem w rejestrze do 1 stycznia 2024 roku.

Podmioty, których działalność została zarejestrowana we właściwych rejestrach wcześniej, będą musieli wystąpić z oddzielnym wnioskiem o uzyskanie dostępu do e-skrzynki do doręczeń. Oznacza to, że dostęp będzie musiał być aktywny dla przedsiębiorców ujawnionych w:

CEIDG do 30 grudnia 2023 roku – do 30 września 2026 roku,
KRS przed 10 grudnia 2023 roku – do 10 marca 2024 toku.

Zgodnie z założeniem ustawodawcy, do 2023 roku organy administracji publicznej, urzędy centralne będą zobowiązane wdrożyć system e-doręczeń. Ostateczny termin na wprowadzenie elektronicznych doręczeń przypada na 2029 rok. Od tej daty prowadzenie elektronicznej korespondencji będzie obowiązywało:

wszystkie podmioty publiczne,
jednostki samorządu terytorialnego,
sądy.

Jak przygotować się do wdrożenia systemu e-doręczeń?

Przygotowanie się do wdrożenia usługi e-doręczeń wymaga wprowadzenia w dotychczasowych systemach informatycznych odpowiednich zmian, zapewniających płynność działania nowego systemu. Dobrze, jeśli przygotowania zostaną rozłożone odpowiednio w czasie, by jak najlepiej przygotować systemy wewnętrzne, przeprowadzić niezbędne testy oraz opracować zestawienie rozwiązań potencjalnych problemów.

Skutki e-doręczeń dla przedsiębiorców

Wprowadzenie systemu e-doręczeń nakłada na przedsiębiorcę obowiązek regularnego sprawdzania korespondencji (nie rzadziej niż co 14 dni). Dowód jej doręczenia zostanie wystawiony po:

odebraniu korespondencji,
ujawnieniu korespondencji w systemie na adres do doręczeń dla podmiotu publicznego,
po upływie 14 dni od wysłania korespondencji przez organ publiczny na adres podmiotu niepublicznego.

Czy wiesz, czym jest system KSeF? Zestawienie aktualnych informacji o Krajowym Systemie eFaktur przedstawiamy w tym artykule.

Wyłączenia zastosowania usługi e-doręczeń dla przedsiębiorców

Ustawa o elektronicznych doręczeniach przewiduje, iż usługa e-doręczeń nie będzie miała zastosowania:

do korespondencji zawierającej informacje niejawne,
w postepowaniach regulowanych ustawą z 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych,
w postepowaniu o udzielenie koncesji udzielanej w trybie ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi,
jeśli przepis szczególny tak stanowi,
do wymiany danych z systemami teleinformatycznymi za pomocą usług sieciowych.