Wystawianie faktur jest czynnością na stałe wpisaną w prowadzenie działalności gospodarczej. Ustawodawca, mając na względzie potrzebę usprawnienia obrotu gospodarczego, stworzył Krajowy System eFaktur dla ujednolicenia sposobu dokumentowania transakcji handlowych. Zestawienie aktualnych informacji o KSeF w Polsce przedstawiamy w poniższym artykule.
Spis treści
- KSeF – co to jest?
- Ramy czasowe obowiązywania KSeF w Polsce
- Znaczenie KSeF dla obrotu gospodarczego
- Podmioty korzystające z platformy KSeF w Polsce
- Uprawnienia do platformy KSeF w Polsce
- Co dla przedsiębiorcy oznacza wprowadzenie KSeF w Polsce ?
- KSeF w Polsce – podsumowanie
KSeF – co to jest?
Krajowy System eFaktur (KSeF) to elektroniczna platforma przeznaczona do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych, czyli faktur w formacie XLM zgodnych ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych na platformie ePUAP.
KSeF został wprowadzony na mocy ustawy z 29 października 2021 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, dostosowując polskie ustawodawstwo do wymogów unijnych.
Celem KSeF jest usprawnienie obrotu gospodarczego poprzez ujednolicenie wzoru faktur stanowiących podstawę rozliczeń.
Ramy czasowe obowiązywania KSeF w Polsce
Wprowadzenie obowiązku korzystania z platformy KSeF wymaga m.in. dostosowania systemu finansowo-księgowego firmy, przeszkolenia pracowników, weryfikacji i optymalizacji procedur i danych. Mając to na względzie, Ministerstwo Finansów (MF) wdraża system etapami, określając ramy czasowe dla każdego z nich. Zgodnie z najnowszymi ustaleniami:
- etap dobrowolny obowiązuje od 1 stycznia 2022 roku do 31 czerwca 2024 roku
W tym okresie dopuszczalne jest równoległe korzystanie z systemu KSeF, jako jednej z form dokumentowania transakcji, obok faktur w wersji papierowej i elektronicznej. Służy to przetestowaniu platformy oraz przygotowaniu się na nadchodzące zmiany pod względem organizacyjno – technicznym.
- etap obligatoryjny wprowadza obowiązek korzystania z KSeF od 1 lipca 2024 roku
Pierwotnie system miał obowiązywać od 1 stycznia 2024 roku, jednak ze względu na trudności organizacyjne, w szczególności zgłaszane przez średnich i małych przedsiębiorców, po konferencji uzgodnieniowej z lutego 2023 roku ustawodawca podjął decyzję o przesunięciu tego terminu.
Powyższa data dotyczy czynnych podatników VAT. Podatnicy zwolnieni podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT będą objęci obowiązkiem korzystania z KSeF od 1 stycznia 2025 roku.
Znaczenie KSeF dla obrotu gospodarczego
Obowiązywanie rozliczeń w drodze faktury ustrukturyzowanej oznacza, iż jedyną dopuszczalną formą rozliczeń płatników VAT, którzy mają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, będą faktury wystawiane w ramach platformy KSeF. Ma ona zastosowanie do wszystkich faktur wystawianych zgodnie z polskimi przepisami.
Co należy podkreślić, dokumenty wystawione z pominięciem KSeF nie będą uznawane za faktury. Jednocześnie Minister Finansów będzie miał możliwość zwolnienia z obowiązku niektórych podatników.
Podmioty korzystające z platformy KSeF w Polsce
System KSeF jest skierowany do:
- przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy podatku VAT,
- przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT,
- podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadających w Polsce identyfikator podatkowy NIP.
Uprawnienia do platformy KSeF w Polsce
Platforma KSeF opiera się na modelu poświadczeń. Innymi słowy, do korzystania z niej niezbędne jest uwierzytelnienie i autoryzacja danej osoby w systemie. Osoba fizyczna loguje się do systemu za pomocą numeru NIP, a następnie potwierdza dane za pomocą podpisu elektronicznego, profilu zaufanego lub przez aplikację MF. Osoba prawna do skutecznego zalogowania potrzebuje pieczęci kwalifikowanej. Pozytywna weryfikacja podmiotu umożliwia przeglądanie, wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych.
Istnieją trzy rodzaje uprawnień, tj. do:
- nadawania, zmiany lub odebrania uprawnień do korzystania z KSeF,
- wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
- wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, będących fakturami ustrukturyzowanymi.
Uprawnienia w potrzebnym zakresie uzyskuje się na dwa sposoby:
- elektronicznie,
- tradycyjnie.
W pierwszym przypadku odbywa się to za pośrednictwem oprogramowania dostępnego na oficjalnej stronie MF. Chcąc skorzystać z drugiej opcji, należy złożyć do właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego zawiadomienie w wersji papierowej o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do korzystania z KSeF.
Ustawodawca przewidział też możliwość przekazania uprawnień przysługujących podatnikowi na rzecz innego podmiotu.
Co dla przedsiębiorcy oznacza wprowadzenie KSeF w Polsce ?
Ujednolicenie systemu fakturowania wymaga uwzględnienia dynamiki procesu prowadzenia działalności gospodarczej oraz potrzeb przedsiębiorców. Według aktualnych ustaleń KSeF wprowadzi m.in.:
- zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur w wersji papierowej – okres przechowywania elektronicznych dokumentów księgowych w KSeF wynosi 10 lat; przedsiębiorca ma obowiązek kontroli przepisów szczególnych w zakresie innych terminów archiwizacji,
- zwolnienie z obowiązku przekazywania pliku JPK-FA do Urzędu Skarbowego,
- skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku z 60 na 40 dni,
- bezpieczeństwo interpretacyjne i przejrzystość obrotu poprzez ujednolicenie dokumentu stanowiącego podstawę rozliczeń,
- automatyzację systemu fakturowania zmierzającą do usprawnienia rozliczeń,
- możliwość samofakturowania, czyli wystawiania przez nabywcę faktur w imieniu i na rzecz sprzedawcy,
- zwolnienie z obowiązku wystawiania w KSeF tzw. faktur konsumenckich,
- obowiązek wskazywania numeru referencyjnego faktury z KSeF przy zlecaniu płatności za fakturę,
- likwidację faktur uproszczonych (do 450 zł) od 1 stycznia 2025 roku – dokumentowanie tych transakcji nastąpi za pomocą paragonu albo faktury,
- brak możliwości podpinania załączników w postaci plików zewnętrznych do faktury wystawianej w KSeF, co znaczy że wszelkie dodatkowe informacje będą musiały przyjąć formę odrębnego pliku,
- uzależnienie odbierania faktur przez nabywcę od wyrażenia przez niego na to zgody – jej brak nie wyłącza możliwości wystawienia faktury w KSeF, ale nakłada na przedsiębiorcę obowiązek przesłania jej nabywcy w innej formie, uprzednio z nim uzgodnionej (przepisy ustawy o podatku VAT nie określają wymogów w tej kwestii), ważne jest zachowanie tożsamej treści dokumentu dla obu stron,
- zastąpienie not korygujących do faktur w KSeF fakturami korygującymi od 1 lipca 2024 roku jako jedynej formy zmiany danych.
KSeF w Polsce – podsumowanie
Krajowy System eFaktur ma ujednolicić, a tym samym usprawnić transakcje rozliczeniowe, aby zapewnić ich przejrzystość. Wdrożenie platformy wiąże się z koniecznością podjęcia wielu czynności organizacyjno-technicznych służących przygotowaniu firmy do nadchodzących zmian. Pierwsze kroki są trudne zwłaszcza ze względu na wciąż pojawiające się wątpliwości i pytania wśród przedsiębiorców, jednak założenia KSeF z pewnością przyniosą wiele korzyści dla obrotu gospodarczego.
Chcesz uzyskać więcej informacji o KSeF? Skontaktuj się z nami! Nasi specjaliści są do Twojej dyspozycji.