Sprawozdanie finansowe. Co musisz wiedzieć zanim je złożysz?

Sprawozdanie finansowe to dokument zawierający podstawowe informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa, ujęte pod względem finansowym. Przepisy ustawy o rachunkowości określają terminy realizacji poszczególnych czynności dotyczących sprawozdania finansowego, jak również jego elementy. Kto sporządza sprawozdanie finansowe? Jak i gdzie należy je złożyć? Co grozi za niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie? To tylko niektóre spośród pytań, na które odpowiadamy w niniejszym artykule.

Sprawozdanie finansowe – nawigacja

• Czym jest sprawozdanie finansowe?
• Z jakich elementów składa się sprawozdanie finansowe?
• Które podmioty muszą składać sprawozdania finansowe?
• Kto sporządza sprawozdanie finansowe?
• Kto jest odpowiedzialny za złożenie sprawozdania finansowego?
• Jak i gdzie złożyć sprawozdanie finansowe?
• Co grozi za niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie?
• Podsumowanie

Czym jest sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe to uporządkowane przedstawienie sytuacji finansowej danego podmiotu gospodarczego. Dotyczy ono roku obrachunkowego i sporządzane jest na tzw. dzień bilansowy. Sprawozdanie finansowe musi spełniać warunki formalne określone w przepisach.

Głównymi użytkownikami sprawozdań finansowych są m.in.:

• inwestorzy oraz doradcy wykorzystujący sprawozdania przy decyzjach inwestycyjnych,
• wierzyciele wykorzystujący sprawozdania przy podejmowaniu decyzji o udzielaniu pożyczki, kredytu bankowego czy sprzedaży z odroczonym terminem płatności,
• pracownicy i ich ugrupowania korzystający ze sprawozdań przy ocenie zdolności firmy do wypełnienia zobowiązań wobec pracowników,
• zarządzający wykorzystujący sprawozdania przy decyzjach związanych z zarządzaniem firmą.

Z jakich elementów składa się sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej. Dane liczbowe można wykazywać w zaokrągleniu do tysięcy złotych, jeżeli nie zniekształca to obrazu jednostki zawartego w sprawozdaniu finansowym.

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, składa się ono z:

1. bilansu, który wykazuje stany aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy,
2. rachunku zysków i strat, który wykazuje oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty, a także obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy,
3. informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i wyjaśnienia.

Jakie dokumenty należy dołączyć do sprawozdania finansowego?

• odpis uchwały organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego,
• sprawozdanie z działalności, w przypadku m.in. spółek kapitałowych,
• odpis uchwały organu zatwierdzającego o podziale zysku lub pokryciu straty,
• opinię biegłego rewidenta o sprawozdaniu finansowym, w przypadku, gdy podlegało ono badaniu.

Które podmioty muszą składać sprawozdania finansowe?

Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego mają:

• podmioty zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości,
• podmioty, które samodzielnie wybrały pełne księgi rachunkowe jako sposób ewidencjonowania.

Z powyższego wynika, że obowiązek złożenia sprawozdania finansowego może obejmować zarówno spółki kapitałowe, spółki osobowe, jak również osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Nie ma w tym przypadku znaczenia forma prowadzenia działalności gospodarczej. Liczy się metoda ewidencjonowania przychodów i kosztów przez dany podmiot.

Wyjątek stanowią spółki jawne lub spółki partnerskie, które – jeśli osiągną przychody mniejsze niż równowartość 2 mln euro – nie muszą sporządzać sprawozdania finansowego. By skorzystać ze zwolnienia, zobowiązane są one złożyć stosowne oświadczenie.

Kto sporządza sprawozdanie finansowe?

Sporządzenie sprawozdania finansowego to obowiązek kierownika danej jednostki.

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, przez pojęcie „kierownika jednostki” rozumie się m.in.:

• członka zarządu lub innego organu zarządzającego,
• w przypadku spółki jawnej oraz spółki cywilnej – wspólników prowadzących sprawy spółki,
• w przypadku spółki partnerskiej – wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd,
• w przypadku spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej – komplementariuszy prowadzących sprawy spółki,
• w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą – tę osobę,
• likwidatora, syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu restrukturyzacyjnym,
• zarządcę sukcesyjnego.

Kto jest odpowiedzialny za złożenie sprawozdania finansowego?

Od 2018 roku sprawozdanie finansowe do KRS składa się wyłącznie drogą elektroniczną, zgodnie ze strukturą i formatem zatwierdzonym przez Ministerstwo Finansów. Sprawozdanie opatruje się podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Sprawozdanie finansowe zgłasza i przesyła w systemie e-KRS:

• kierownik jednostki,
• zawodowy pełnomocnik – np. adwokat, radca prawny,
• prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator.

Z kolei sprawozdanie finansowe do Szefa KAS zgłasza i przesyła podatnik lub podmiot przez niego upoważniony.

Jak i gdzie złożyć sprawozdanie finansowe?

Kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. W przypadku, gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, termin na sporządzenie sprawozdania upływa 31 marca. Następnie kierownik jednostki przedstawia sprawozdanie finansowe właściwym organom do zatwierdzenia.

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, roczne sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. W przypadku, gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, termin na zatwierdzenie sprawozdania upływa 30 czerwca.

Jak wskazano powyżej, sprawozdanie finansowe można sporządzić tylko w formie elektronicznej, zgodnie ze strukturą i formatem szczegółowo określonymi przez Ministerstwo Finansów.

Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej podpisują kierownik jednostki oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. W przypadku, gdy dana jednostka kierowana jest przez organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w jego skład.

W jaki sposób i w jakim terminie należy złożyć sprawozdanie finansowe?

• Podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnie z MSR, zobowiązane są złożyć sprawozdanie finansowe do KRS, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, w terminie 15 dni od daty jego zatwierdzenia.
• Podatnicy PIT, którzy prowadzą księgi rachunkowe i mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych, zobowiązani są złożyć je do Szefa KAS, z wykorzystaniem dedykowanej aplikacji, w terminie złożenia zeznania podatkowego za dany rok.
• Podatnicy CIT, niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS, którzy mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych, zobowiązani są złożyć je do Szefa KAS, z wykorzystaniem dedykowanej aplikacji, w terminie 15 dni od daty jego zatwierdzenia.
• Spółki cywilne nie mają obowiązku przekazania sprawozdania finansowego.

Co grozi za niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie?

Za niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie grożą takie sankcje, jak:

• grzywna nałożona na kierownika jednostki od 10 do 720 stawek dziennych,
• kara ograniczenia wolności kierownika jednostki od miesiąca do 2 lat,
• postępowanie przymuszające,
• rozwiązanie spółki i wykreślenie z KRS,
• ustanowienie kuratora.

W przypadku niezłożenia sprawozdania finansowego w terminie sąd rejestrowy wzywa dany podmiot do jego złożenia w ciągu 7 dni od otrzymania powiadomienia.

Jeśli pomimo wezwania przez sąd rejestrowy nie złożono rocznych sprawozdań finansowych za 2 kolejne lata obrotowe, z urzędu orzeka się o rozwiązaniu podmiotu wpisanego do KRS bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego.

Podsumowanie

Sporządzenie, zatwierdzenie i złożenie do sądu rejestrowego sprawozdania finansowego za ubiegły rok jest obowiązkiem ciążącym na wielu podmiotach. Przygotowanie sprawozdania finansowego wymaga nie tylko wiedzy, dostępu do informacji, ale również sporej ilości czasu. Przepisy ustawy o rachunkowości określają elementy, z których składa się kompletne sprawozdane finansowe.

Jeśli zainteresował Cię powyższy wpis i chcesz wiedzieć więcej na poruszony w nim temat zapraszamy do współpracy z nami. Specjaliści z naszego biura rachunkowego w Łodzi są do Twojej dyspozycji, skontaktuj się już dzisiaj i daj sobie pomóc.