Obowiązkowe korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wymaga nie tylko wdrożenia technicznego, ale przede wszystkim zapewnienia zgodności całego procesu z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego.
Nawet niewielkie błędy w konfiguracji systemu, autoryzacji użytkowników czy sposobie wystawiania faktur mogą skutkować poważnymi konsekwencjami – od odrzucenia faktur po sankcje administracyjne.
Audyt KSeF to kompleksowa weryfikacja wdrożonego przez Klienta systemu e-fakturowania. Celem audytu jest minimalizacja ryzyka błędów, usprawnienie procesów i zapewnienie pełnej zgodności funkcjonowania KSeF z przepisami oraz z praktyką organów podatkowych.
Zakres audytu KSeF
Audyt obejmuje zarówno aspekty prawno-organizacyjne, jak i technologiczne. Podczas analizy weryfikujemy, czy wdrożenie KSeF zostało przeprowadzone prawidłowo oraz czy wszystkie procedury i narzędzia funkcjonują zgodnie z obowiązującymi przepisami.
1. Weryfikacja zgodności wdrożenia z przepisami prawa
- Ocena, czy proces wdrożenia został przeprowadzony w oparciu o aktualne regulacje VAT oraz wytyczne Ministerstwa Finansów.
- Analiza poprawności przypisania ról i odpowiedzialności w organizacji.
- Sprawdzenie, czy stosowane procedury i obieg dokumentów są zgodne z przepisami ustawy o VAT oraz rozporządzeniami wykonawczymi dotyczącymi KSeF.
- Ocena prawidłowości postępowania w przypadkach awarii, pracy offline i błędów komunikacyjnych.
2. Analiza techniczna integracji z KSeF
- Sprawdzenie poprawności połączenia systemów finansowo-księgowych z platformą KSeF.
- Weryfikacja poprawności przesyłania i odbioru e-faktur (statusy, komunikaty błędów, archiwizacja).
- Test funkcjonalny integracji z systemem Ministerstwa Finansów.
- Ocena zabezpieczeń i mechanizmów kontroli dostępu (uwierzytelnianie, nadawanie uprawnień, tokeny).
3. Audyt procesów operacyjnych i wewnętrznych
- Ocena organizacji pracy działu księgowości i obiegu dokumentów elektronicznych.
- Weryfikacja procedur wystawiania, odbioru, korygowania i archiwizowania faktur ustrukturyzowanych.
- Sprawdzenie, czy wdrożone procesy są spójne i zapewniają ciągłość działania w przypadku awarii lub braku dostępu do systemu.
- Analiza komunikacji z kontrahentami w zakresie przesyłania faktur (B2B, B2C, zagranica).
4. Automatyzacje i rekomendacje usprawnień
W ramach audytu nie tylko diagnozujemy problemy, ale również proponujemy konkretne rozwiązania:
- wdrożenie automatyzacji w procesach fakturowania i raportowania,
- dostosowanie interfejsów między systemami (ERP, księgowość, sprzedaż),
- optymalizacja struktury danych i ograniczenie błędów walidacyjnych,
- rekomendacje dotyczące bezpieczeństwa informacji i ochrony danych.
5. Szkolenie i wsparcie pracowników
Częścią audytu jest również element edukacyjny – szkolimy pracowników odpowiedzialnych za obsługę KSeF, aby potrafili prawidłowo wystawiać, odbierać i archiwizować faktury, reagować na błędy systemowe oraz rozumieli konsekwencje podatkowe poszczególnych działań.
6. Opracowanie procedur i instrukcji wewnętrznych
Po zakończeniu audytu przygotowujemy komplet spersonalizowanych procedur i instrukcji, które porządkują procesy związane z KSeF w organizacji. Obejmują one m.in.:
- politykę nadawania uprawnień,
- procedury awaryjne (tryb offline),
- instrukcję obiegu dokumentów,
- schemat komunikacji między działami i z biurem rachunkowym,
- rekomendacje dotyczące archiwizacji i bezpieczeństwa danych.
Efekt audytu
Po zakończeniu audytu klient otrzymuje:
- szczegółowy raport z wnioskami i rekomendacjami,
- listę obszarów wymagających poprawy wraz z priorytetami działań,
- opracowane lub zaktualizowane procedury wewnętrzne,
- rekomendacje dla zespołu IT i księgowości dotyczące integracji i bezpieczeństwa,
- opcjonalne szkolenie wdrożeniowe dla pracowników.
Dlaczego warto przeprowadzić audyt KSeF?
- Minimalizacja ryzyka sankcji podatkowych – audyt pozwala wychwycić błędy przed kontrolą skarbową.
- Pewność zgodności z prawem – weryfikacja procesów pod kątem przepisów i interpretacji Ministerstwa Finansów.
- Bezpieczeństwo technologiczne – kontrola integracji systemów i zabezpieczeń danych.
- Efektywność organizacyjna – identyfikacja obszarów, które można zautomatyzować lub uprościć.
- Wsparcie ekspertów – analiza prowadzona przez zespół prawników, doradców podatkowych i specjalistów IT.
Dla kogo przeznaczony jest audyt?
- przedsiębiorstw, które już wdrożyły KSeF i chcą potwierdzić zgodność systemu z przepisami,
- spółek i grup kapitałowych z rozbudowanymi strukturami księgowymi,
- biur rachunkowych i podmiotów świadczących usługi finansowo-księgowe,
- firm przygotowujących się do obowiązkowego e-fakturowania w kolejnych fazach wdrożenia.
Wynik audytu – bezpieczeństwo i gotowość na kontrolę
Audyt KSeF daje organizacji realne bezpieczeństwo podatkowe, technologiczne i proceduralne. Dzięki niemu przedsiębiorstwo zyskuje pewność, że wdrożony system działa poprawnie, a cała organizacja jest przygotowana na pełne, zgodne z prawem korzystanie z KSeF – również w obliczu ewentualnej kontroli lub zmieniających się przepisów.
