Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oznacza dla firm konieczność nie tylko technicznego podłączenia się do systemu, ale także dostosowania wewnętrznych procesów, odpowiedzialności i polityk bezpieczeństwa.
Oferujemy kompletny zestaw gotowych procedur, które pozwalają wdrożyć KSeF w sposób bezpieczny, zgodny z przepisami i praktyczny z punktu widzenia codziennej pracy działów księgowych, finansowych i operacyjnych.
Nasze rozwiązanie obejmuje gotowe, sprawdzone procedury, które można wdrożyć natychmiast lub dostosować do specyfiki danej organizacji – niezależnie od jej wielkości i branży.
Zakres opracowania
1. Procedury organizacyjne i prawne
Ten obszar obejmuje regulacje wewnętrzne, które zapewniają właściwy podział obowiązków i zgodność z wymogami prawa. W zestawie znajdują się m.in.:
- procedury nadawania i odbierania uprawnień do KSeF,
- zasady podziału odpowiedzialności między działami (księgowość, IT, sprzedaż, zakupy),
- wytyczne dotyczące współpracy z biurem rachunkowym lub doradcą podatkowym,
- procedura obsługi kontrahentów B2B i B2C, w tym komunikacji w przypadku awarii lub błędów,
- wzory zapisów do umów z biurem rachunkowym – umożliwiających aktualizację współpracy w zakresie KSeF (opcjonalny element w ramach odrębnego produktu).
Celem tych procedur jest zapewnienie przejrzystości ról i obowiązków oraz minimalizacja ryzyka odpowiedzialności za błędy w procesie fakturowania.
2. Procedury księgowe i podatkowe
Ten moduł koncentruje się na prawidłowej obsłudze faktur w KSeF – od momentu ich wystawienia, przez odbiór, aż po archiwizację. Dokumentacja obejmuje m.in.:
- procedurę wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych,
- weryfikację poprawności danych (numerów NIP, dat, wartości netto/brutto, stawek VAT),
- obsługę faktur odrzuconych lub błędnie zaimportowanych,
- sposób archiwizacji faktur oraz tworzenie kopii bezpieczeństwa,
- zasady rozliczania faktur w trybie offline i po przywróceniu połączenia z KSeF.
Procedury te są zgodne z aktualnymi wytycznymi Ministerstwa Finansów, a ich wdrożenie pozwala zachować pełną zgodność podatkową.
3. Procedury technologiczne i bezpieczeństwa
KSeF wymaga integracji systemów finansowo-księgowych z infrastrukturą teleinformatyczną Ministerstwa Finansów. Nasz pakiet obejmuje procedury technologiczne i bezpieczeństwa, w tym:
- integrację z systemami ERP i księgowymi,
- obsługę trybu awaryjnego (offline),
- zasady kontroli dostępu do danych i uwierzytelniania użytkowników,
- politykę przechowywania i zabezpieczania danych (backup, logowanie, szyfrowanie),
- procedury w zakresie zgodności z RODO i polityką bezpieczeństwa informacji.
Dzięki tym rozwiązaniom organizacja może bezpiecznie i stabilnie funkcjonować w środowisku KSeF, ograniczając ryzyko utraty danych lub nieautoryzowanego dostępu.
4. Procedury kontrolne i szkoleniowe
Utrzymanie zgodności z KSeF wymaga nie tylko wdrożenia, ale również ciągłego nadzoru. W tym zakresie oferujemy:
- procedury audytu wewnętrznego i monitoringu zgodności,
- zasady dokumentowania i raportowania incydentów,
- cykliczne kontrole poprawności wystawiania i odbioru faktur,
- procedury aktualizacji wiedzy pracowników (szkolenia okresowe, komunikaty, checklisty),
- harmonogram przeglądów i aktualizacji dokumentacji.
Dzięki tym działaniom firma zyskuje pewność, że wdrożony system działa prawidłowo i pozostaje zgodny z bieżącymi regulacjami.
