Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oznacza dla przedsiębiorców nie tylko zmianę sposobu wystawiania i odbioru faktur, lecz także konieczność aktualizacji relacji prawnych z biurem rachunkowym.
Od 1 lutego/1 kwietnia 2026 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe, a prawidłowe uregulowanie zasad współpracy między podatnikiem a biurem księgowym będzie miało kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa podatkowego i organizacyjnego firmy.
Nasza usługa polega na kompleksowym dostosowaniu umów z biurami rachunkowymi do wymogów KSeF – tak, aby jasno określały zasady nadawania uprawnień, obiegu faktur i odpowiedzialności stron.
Dlaczego aktualizacja umowy biura rachunkowego z klientem jest niezbędna?
W systemie KSeF faktury są wystawiane, odbierane i archiwizowane w środowisku elektronicznym, w którym każda czynność wymaga autoryzacji. Zmienia to dotychczasowy model współpracy z biurem rachunkowym – z obsługi opartej na przesyłaniu dokumentów papierowych lub PDF na system, w którym biuro może działać bezpośrednio w imieniu klienta.
Brak jednoznacznych zapisów w umowie może prowadzić do:
sporów dotyczących odpowiedzialności za błędnie wystawione faktury,
ryzyka podatkowego związanego z niewłaściwym nadaniem lub odebraniem uprawnień,
problemów w sytuacji awarii lub błędnego przesłania faktur do KSeF.
Dlatego umowa z biurem rachunkowym powinna zostać zaktualizowana tak, aby wprost regulowała sposób współpracy w ramach KSeF.
Zakres usługi
W ramach dostosowania umowy z biurem rachunkowym do KSeF oferujemy:
1. Analizę dotychczasowej umowy i modelu współpracy
Na początku przeprowadzamy analizę obowiązującej umowy i sposobu, w jaki biuro księgowe obsługuje klienta. Sprawdzamy, czy w umowie zawarto:
postanowienia dotyczące fakturowania,
zasady reprezentacji i odpowiedzialności,
zapisy o bezpieczeństwie i przetwarzaniu danych,
postanowienia o uprawnieniach i pełnomocnictwach.
Na tej podstawie identyfikujemy luki, które mogą powodować ryzyko prawne lub podatkowe po wdrożeniu KSeF.
2. Przygotowanie lub aktualizację zapisów umownych
Opracowujemy komplet nowych lub zmodyfikowanych postanowień, obejmujących m.in.:
zasady nadawania uprawnień w KSeF (pełnomocnictwa, tokeny, delegowanie dostępu),
zakres odpowiedzialności za wystawianie, przesyłanie i odbiór faktur,
procedurę weryfikacji poprawności e-faktur – kto i w jaki sposób sprawdza dane przed wysyłką,
tryb postępowania w przypadku błędów lub odrzucenia faktur przez KSeF,
ustalenie zasad dostępu do KSeF (czy dostęp ma całe biuro, wybrani pracownicy czy wyłącznie właściciel firmy),
procedury awaryjne na wypadek braku dostępu do systemu lub zmiany personelu w biurze rachunkowym.
Wszystkie zapisy opracowujemy w sposób praktyczny i zgodny z obowiązującymi przepisami, tak aby mogły zostać bezpośrednio wprowadzone do umowy z biurem rachunkowym lub do aneksu.
3. Uregulowanie odpowiedzialności stron
Kwestia odpowiedzialności za błędy w KSeF jest kluczowa. W umowie powinno zostać jasno wskazane:
czy biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność za formalną poprawność faktur,
kto odpowiada za ich treść merytoryczną i termin przekazania,
jak rozliczane są ewentualne błędy lub opóźnienia,
jakie są procedury zgłaszania incydentów i ich korekty.
Nasze rozwiązania eliminują niejasności i chronią zarówno klienta, jak i biuro rachunkowe.
4. Dodatkowe dokumenty i procedury wewnętrzne
W ramach usługi możemy opracować również:
załącznik do umowy określający zasady bezpieczeństwa i ochrony danych.
instrukcję wewnętrzną nadawania i odbierania uprawnień,
procedurę obiegu e-faktur między firmą a biurem rachunkowym,
Efekt usługi
Po zakończeniu współpracy klient otrzymuje:
zaktualizowaną lub nową umowę z biurem rachunkowym dostosowaną do KSeF,
wzory instrukcji wewnętrznych,
praktyczne rekomendacje dotyczące organizacji współpracy,
pewność, że obowiązki i odpowiedzialność stron są jasno uregulowane,
bezpieczeństwo prawne i podatkowe w relacji z biurem rachunkowym.
Dlaczego warto skorzystać z naszej pomocy?
doświadczenie interdyscyplinarne – łączymy wiedzę prawną, podatkową i technologiczną.
praktyczne podejście – opracowujemy zapisy, które realnie chronią interesy przedsiębiorcy.
zgodność z przepisamii praktyką – stosujemy aktualne wytyczne Ministerstwa Finansów i KAS.
elastyczność – dostosowujemy zakres prac do charakteru współpracy z biurem rachunkowym.
kompleksowość – możemy równolegle opracować procedury KSeF oraz szkolić personel w ich stosowaniu.
Po wdrożeniu nowej umowy lub aneksu przedsiębiorca zyskuje pewność, że:
biuro rachunkowe działa w jego imieniu w sposób zgodny z prawem,
dostęp do KSeF jest właściwie zarządzany i zabezpieczony,
odpowiedzialność za e-faktury została jasno przypisana,
codzienna współpraca z biurem rachunkowym przebiega sprawnie i bezpiecznie.
Chcesz wiedzieć więcej? Obejrzyj nasz bezpłatny webinar na temat zmian umowy z biurem rachunkowym pod kątem KSeF
