Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to największa zmiana przepisów podatkowych od lat. Od przedsiębiorców wymaga nie tylko znajomości prawa podatkowego, ale również praktycznego zrozumienia zasad działania systemu, integracji z własnym oprogramowaniem i dostosowania procesów wewnętrznych.
Nasze szkolenie KSeF kompleksowo przygotowuje firmy do obowiązkowego korzystania z systemu – od wystawiania i odbioru faktur, przez ich przechowywanie, aż po zarządzanie dostępami i procedurami wewnętrznymi.
Uczestnicy poznają zarówno techniczne aspekty działania KSeF, jak i prawno-podatkowe konsekwencje e-fakturowania. Szkolenie prowadzone jest w formule praktycznej – z przykładami, demonstracjami i omówieniem najczęstszych błędów popełnianych przez podatników.
Cele szkolenia KSeF
- Zrozumienie zasad funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur i jego wpływu na codzienną działalność przedsiębiorstw.
- Nabycie umiejętności wystawiania, odbierania i archiwizacji faktur ustrukturyzowanych.
- Poznanie procedur nadawania uprawnień, autoryzacji użytkowników i pracy w trybie offline.
- Przygotowanie organizacji do integracji KSeF z systemami ERP, finansowo-księgowymi i operacyjnymi.
- Omówienie obowiązków podatników, biur rachunkowych i pełnomocników w świetle nowych przepisów.
Zakres szkolenia KSeF (agenda)
1. Istota systemu KSeF
Szkolenie rozpoczyna się od omówienia podstawowych założeń KSeF i jego roli w systemie podatkowym. Uczestnicy poznają:
- zakres dokumentów objętych i wyłączonych z systemu,
- podmioty zobowiązane do korzystania z KSeF oraz wyjątki,
- harmonogram wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania,
- definicję „podmiotów wykluczonych cyfrowo” i wynikające z tego procedury,
- znaczenie KSeF w kontekście digitalizacji i kontroli rozliczeń podatkowych.
2. Faktura ustrukturyzowana
Ta część szkolenia skupia się na praktycznych aspektach e-fakturowania. Omawiamy:
- definicję faktury ustrukturyzowanej i zasady nadawania numeru KSeF (KSeF ID),
- różnice między datą wystawienia w trybie online i offline,
- moment uznania faktury za doręczoną, w zależności od statusu nabywcy (podatnik, konsument, zagranica),
- znaczenie prawidłowego posługiwania się NIP w obrocie gospodarczym,
- obowiązki stron transakcji w przypadku błędów lub odrzucenia faktury przez system.
3. Tryby offline
System KSeF przewiduje możliwość działania w trybie awaryjnym. W tej części szkolenia omawiamy:
- warunki i procedury stosowania trybu offline,
- obowiązki podatnika w przypadku awarii lub braku dostępu do systemu,
- terminy przekazania faktur do KSeF po ustaniu przeszkody technicznej,
- najlepsze praktyki zapewniające ciągłość procesu fakturowania.
4. Schema e-Faktury (wybrane zagadnienia)
Uczestnicy poznają strukturę logiczną e-faktury i najczęściej popełniane błędy w jej wypełnianiu. Omawiamy:
- kluczowe pola w schemie XML,
- powiązania danych z systemami księgowymi i ERP,
- błędy walidacyjne i sposoby ich eliminacji,
- interpretację komunikatów zwrotnych generowanych przez KSeF.
5. Korzystanie z KSeF – autoryzacje i uprawnienia
Ten moduł ma charakter warsztatowy i dotyczy zarządzania dostępem do systemu. Uczestnicy dowiadują się:
- jak logować się do KSeF (profil zaufany, podpis kwalifikowany, token),
- jak nadawać, delegować i odbierać uprawnienia,
- jakie są różnice w obsłudze systemu dla:
- jednoosobowych działalności gospodarczych,
- spółek handlowych,
- biur rachunkowych i pełnomocników.
6. Zmiany i perspektywa 2027
W tej części omawiamy planowane zmiany w systemie KSeF i kierunki jego rozwoju:
- nowe mechanizmy płatności i ich wpływ na przedsiębiorców,
- sankcje za naruszenia oraz procedury odwoławcze,
- rozszerzenia funkcjonalności systemu,
- przyszłość e-fakturowania w kontekście inicjatyw unijnych (ViDA – VAT in the Digital Age).
7. Wdrożenie KSeF w praktyce
Ten moduł ma na celu połączenie wiedzy prawnej, technologicznej i organizacyjnej w spójną całość. Uczestnicy poznają:
- wymagania techniczne integracji z systemami ERP, księgowymi i finansowymi,
- aspekty prawne (umowy, odpowiedzialność, archiwizacja),
- rekomendacje dotyczące procedur wewnętrznych w działach księgowości i IT,
- rolę biur rachunkowych i doradców podatkowych we wdrożeniu,
- przykłady najczęstszych błędów oraz dobre praktyki z rynku.
8. Sesja praktyczna (opcjonalnie)
Dla firm zainteresowanych częścią warsztatową oferujemy praktyczną demonstrację działania KSeF:
- logowanie i wystawianie faktur ustrukturyzowanych,
- odbiór i weryfikacja dokumentów,
- ćwiczenia z autoryzacją i nadawaniem uprawnień,
- analiza rzeczywistych scenariuszy problemowych.
