Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to nie tylko nowy obowiązek, ale przede wszystkim istotna zmiana w sposobie funkcjonowania firm.
Wymaga dostosowania procesów księgowych, sprzedażowych i zakupowych do nowych wymogów prawnych oraz technologicznych.
Nieprawidłowe wdrożenie systemu może skutkować błędami w obiegu faktur, sankcjami podatkowymi, a nawet zakłóceniami w codziennej działalności operacyjnej.
Naszym celem jest zapewnienie, aby wdrożenie KSeF w Twojej firmie przebiegło płynnie, bezpiecznie i w pełnej zgodności z przepisami. Oferujemy kompleksowe wsparcie – od analizy procesów po szkolenia i bieżące doradztwo.
Cele wdrożenia KSeF
W ramach projektu wdrożeniowego koncentrujemy się na:
- zapewnieniu zgodności z obowiązującymi przepisami prawa,
- minimalizacji ryzyka błędów oraz sankcji podatkowych,
- prawidłowej integracji systemów finansowo-księgowych z platformą KSeF,
- przeszkoleniu pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie,
- opracowaniu przejrzystych procedur i instrukcji wewnętrznych, które usprawnią codzienną pracę.
Nasze wdrożenia łączą perspektywę prawną, podatkową, technologiczną i operacyjną – dzięki czemu przedsiębiorstwo otrzymuje rozwiązanie kompletne i dopasowane do swoich realiów.
Efekt wdrożenia
Po zakończeniu wdrożenia Twoja firma zyskuje:
- w pełni działający i przetestowany system e-fakturowania,
- spójne procedury wewnętrzne i jasny podział odpowiedzialności,
- przeszkolony personel świadomy obowiązków i uprawnień,
- bezpieczeństwo prawno-podatkowe oraz technologiczne,
- gotowość do pełnej pracy w środowisku KSeF – bez ryzyka błędów i zakłóceń.
Dlaczego warto wdrożyć KSeF z naszym zespołem?
- Kompleksowe podejście – łączymy wiedzę prawną, podatkową, księgową i technologiczną.
- Doświadczenie praktyczne – wdrożenia realizują eksperci pracujący z systemami ERP i klientami z wielu branż.
- Dostosowanie do organizacji – rozwiązania projektujemy w oparciu o indywidualną strukturę firmy.
- Bezpieczeństwo i zgodność – nasze procedury są zgodne z wytycznymi Ministerstwa Finansów i rekomendacjami KAS.
- Stałe wsparcie – po wdrożeniu oferujemy konsultacje i aktualizacje dokumentacji w razie zmian prawnych.
Zakres usługi wdrożenia KSeF
Pierwszym etapem wdrożenia jest szczegółowa analiza obecnych procedur w zakresie fakturowania sprzedaży i zakupów.
W ramach analizy:
- identyfikujemy wszystkie punkty styku z procesem fakturowania,
- mapujemy obieg dokumentów w organizacji,
- oceniamy gotowość systemów IT do integracji z KSeF,
- weryfikujemy rolę i odpowiedzialność poszczególnych działów (księgowość, sprzedaż, IT).
Efektem analizy jest raport wskazujący, które procesy wymagają dostosowania, a które mogą pozostać bez zmian.
Drugi etap to weryfikacja zgodności aktualnych praktyk z przepisami prawa i wytycznymi Ministerstwa Finansów.
Audyt obejmuje:
- ocenę zgodności dokumentacji i procedur z ustawą o VAT,
- sprawdzenie zgodności sposobu fakturowania i archiwizacji z wymogami KSeF,
- identyfikację obszarów ryzyka – prawnych, podatkowych i technologicznych.
Audyt kończy się zestawieniem zaleceń, które stanowią podstawę do dalszych działań wdrożeniowych.
3. Rekomendacje i procedury
Na podstawie wyników audytu przygotowujemy zestaw praktycznych rekomendacji i gotowych procedur wewnętrznych, obejmujących m.in.:
- zasady wystawiania i odbioru faktur ustrukturyzowanych,
- tryb postępowania w przypadku błędów lub pracy offline,
- zasady nadawania i odbierania uprawnień,
- procedury archiwizacji i bezpieczeństwa danych,
- instrukcje postępowania dla działu księgowości, sprzedaży i IT.
Procedury mają charakter operacyjny i mogą być wdrożone jako element wewnętrznego systemu kontroli podatkowej.
4. Wsparcie techniczne i integracja z KSeF
We współpracy z działem IT lub dostawcą oprogramowania finansowo-księgowego:
- doradzamy w zakresie wyboru optymalnego modelu integracji z KSeF,
- uczestniczymy w testach połączenia i przesyłania faktur,
- weryfikujemy poprawność komunikacji systemu z platformą Ministerstwa Finansów,
- pomagamy w konfiguracji środowiska testowego i produkcyjnego.
Naszym celem jest zapewnienie, by system działał stabilnie, a integracja z KSeF była w pełni zgodna z wymogami technicznymi i bezpieczeństwa danych.
5. Szkolenia dla pracowników
Kolejnym elementem wdrożenia jest przygotowanie zespołu do praktycznej pracy z KSeF.
Szkolenia obejmują:
- zasady wystawiania, odbioru i archiwizacji faktur ustrukturyzowanych,
- logowanie i uwierzytelnianie użytkowników,
- obsługę błędów i komunikatów zwrotnych,
- zarządzanie uprawnieniami i rolami w systemie,
- praktyczne ćwiczenia na przykładach.
Szkolenia mogą być prowadzone w formule stacjonarnej, online lub warsztatowej – w zależności od potrzeb klienta.
6. Bieżące doradztwo i wsparcie
Po zakończeniu wdrożenia zapewniamy klientom ciągłe wsparcie doradcze.
Pomagamy w interpretacji przepisów, monitorujemy zmiany legislacyjne oraz doradzamy przy rozwiązywaniu bieżących problemów z obsługą KSeF.
Na życzenie klienta możemy pełnić funkcję zewnętrznego koordynatora KSeF, nadzorującego zgodność działań z prawem.
